「NotebookLM、無料で使えるらしいけど会社の資料を入れても大丈夫？」。興味はあるものの、こんな不安で一歩を踏み出せない方は多いのではないでしょうか。

上司や情シスに聞くにしても、何を確認すればいいかわからないですよね。セキュリティや制限について曖昧なまま使い始めると、あとから問題になりかねません。

この記事では、NotebookLM無料版を会社で使い始める前に確認すべき3つのポイントを整理しました。無料版と有料版の違いから、セキュリティの確認方法、実務で制限に引っかかるかの目安まで、順番にチェックしていきましょう。

NotebookLM無料版と有料版（Plus）の違い早見表

まず、無料版と有料版（NotebookLM Plus）の主な違いを一覧で確認しておきましょう。

有料版は Google One AI Premium プランに含まれています。Gemini Advanced や Google ドライブの追加容量2TBもセットなので、NotebookLMだけで月額2,900円というわけではありません。

「数字だけ見てもピンとこない」という方のために、ここからは実務目線で3つのポイントを深掘りしていきますよ。

ポイント1　会社の資料を入れて大丈夫？セキュリティの確認

NotebookLMを会社で使うとき、最初に気になるのは「社内資料を入れて大丈夫か」という点ですよね。結論から言うと、いくつかの設定を確認すれば安心して使えます。

個人Googleアカウントと会社Workspaceアカウントの違い

セキュリティの大きな分かれ目は「どのアカウントで使うか」です。

• 個人アカウント（@gmail.com）: Google の標準利用規約が適用されます。データの管理は個人の責任になるため、会社の情報管理ポリシーの対象外です
• 会社の Google Workspace アカウント（会社ドメイン）: 管理者がデータポリシーを設定でき、企業向けデータ保護（DPA）が適用されます。管理者が NotebookLM へのアクセスを制御することも可能です

つまり、同じ NotebookLM でも「会社のアカウントで使っているか、個人の Gmail で使っているか」で安全性がまったく変わります。社内資料を扱うなら、必ず会社の Workspace アカウントで利用してください。

ただし注意点が1つあります。会社の管理者が NotebookLM を無効にしている場合、会社アカウントではアクセスできません。「じゃあ個人の Gmail で使おう」と切り替えると、会社のデータガバナンスの外に出てしまいます。使えない場合は、まず情シスに有効化を相談してみましょう。

「AIの学習に使われない」の正確な意味

「NotebookLMにアップした資料は、AIの学習に使われない」。これは Google が公式に明言している事実です。アップロードしたデータが Google の AI モデルのトレーニングデータになることはありません。

ただし、見落としがちな設定が1つあります。「フィードバック送信」機能です。デフォルトで ON になっている場合があり、有効だとあなたの質問や応答内容が Google に送信される可能性があります。

フィードバック送信を OFF にする手順はシンプルです。NotebookLM の設定画面からプライバシー項目を開き、フィードバック送信を無効にするだけ。社内資料を扱う前に、この設定を確認しておくと安心ですよ。

ポイント2　ソース数・質問回数の上限は実務で足りる？

無料版の制限で気になるのは、ソース50個と1日50回の質問回数でしょう。「足りるのかな」と不安に感じるかもしれませんが、一般的な事務職の業務であれば十分に足りますよ。

事務職1週間の使い方で逆算してみる

実際に事務職の1週間を想定して、質問回数を逆算してみましょう。

• 議事録の要約: 1本あたり「要約して」+追加質問2〜3回 = 約5質問。週5本なら25質問
• マニュアル・社内規程の検索: 1件あたり2〜3質問 × 週3回 = 約9質問
• 報告書の作成補助: ドラフト依頼 + 修正依頼 = 約4質問 × 週2回 = 約8質問

合計すると、1週間で約42質問。1日あたりに換算すると約8〜9質問です。1日50回の制限に対して、まだ40回以上の余裕があります。

ソース数も同様です。プロジェクトごとにノートブックを分けて使えば、1つのノートブックに50個のソースで足りなくなることはほとんどありません。「議事録用」「マニュアル用」「プロジェクトA用」のように分けて管理するのがおすすめです。

有料版（Plus）が必要になるケース

逆に、無料版では厳しくなるのは以下のようなケースです。

• リサーチ業務: 大量の資料を読み込んで分析する場合、1日50回では足りなくなる
• 大規模プロジェクト: 50個以上のドキュメントを1つのノートブックにまとめたい場合
• 音声概要の多用: 音声での要約を頻繁に使う場合、1日3回の制限に引っかかる
• スプレッドシート連携: Google スプレッドシートをソースとして直接読み込みたい場合（無料版は非対応）

まずは無料版で1〜2週間試してみて、制限に引っかかるようなら有料版を検討するのが賢い進め方ですよ。

NotebookLM の基本的な操作方法を確認したい方は「NotebookLM使い方入門｜事務職が今すぐ使える5つの場面と操作手順」で画面付きの手順を紹介しています。

ポイント3　チームで共有するときの3つの注意点

NotebookLM はノートブックを他のメンバーに共有できます。便利な機能ですが、設定を間違えると情報漏洩につながるリスクがあります。以下の3点を必ず確認してください。

外部リンク公開の誤操作リスク

ノートブックの共有設定には「リンクを知っている全員」というオプションがあります。この設定にすると、リンクさえ知っていれば社外の誰でもノートブックの内容にアクセスできてしまいます。

デフォルトは「制限付き」（指定したユーザーのみ）になっていますが、共有する際にうっかり変更してしまうケースがあります。共有画面を開いたら、まず「制限付き」になっているか確認しましょう。

閲覧者と編集者の権限の違い

共有相手には「閲覧者」か「編集者」の権限を設定できます。

重要なのは、閲覧者でもアップロードされたソースの内容すべてにアクセスできる点です。「一部のソースだけ見せたい」というソース単位のアクセス制御はできません。機密度の高い資料がある場合は、ノートブック自体を分けて管理することをおすすめします。

共有人数の上限と運用のコツ

1つのノートブックには最大50人まで共有できます。部署単位での共有なら十分な人数ですが、全社規模で使いたい場合は用途別にノートブックを分ける必要があります。

共有の運用ルールとして「誰が編集者で、誰が閲覧者か」を事前に決めておくとトラブルを防げますよ。

Google Drive のファイルをソースとして活用する方法は「NotebookLM × Google Drive連携ガイド｜社内ファイルをAIで検索可能にする手順」で詳しく解説しています。

上司・情シスに確認すべき5つのチェックリスト

ここまでの3つのポイントを踏まえて、会社で NotebookLM を使い始める前に確認しておきたい項目をチェックリストにまとめました。上司や情シスに相談するときの材料としてお使いください。

1. 会社の Google Workspace で NotebookLM が有効になっているか？

管理者が無効にしている場合があります。まず情シスに「NotebookLM を使いたいが、Workspace で有効になっているか」を確認しましょう

1. 会社アカウント（会社ドメイン）で利用しているか？

個人の Gmail アカウントで使うと、会社のデータガバナンスの対象外になります。必ず会社の Workspace アカウントでログインしてください

1. フィードバック送信を OFF にしているか？

設定画面のプライバシー項目から確認できます。社内資料を扱う場合は OFF にしておくのが安全です

1. ノートブックの共有設定が「制限付き」になっているか？

「リンクを知っている全員」になっていると社外からアクセス可能になります。共有するたびに確認する習慣をつけましょう

1. 社内の生成AI利用ガイドラインに NotebookLM が含まれているか？

ガイドラインが未整備の場合は、策定を提案するきっかけにもなります。生成AI全般のチェックポイントは「生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15」も参考にしてください

このチェックリストの5項目をクリアすれば、安心して NotebookLM を使い始められますよ。

まとめ　無料版で十分？有料版にすべき？判断フロー

最後に、NotebookLM の無料版で十分かどうかの判断基準を整理します。

無料版で十分なケース:

• 事務職として通常の業務で使う（議事録要約、マニュアル検索、報告書補助）
• 1日の質問回数が50回以内で収まる
• プロジェクトごとにノートブックを分けて管理できる
• 音声概要は週に数回使う程度

有料版を検討すべきケース:

• 1日50回以上の質問が必要（大量の資料分析・リサーチ業務）
• 50個以上のソースを1つのノートブックに入れたい
• Google スプレッドシートをソースとして使いたい
• 音声概要を毎日複数回生成したい

多くの事務職の方にとって、無料版で十分に業務を効率化できます。まずは1つの業務（たとえば議事録の要約）で試してみて、使い勝手を実感してから活用範囲を広げていくのがおすすめです。

NotebookLM の音声概要機能に興味がある方は「NotebookLM音声概要の使い方｜資料を「聴く」3つの活用術」もチェックしてみてください。