この記事ではスプレッドシートの共有方法と権限設定を解説します。
「閲覧のみにしたい」「特定セルだけ編集不可にしたい」。
そんな実務の悩みを手順付きで解決していきます。

Googleスプレッドシートの基本的な使い方もあわせてご覧ください。

スプレッドシートの4つの権限レベルとは？

共有時に設定できる権限は4種類あります。
それぞれの違いを正しく理解しましょう。

オーナー（最高権限）

ファイル作成者に自動で付与される最上位の権限です。
閲覧・編集・削除・権限管理のすべてが可能です。
1ファイルにつき1人だけが持てます。
別のユーザーへの所有権譲渡もできます。

編集者

コンテンツの追加・編集・削除ができます。
コメントの追加・返信・削除も可能です。
デフォルトでは他ユーザーへの共有も許可されています。
この共有許可はオーナーがオフにして制限できます。

コメント可

ファイルの閲覧とコメントの追加・返信のみ可能です。
セルの値や数式の変更はできません。
デフォルトではダウンロード・印刷・コピーが可能です。
「意見はほしいが編集されたくない」場面に最適です。

閲覧者（閲覧のみ）

閲覧だけの権限で、編集もコメントもできません。
報告資料の共有や完成データの配布に向いています。
ダウンロード・印刷・コピーは設定で制限可能です。

シーン別・権限の使い分け早見表

共有の2つの方法｜リンク共有 vs 特定ユーザー共有

スプレッドシートの共有方法は大きく2つあります。
それぞれの特徴と使い分けを見ていきましょう。

リンク共有の設定方法

リンクを知っている人なら誰でもアクセスできる方法です。
Googleアカウントなしでアクセスできる場合もあります。
共有ボタンから「リンクを取得」で設定します。
権限レベル（閲覧者・コメント可・編集者）も選べます。

手軽ですがリンクが転送されると範囲が広がります。
特定の人だけアクセスを取り消すことはできません。
テンプレート配布やイベント案内の共有に向いています。

特定ユーザーへの共有方法

メールアドレスを指定して個別に招待する方法です。
共有ボタンから相手のメールアドレスを入力します。
招待された側はGoogleアカウントでのログインが必要です。

1人ずつ権限を設定でき、個別に取り消しも可能です。
機密情報や社内文書の共有に最適です。

どちらを使うべき？判断フローチャート

以下の基準で判断しましょう。

• 機密情報を含む → 特定ユーザー共有が必須
• 不特定多数に配布する → リンク共有（閲覧のみ推奨）
• 個別にアクセス管理したい → 特定ユーザー共有
• 相手がGoogleアカウントを持たない → リンク共有

迷ったら「特定ユーザー共有」を選べば安全です。

編集できないようにする方法｜セル・シートの保護設定

「一部だけ編集可能にしたい」場合は保護機能を使います。
保護には2種類のモードがあります。

• 警告表示モード: 警告は出るが編集は可能（軽い抑止力）
• 編集制限モード: 指定ユーザー以外は完全にブロック

特定のセル範囲を保護する手順

1. 保護したいセル範囲を選択する
2. メニュー「データ」→「シートと範囲を保護」を選択
3. サイドバーで保護の名前と範囲を確認する
4. 「権限を設定」をクリックする
5. 「自分のみ」または特定ユーザーを指定する

シート全体を保護する手順

1. メニュー「データ」→「シートと範囲を保護」を選択
2. 「シート」タブを選び、対象シートを選ぶ
3. 「特定のセルを除く」で入力欄だけ除外できる
4. 「権限を設定」で編集可能なユーザーを指定する

入力フォームで「特定セルだけ入力可」にする使い方が便利です。

【Excel移行者向け】Excelの保護シートとの違い

ExcelからGoogleスプレッドシートへの移行時は注意が必要です。
ExcelとGoogleスプレッドシートの違いも参考にしてください。

特に重要なポイントは以下の3つです。

• Excelの保護設定はインポート後に手動で再設定が必要
• パスワード保護という仕組み自体がSheetsにはない
• 隠し列や数式がSheets上で見える場合がある

共有通知の設定方法

共有時の通知と変更時の通知は別の設定です。
それぞれの違いを確認しましょう。

通知メールの有無を切り替える

共有ダイアログに「ユーザーに通知する」のチェックがあります。
オンにすると相手に招待メールが届きます。
オフなら通知なしで権限だけが付与されます。

大人数に共有する場合はオフがおすすめです。
一斉メール送信を防げます。

メッセージを添付する

通知をオンにするとメッセージを添えられます。
「○○のデータです。ご確認ください」など一言あると親切です。

変更通知は「ツール」→「通知設定」から設定します。
ただしこの通知設定は自分自身にのみ有効です。
他のユーザーには各自で設定してもらう必要があります。

Google Workspaceのドメイン制限共有

法人向けのGoogle Workspaceには追加の制限機能があります。
組織外への情報流出を防ぐ設定を確認しましょう。

組織内限定で共有する方法

共有ダイアログで「組織名内のユーザーのみ」を選べます。
リンク共有でも組織外ユーザーはアクセスできなくなります。
社内文書の共有に最適な設定です。

外部共有を禁止する管理者設定

管理コンソールから組織全体の外部共有を制限できます。
「アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有設定」で設定します。
信頼済みドメインだけ許可するホワイトリスト方式も可能です。
個人アカウントとの共有を禁止する設定もあります。

この設定には「サービス設定」の管理者権限が必要です。

絶対やってはいけない共有設定3選（事故防止）

最後に情報漏洩につながる危険な設定を紹介します。
以下の3つは必ず避けてください。

NG①：機密情報を「リンクを知っている全員」で共有する

リンク共有で編集権限を付与するのは最も危険な設定です。
リンクが転送されると誰でも編集できてしまいます。
しかも特定の人だけアクセスを取り消せません。

対策: 機密情報は「特定のユーザーのみ」で共有しましょう。

NG②：編集者の「権限変更・共有」を制限しない

デフォルトでは編集者が他の人を招待できます。
意図しない第三者にアクセス権が広がるリスクがあります。

対策: 共有設定の歯車アイコンから制限しましょう。
「編集者が権限を変更して共有できます」のチェックを外します。

!_images/sheets-sharing-guide/05_ui_share-settings-gear.png

NG③：退職者・プロジェクト終了後の権限を放置する

退職者のアクセス権が残る「ゾンビアクセス」は要注意です。
Googleアカウントが有効な限りアクセスできてしまいます。

対策: 四半期ごとに共有ユーザーを棚卸ししましょう。
Google Workspace管理者は監査ログで確認できます。

まとめ

スプレッドシートの共有は、正しい権限設定がカギです。
この記事のポイントを振り返りましょう。

• 4つの権限レベルを理解して用途に合った設定を選ぶ
• 機密情報は「特定ユーザー共有」で管理する
• セルやシートの保護で部分的に編集を制限する
• 共有ユーザーは定期的に見直す
• リンク共有は便利だがリスクを理解して使う

関数の使い方も知りたい方はスプレッドシートのVLOOKUP完全ガイドもチェックしてください。