専用ツールを導入する予算がない事務・総務担当者にとって、Googleスプレッドシートは強い味方になります。クラウドで共有できて、無料で使えて、関数の組み合わせ次第ではSaaSに匹敵する自動化も可能ですよね。

この記事では、Googleスプレッドシートで勤怠管理表をゼロから作る手順を7ステップで解説します。MOD・TEXT・NETWORKDAYS・TIME関数を実務文脈で組み合わせ、24時間超の合計表示・深夜跨ぎ計算・月またぎ自動更新・印刷レイアウトまで網羅しました。記事末尾にはコピーして使えるテンプレート構造も載せていますので、4月の新年度準備にぜひお役立てください。

スプレッドシートで勤怠管理表を作るメリット

Googleスプレッドシートで勤怠管理表を作る最大のメリットは、自分の運用に合わせて細かくカスタマイズできることです。市販の勤怠管理SaaSは便利な反面、月額費用がかかり、機能が固定化されています。

スプレッドシートなら、関数を組み合わせるだけで「うちの会社の所定労働時間に合わせた残業計算」「有休と特別休暇を分けた集計」など、自社ルールに合った自動化が可能です。さらに、Googleアカウントさえあれば追加コストはゼロですよね。

具体的には次の3つのメリットがあります。

• 無料で運用できる: Googleアカウントだけで始められる
• クラウド共有が前提: 上司と部下で同じシートを開いて確認できる
• 関数で自動化できる: 出退勤を入れるだけで労働時間・残業・月合計が自動算出

事務・総務担当者にとって、Googleスプレッドシートは「コストをかけずに業務を仕組み化できるツール」です。新年度のタイミングで仕組みを作り直したい方には、特におすすめですよ。

完成イメージと用意するもの

これから作る勤怠管理表は、月単位で1シートを使う構成です。B1セルに「対象月（例: 2026/04/01）」を入れるだけで、A列に1日〜末日の日付と曜日が自動展開されます。

各行で出退勤時刻と休憩時間を入力すれば、労働時間・残業時間が自動計算されます。月合計と稼働日数もヘッダー部にまとまる仕組みですよ。

用意するものは次のとおりです。

• Googleアカウント（無料）
• ブラウザでアクセスできる環境
• 自社の所定労働時間（例: 1日8時間）

スプレッドシートの基本操作に不安がある方は、まずGoogleスプレッドシートの使い方入門をご覧ください。関数の入れ方やセル参照の仕組みをおさらいしておくと、この後の手順がスムーズに進みますよ。

【手順1】基本レイアウトを作る（日付・曜日の自動表示）

まず新しいスプレッドシートを開き、ヘッダー行とデータ部のレイアウトを作ります。シートの先頭に「対象月」を入れる仕組みにしておきましょう。月またぎでもこの1セルを変えるだけで日付列が更新できる構造になりますよ。

A1〜I1に列見出し（日付／曜日／出勤／退勤／休憩／区分／備考／労働時間／残業）を入れます。続いてB1セル（仮置き）に対象月を入力してください。今月分なら 2026/04/01 のように月初の日付を入れます。

日付の自動表示数式

A列の日付は、ROW関数（行番号を返す関数）と DATE 関数（年・月・日からシリアル値を作る関数）を組み合わせて自動展開します。A2セルに次の数式を入れます。

=IFERROR(DATE(YEAR($B$1),MONTH($B$1),ROW()-1),"")

ROW()-1 は「現在の行番号から1引いた値」を返すので、A2では1日、A3では2日…とずれていきます。31日に満たない月（2月など）は IFERROR（エラー時に代替値を返す関数）で空白に逃がす設計です。A33まで一括で数式をコピーしておけば、どの月でも壊れませんよ。

曜日の自動表示数式

B列の曜日は TEXT 関数（数値を指定書式の文字列に変換する関数）で表示します。B2に次の数式を入れます。

=IFERROR(TEXT(A2,"ddd"),"")

書式 ddd は「火」のような短縮表記、dddd は「火曜日」のフルネームです。記事のレイアウト都合で短く出したい場合は ddd がおすすめですよ。

土日の自動色付け（条件付き書式）

土曜と日曜は、条件付き書式（特定の条件で自動的に色を変える機能）で背景色を変えると視認性が上がります。

A2:I33を選択して「表示形式 → 条件付き書式 → カスタム数式」を選び、次の式を設定してください。

=WEEKDAY($A2)=7

WEEKDAY 関数（日付から曜日番号を返す関数）は日曜=1、土曜=7を返します。土曜は薄い水色、日曜は薄いピンクなど、控えめな色を選ぶと印刷したときも見やすいですよ。詳しい操作はスプレッドシートの条件付き書式の使い方も参考にしてください。

【手順2】出退勤時刻の入力欄と労働時間の自動計算

C列(出勤)とD列(退勤)は手入力欄です。8:30 のように半角コロン区切りで入力すれば、スプレッドシートが自動的に時刻として認識します。

E列(休憩)にはデフォルトで 1:00 を入れておきます。固定値でも数式でもどちらでも構いません。

労働時間の数式（深夜跨ぎ対応）

労働時間（H列）は「退勤時刻 − 出勤時刻 − 休憩」で計算できます。ただし、22:00 出勤・翌6:00 退勤のような深夜跨ぎだと、単純な引き算では負の値になってしまいますよね。

そこで IF 関数で日付跨ぎを判定し、跨いでいる場合は +1（=1日ぶんのシリアル値）で補正します。H2セルに次の数式を入れてください。

=IFERROR(IF(F2="有休","",IF(D2-C2>=0,D2-C2,D2-C2+1)-E2),"")

長く見えますが、構造は次の3階層です。

1. F列が「有休」なら空白
2. 退勤≥出勤なら D2-C2、そうでなければ D2-C2+1（深夜跨ぎ補正）
3. 上記から休憩時間 E2 を引く

MOD 関数（割り算の余りを返す関数）を使って =MOD(D2-C2,1)-E2 と書く流派もあります。短くてエレガントな書き方です。ただし IF を使った書き方のほうが「何を判定しているか」が読みやすいので、まずはこちらをおすすめしますよ。MOD関数自体についてはスプレッドシートのMOD関数の使い方｜余りで詳しく解説していますので、興味があればあわせて読んでみてください。

【手順3】残業時間と所定外労働の自動振り分け

労働時間が出たら、所定労働時間（例: 8時間）を超えた分を残業として自動で切り出します。ここで活躍するのが TIME 関数（時・分・秒からシリアル値を作る関数）です。

I2セル（残業時間）に次の数式を入れます。

=IFERROR(MAX(0, H2-TIME(8,0,0)),"")

TIME(8,0,0) は「8時間ぶんのシリアル値」を返します。H2-TIME(8,0,0) で「8時間からの超過分」を計算する仕組みです。MAX 関数（最大値を返す関数）で 0 と比較することで「マイナスにならない」保護をかけているわけですね。

所定労働時間が7時間30分の会社なら TIME(7,30,0) に変えるだけ。フレックスや変形労働で月単位の所定が変わる場合も、TIME関数の引数を会社ルールに合わせて調整できます。

深夜残業（22時以降）を分けたい場合

22時以降の深夜残業を別カウントしたい場合は、もう一列追加して次のように書きます。

=IFERROR(MAX(0, MIN(D2,TIME(6,0,0)+1)-TIME(22,0,0)),"")

22時から翌6時までの範囲を切り出すロジックです。この記事のメインテーマからは外れるので、ベース版では省略して構いません。まずは「残業をひとくくりで集計する」シンプル版から始めて、運用しながら必要な列を増やしていく流れがおすすめですよ。

【手順4】有休・欠勤・出社区分のプルダウン化

F列の「区分」は、出社／在宅／有休／欠勤の4択のプルダウンにします。手で打ち込むより選択式のほうが早く、表記揺れ（「有休」「ゆうきゅう」「YK」など）も防げますよね。

F2:F33を選択し、「データ → データの入力規則 → 条件: プルダウン」を選んでください。選択肢に次のように4つ追加します。

• 出社
• 在宅
• 有休
• 欠勤

色分けまでしておくと、月の傾向が一目でわかるようになります。プルダウンの作り方や色付けの細かい手順はスプレッドシートのプルダウン作り方で詳しく解説していますので、初めての方はそちらをご覧くださいね。

有休・欠勤の自動カウント

ヘッダー部に「月の有休日数」「欠勤日数」を表示しておくと、月末の集計が楽になります。COUNTIF関数（条件に一致するセルを数える関数）でカウントできますよ。

=COUNTIF(F2:F33,"有休")
=COUNTIF(F2:F33,"欠勤")

これでヘッダーの該当セルが、その月の有休・欠勤日数を自動表示してくれます。

【手順5】月合計と稼働日数の集計（24時間超対応）

月合計はSUM関数（合計を返す関数）で簡単に出せます。ところがここに、勤怠管理ならではの落とし穴があるんです。

労働時間を単純に =SUM(H2:H33) で合計すると、表示が 0:00 に戻ってしまうことがあります。原因は、スプレッドシートが時刻を「シリアル値」として扱う仕組みにあります。24時間を超えると次の日として繰り上げてしまうため、月の労働時間（当然24時間超え）の表示でつまずきやすいんですよ。

24時間超を正しく表示する2つの方法

方法A: TEXT 関数で書式指定

数式の中で書式を指定する方法です。D1セルに次の数式を入れます。

=TEXT(SUM(H2:H33),"[h]:mm")

[h] の角括弧は「24時間で繰り上げず累計時間として表示する」スプレッドシート独特の書式記号です。これで月合計が 162:30 のように24時間超でも正しく表示されますよ。

方法B: セルの書式設定で [h]:mm を指定

数式は =SUM(H2:H33) のままにして、セル側の表示形式を [h]:mm にする方法もあります。「表示形式 → 数字 → カスタム数値形式」で [h]:mm を入力すれば設定できます。

数式が短くなる利点はありますが、シートを別の場所にコピーすると書式が崩れることがあります。安定運用なら方法Aの TEXT 関数版が扱いやすいですよ。

月の稼働日数を NETWORKDAYS で取得

ヘッダーに「月の稼働日数（土日と祝日を除いた営業日）」を表示するなら、NETWORKDAYS 関数（土日と祝日を除く営業日数を返す関数）を使います。

=NETWORKDAYS(B1, EOMONTH(B1,0), 祝日リスト範囲)

EOMONTH 関数（月末日を返す関数）で月末を取得します。第3引数に祝日リストの範囲（別シートの祝日マスタなど）を渡せば、その月の所定労働日数が自動表示されますよ。祝日リストはシート内の隅に列を作るか、別シート「祝日マスタ」を作って参照するのがおすすめです。

【手順6】月またぎでも壊れない自動更新の仕組み

ここまで作った数式は、すべて B1 セル（対象月）を参照する形になっています。つまり来月分のシートを作りたいときは、シートを複製して B1 を 2026/05/01 に書き換えるだけでOKです。

A列の日付、B列の曜日、月合計、稼働日数、有休カウントまで、すべて B1 連動で自動更新されますよ。手作業で日付を打ち直す手間がゼロになります。

シート複製の手順

1. シートタブを右クリック → 「複製」
2. シート名を「2026年5月」など対象月に変更
3. B1 セルを 2026/05/01 に書き換える

これだけで来月の勤怠表が完成します。出退勤入力欄（C列・D列・E列）と区分（F列）はリセットして、新しい月の入力を始めてください。

過去月のシートと連携させたい場合

複数月のシートをまたいで集計したい場合もあります。年間サマリシートを別に作り、QUERY 関数で各月シートのヘッダーから合計値だけを引っ張る運用も可能ですよ。週次集計を扱いたい場合はスプレッドシートのISOWEEKNUM関数の使い方も参考になります。

【手順7】印刷レイアウトとシート保護の設定

社内提出や記録保管のために印刷する場合、A4縦1ページに収める設定をしておくと、月初に提出する流れが楽になります。「ファイル → 印刷」で印刷プレビューを開いてください。

1ページに収める手順

• 用紙サイズ: A4
• 方向: 縦
• スケール: 「幅に合わせる」または「カスタム」で1ページ収まるように調整
• 余白: 「狭い」を選ぶと収まりが良くなる
• ヘッダーとフッター: 「ページ番号」「シート名」を有効化

「カスタムページ番号」セクションで「行と列を繰り返す」を有効にしましょう。見出し行（1行目）を指定すると、複数ページにまたがった場合も各ページに見出し行が表示されますよ。

シート保護で計算列を守る

入力欄以外を編集できないようにロックすると、誤って数式を消してしまう事故を防げます。「データ → シートと範囲を保護」で次のように設定してください。

1. 範囲を「A:B, G:I」（自動表示・自動計算の列）に指定
2. 「権限を設定」で「自分のみ」を選択
3. C・D・E・F列（手入力欄）はロックしない

これで他のメンバーと共有しても、計算式が壊れる心配がなくなりますよ。

コピーして使えるテンプレート

ここまでの手順で作った勤怠管理表のレイアウトを、すぐに使える形でまとめます。新しいシートを開いて、次のとおりに入力してみてください。

セル別の数式リスト

A2・B2・H2・I2 の4つの数式は、A33・B33・H33・I33までコピーしておけばOKです。

条件付き書式の設定

• 範囲: A2:I33
• 数式: =WEEKDAY($A2)=7（土曜・薄水色）
• 数式: =WEEKDAY($A2)=1（日曜・薄ピンク）

データ入力規則

• 範囲: F2:F33
• 条件: プルダウン
• 値: 出社, 在宅, 有休, 欠勤

ここまで設定すれば、対象月を変えるだけで毎月使える勤怠管理表の完成です。自社用に列を増やしたり、所定労働時間を変えたりしても応用が効く構造になっていますよ。

よくあるつまずきと対処法

最後に、勤怠管理表を作っていてつまずきやすいポイントを4つ紹介します。

月合計が 0:00 になる

シリアル値が24時間で繰り上がる仕様が原因です。TEXT 関数で "[h]:mm" 書式を指定するか、セルの表示形式を [h]:mm に変えてください。「【手順5】月合計と稼働日数の集計」で詳しく解説しています。

深夜跨ぎの労働時間がマイナスになる

退勤時刻が出勤時刻より小さい場合の補正が必要です。IF と +1（=1日ぶんのシリアル値）を組み合わせる方法か、MOD(D2-C2,1) で正のシリアル値に変換する方法を使います。「【手順2】出退勤時刻の入力欄と労働時間の自動計算」を参照してください。

来月分のシートを作るのが面倒

B1セルに対象月を入れる構造にしておけば、シートを複製してB1だけ書き換えれば来月分が完成します。「【手順6】月またぎでも壊れない自動更新の仕組み」で解説しました。

入力欄に時刻以外の値が入ってしまう

データの入力規則で「時刻のみ受け付ける」を設定しておくと事故が減ります。「データ → データの入力規則 → 条件: 有効な日付」を選び、適用範囲を C2:E33 に設定してください。

まとめ

Googleスプレッドシートで勤怠管理表を作る7ステップを駆け足で解説しました。MOD・TEXT・NETWORKDAYS・TIME関数を使い分け、24時間超の合計表示や深夜跨ぎの計算、月またぎ自動更新までカバーしましたが、いかがでしたか。

ポイントを振り返ると次のとおりです。

• B1セル（対象月）を中心にした「1セル変更で月またぎ更新」構造
• TEXT関数の [h]:mm 書式で24時間超の合計を正しく表示
• IF または MOD 関数で深夜跨ぎ労働時間に対応
• TIME関数で残業境界（所定労働時間）を直接指定
• NETWORKDAYS関数で月の稼働日数を自動取得
• 条件付き書式・プルダウン・シート保護で実運用に耐える表に

専用ツール導入の前に、まずはGoogleスプレッドシートで自社運用に合った仕組みを作ってみるのがおすすめですよ。4月の年度切り替えタイミングで仕組みを整えておけば、1年間の勤怠管理がぐっと楽になります。

スプレッドシートの基礎をもう少し固めたい方はGoogleスプレッドシートの使い方入門、関連関数を深掘りしたい方はスプレッドシートのMOD関数の使い方もあわせてどうぞ。

この記事では、GAS（Google Apps Script）も有料ツールも使わずに、スプレッドシートだけで進捗が一目でわかるタスク管理表を作る方法を解説します。使う機能はチェックボックス・COUNTIF関数・条件付き書式の3つだけです。「個人用タスク管理」「チーム共有の週次作業リスト」「新入社員への引き継ぎチェックリスト」の3パターンのテンプレートも紹介しているので、用途に合わせて選んでください。

スプレッドシートのタスク・進捗管理表とは？

今回作る管理表の完成イメージを先に見ておきましょう。

完成したシートではこんなことができます。

• チェックボックスにチェックを入れるだけで「完了」が記録される
• 「○件中△件完了（◯◯%）」が自動で更新される進捗率セルがある
• 完了済みのタスクの行が自動でグレーアウトされ、残タスクが一目でわかる

3つの機能は独立しているので、「まず最小構成だけ作って後から追加する」という進め方もできます。一つずつ積み上げていきましょう。

最小構成で作る基本のタスク管理表

まずはシンプルな構成から始めます。必要な列は4つだけです。

基本の列構成

チェックボックスの設置手順

1. A2セルをクリックして選択する
2. メニューの「挿入」→「チェックボックス」をクリック
3. A2に☐が表示されたことを確認する
4. A2セルをコピーして、A3〜A21など必要な行数に貼り付ける

チェックを入れると TRUE、外すと FALSE という値がセルに入っています。この TRUE/FALSE を後で COUNTIF 関数や条件付き書式が判定に使います。

タスクデータの入力

B列にタスク名、C列に期限、D列に担当者名やメモを入力してください。まず5〜10件ほど入力してテストするのがおすすめです。

A2: ☐  B2: 4月分の経費精算    C2: 2026/5/10  D2: 自分
A3: ☐  B3: 月次報告書の作成   C3: 2026/5/15  D3: 自分
A4: ☐  B4: 新入社員マニュアル更新  C4: 2026/5/20  D4: 田中

これで基本の骨格ができました。次に、進捗率を自動表示するセルを追加します。

進捗率セルを追加する（COUNTIF関数で完了率を自動表示）

シートの上部（たとえば F1〜G3）に進捗状況を表示するエリアを作ります。

基本の進捗率セル（件数カウント）

G1セルに「完了件数」、G2に「全件数」、G3に「進捗率」を表示します。

F1セル: 完了件数（ラベル）
G1セル: =COUNTIF(A2:A100,TRUE)

F2セル: 全件数（ラベル）
G2セル: =COUNTA(B2:B100)

F3セル: 進捗率（ラベル）
G3セル: =IFERROR(G1/G2,"—")

G3セルはパーセント表示にしたい場合は、セルを選択した状態でツールバーの「%」ボタンをクリックしてください。

COUNTIF関数の詳しい使い方はスプレッドシートのCOUNTIF関数の使い方で解説しています。

進捗率の表示バリエーション（4パターン）

用途に合わせて選んでください。

（1）基本：何件完了したか
=COUNTIF(A2:A100,TRUE)&"/"&COUNTA(B2:B100)&"件完了"

（2）パーセント表示（小数なし）
=TEXT(IFERROR(COUNTIF(A2:A100,TRUE)/COUNTA(B2:B100),0),"0%")&" 完了"

（3）「○件中△件完了」の表示
=COUNTIF(A2:A100,TRUE)&"件 / "&COUNTA(B2:B100)&"件中完了"

（4）カテゴリ別の完了率（カテゴリ列がE列の場合）
=COUNTIFS(A2:A100,TRUE,E2:E100,"営業")&"/"&COUNTIF(E2:E100,"営業")&" (営業)"

どれも A2:A100 の範囲はタスクが入っている行数に合わせて調整してください。

完了したタスクの行をグレーアウトする（条件付き書式 + カスタム数式）

チェックが入った行全体を薄いグレーにする設定をします。「完了済みタスクが目立たなくなり、残タスクが浮き上がる」効果があって視認性がぐっと上がりますよ。

カスタム数式を使った設定手順

1. データが入っている範囲全体を選択する（例：A2:D100）
2. メニューの「表示形式」→「条件付き書式」をクリック
3. 右側に条件付き書式のパネルが開く
4. 「条件」プルダウンから「カスタム数式」を選択
5. 数式欄に =$A2=TRUE と入力する
6. 書式スタイルの「塗りつぶし色」を薄いグレー（#EEEEEE など）に設定する
7. 「完了」をクリック

ポイントは =$A2=TRUE の $の位置 です。$A と書くことで「A列は固定・行は変動」という意味になり、選択した範囲の各行で「A列がTRUEかどうか」を個別に判定してくれます。$A$2=TRUE と書くと行も固定されてしまい、全行が同じ判定になるので注意してください。

条件付き書式の詳しい使い方はスプレッドシートの条件付き書式の使い方で解説しています。

グレーアウトと文字色の調整

グレーの背景だけでなく、文字色も薄くするとさらに「完了感」が出ます。同じ条件付き書式のルールで、文字色を薄いグレー（#AAAAAA など）にも設定してください。

テストとして A2 のチェックボックスにチェックを入れてみてください。2行目全体が薄くなれば成功ですよ。

3パターンのテンプレート設計

用途に合わせた3つのパターンを紹介します。列構成だけ変えれば、同じ関数・条件付き書式がそのまま使えます。

パターン1：個人用タスク管理

一人で使うシンプルな構成です。カテゴリ列を追加して種類別に進捗を見るのがポイントです。

進捗率セルはシートの上部に配置し、「全体の完了率」と「カテゴリ別の完了率（パターン4の数式）」を並べると一覧性が高くなります。

パターン2：チーム共有の週次作業リスト

チームで共有する場合は、担当者列を追加して「誰の何が終わっているか」を一目で確認できるようにします。

担当者列はプルダウンリストにしておくと入力が楽です。プルダウンリストの作り方を参考にしてください。

週ごとの完了率を見たい場合は、D列で週を絞るCOUNTIFS関数を使います。

（第1週の完了率）
=COUNTIFS(A2:A100,TRUE,D2:D100,"第1週")&"/"&COUNTIF(D2:D100,"第1週")

パターン3：新入社員の引き継ぎチェックリスト

引き継ぎでは「どこまで説明したか」「本人が理解したか」を別々に記録するのがポイントです。

A列とE列にそれぞれチェックボックスを設置し、「説明した」「理解した」の両方がチェックされた時だけ行をグレーアウトする条件付き書式にすると完成度が上がります。

（A列とE列の両方がTRUEの場合にグレーアウト）
カスタム数式: =AND($A2=TRUE,$E2=TRUE)

引き継ぎが完了した業務は自動でグレーになり、まだ説明中・確認待ちの業務だけが白く残ります。

よくあるエラーと対処法

チェックボックスにチェックを入れると行全体がグレーにならない

条件付き書式のカスタム数式を確認してください。よくある間違いは2つです。

間違い1: $の位置がずれている

❌  =A2=TRUE     （$がない：列が固定されず動いてしまう）
❌  =$A$2=TRUE   （$が多い：行も固定されて2行目の値だけ判定する）
✅  =$A2=TRUE    （列だけ固定：A列の各行を正しく判定）

間違い2: 書式の適用範囲がズレている

条件付き書式パネルの「範囲に適用」欄が A2:D100 ではなく A1:D100 など1行ずれていると、1行下にグレーが出ることがあります。適用範囲の開始行とデータの開始行が一致しているか確認してください。

COUNTIF関数の件数が0になる

チェックボックスの値が TRUE ではなく、文字列 "TRUE" になっているケースがあります。セルを選択して数式バーを確認し、TRUE（青文字）か "TRUE"（黒文字）かを見てください。

文字列になっている場合は、セルを一度削除して「挿入 → チェックボックス」から入れ直すと解消します。

進捗率が0%になる（全件完了しているのに）

COUNTA(B2:B100) でカウントしているB列に空白セルが混入しているか、B列の代わりに別の列で件数を数える必要がある場合があります。実際にデータが入っている列を指定しているか確認してください。

条件付き書式が途中の行から効かなくなる

「条件付き書式 → ルールの管理」を確認すると、同じセル範囲に複数のルールが登録されていて優先度が競合しているケースがあります。不要なルールを削除して整理してください。

まとめ：コピペ用テンプレートまとめ

今回作った管理表のポイントをおさらいします。

チェックボックス設置

• 「挿入 → チェックボックス」で設置、コピーして必要行数分に貼り付け

進捗率セル（基本）

完了件数: =COUNTIF(A2:A100,TRUE)
全件数: =COUNTA(B2:B100)
進捗率: =IFERROR(G1/G2,"—")  ※セルをパーセント表示に

条件付き書式（グレーアウト）

カスタム数式: =$A2=TRUE
適用範囲: A2:D100（データの行数に合わせて調整）
塗りつぶし色: #EEEEEE（薄いグレー）

引き継ぎチェックリスト（AND条件）

カスタム数式: =AND($A2=TRUE,$E2=TRUE)

同じ「テンプレート×関数」の組み合わせシリーズとして、勤怠管理表の作り方とガントチャートの作り方も公開しています。Sheetsだけで作れる実務テンプレートを探している方はあわせて確認してみてください。

タスクの分類や担当者割り当てをAIアシストでやりたい場合はスプレッドシート×Gemini応用｜サイドパネルで数式・複数シート分析・グラフを口頭指示も参考になりますよ。

総務や管理部門の担当者として、上司から急にこんな依頼を受けて頭を抱えていませんか。ChatGPTをはじめとする生成AI（文章や画像を自動生成するAI）は便利な一方で、情報漏洩や著作権侵害のリスクも抱えています。法務や外部コンサルに頼む予算もなく、何から手をつければいいのか分からない。そんな切迫した状況の担当者は多いはずです。

この記事では、生成AI社内ガイドラインの作り方を3ステップで整理しました。そのままコピペして使えるひな形の全文、既存の就業規則に追記する場合の分岐フロー、公的ガイドラインとの対応マッピング表もまとめて掲載しています。今週中に草案を上司に提出したい方は、第4章のひな形から読み始めても構いません。

そもそも社内ガイドラインが必要な理由

生成AIやChatGPTを業務で活用する企業が急増していますが、ルール整備は追いついていません。帝国データバンクの2024年調査では、日本企業の約17.3%が生成AIを活用中と報告されています。未導入企業の多くが「運用の仕組みがない」ことを障壁に挙げています。

ガイドラインなしで利用を始めると、事故が起きてから慌てて禁止令を出す流れになりがちです。結果として、せっかくの生産性向上の機会も失われます。まずは「なぜ今、社内ガイドラインが必要なのか」を整理しましょう。

情報漏洩・著作権侵害が起きる前に整備する

生成AIで最も多いトラブルが、機密情報の入力による漏洩です。無料版のChatGPTでは、入力した会話データがAIモデルの学習に使われる可能性があります。設定画面「Settings > Data controls」からオプトアウトできますが、従業員全員が正しく設定している保証はありません。

もうひとつの代表例が著作権侵害です。他社の資料やWeb上の記事をそのまま入力して要約させる行為は、著作権法上のリスクを伴います。生成された文章や画像が既存作品に酷似していた場合の責任も問題になります。こうしたリスクは、事故が起きてからでは取り返しがつきません。

法規制の最新動向（2025年版AI事業者ガイドライン）

2025年は日本のAI規制が大きく動いた年です。総務省と経済産業省は2025年3月28日に「AI事業者ガイドライン第1.1版」を共同公表しました。第1.0版（2024年4月）から生成AI関連の記載が大幅に拡充されています。AI利用者向けの指針は第5部に記載され、別添7にはチェックリストも付属しています。

加えて、2025年5月28日には「AI推進法」（人工知能関連技術の研究開発及び活用の推進に関する法律）が成立し、同年6月4日に公布されました。第7条は「活用事業者の責務」として、基本理念に沿った自律的な活用努力義務を定めています。罰則規定はありませんが、事故時に「努力を怠った」と判断されるリスクはあります。ガイドライン整備は、もはや「あった方がいい」ではなく「ないと困る」段階に来ています。

まず決めること——ガイドライン策定の3ステップ

ガイドラインをゼロから作ろうとすると、何から手をつけるか迷いがちです。先に結論を言うと、決めるべきことは大きく3つしかありません。利用ツール、入力禁止情報、違反時対応。この順番で決めれば、最短ルートで草案まで到達できます。

それぞれのステップで押さえるべき論点を整理していきます。

ステップ1：利用可能なツールと用途を決める

最初に「どのツールを、どの業務で使ってよいか」を決めます。ChatGPT Enterprise版は入力データが学習に使われないため、機密性の高い業務にも使えます。一方、無料版のChatGPTはデフォルトで学習対象となるため、用途を限定すべきです。

ツールごとのデータ学習ポリシーは以下のように異なります。

ChatGPT EnterpriseはAES-256による保存時暗号化とTLS 1.2以上の転送時暗号化を実装し、SOC 2 Type 2監査も受けています。SAML SSOやMFAにも対応しているため、セキュリティ要件が厳しい企業にも適しています。

利用可能な業務範囲の具体例としては、議事録の要約、メール文面の下書き、社内問い合わせ対応の一次回答などが挙げられます。社内資料を活用するユースケースは、関連記事「Google NotebookLM使い方入門」も参考にしてください。

ステップ2：入力禁止情報の範囲を決める

次に「何を入力してはいけないか」を明確にします。業界で共通して禁止されているのは次の項目です。

• 個人情報（氏名・住所・電話番号・マイナンバー等）
• 社外秘・機密情報
• 顧客・取引先情報
• 第三者の著作物（他社資料・論文・記事の原文）
• 他社から秘密保持義務を課された情報
• 著名人の顔写真・氏名

ここで重要なのは、「禁止」だけでなく「加工すればOK」のラインも示すことです。たとえば顧客データはそのまま入力禁止ですが、数値をダミーに置き換えれば分析相談に使えます。現場が判断に迷わない粒度で書くことがポイントです。

個人が業務で気をつけるべき注意点の全体像は、関連記事「生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15」にまとめています。組織ルールと個人の注意点を両輪で押さえると効果的です。

ステップ3：違反時の対応フローを決める

ルールは「違反したらどうなるか」まで決めて初めて機能します。いきなり懲戒処分ではなく、段階的な対応フローが現実的です。

一般的には次の3段階が使われます。

1. 口頭注意：軽微な違反、過失による一回目の違反
2. 書面指導：同じ従業員による2回目以降、または中程度の違反
3. 懲戒検討：故意による機密情報漏洩、重大なインシデント発生時

この段階を明示しておくと、現場管理職が判断に迷いません。人事・法務部門との連携窓口も併記しておくと安心です。

【2パターン対応】作成フローチャート

ガイドラインを作る方法は、大きく2パターンあります。「ゼロから新規文書として作る」か「既存の就業規則・情報セキュリティポリシーに追記する」かです。実務担当者が最も気にするのは既存規程との整合性ですが、競合記事はこの分岐をほとんど扱っていません。

あなたの会社の状況に合うパターンを選んでください。

ゼロから作る場合の手順

就業規則に情報セキュリティの詳細規定がない企業や、独立した文書として整備したい場合はこちらです。手順は次の5ステップです。

1. 現状把握（誰がどのAIをどう使っているかヒアリング）
2. 本記事のひな形をベースに草案作成
3. 情報システム部門・法務担当に内容確認
4. 経営層の承認取得
5. 全社周知とeラーニング実施

所要期間の目安は2〜4週間です。承認ルートが長い場合は余裕を持って着手してください。

既存の就業規則・情報セキュリティポリシーに追記する場合

すでに情報セキュリティポリシーや就業規則が整備されている中堅企業は、こちらの方が現実的です。追記手順は次の通りです。

現行規程の該当条文を特定
  ↓
「生成AI」に関する条項を新規追加（または既存条項を拡張）
  ↓
用語集に「生成AI」「プロンプト」等を追加
  ↓
既存の情報管理規定との重複・矛盾をチェック
  ↓
就業規則変更の場合は労基署への届出要否を確認

就業規則本体に追記すると変更手続きが重くなります。情報セキュリティポリシー側に追加する方が柔軟に運用できます。労基署への届出が必要かどうかは、社労士に相談すると確実です。

コピペで使えるガイドラインひな形（全文掲載）

ここからが本記事の核心です。以下のひな形をMarkdown形式でそのままコピーして、自社用にカスタマイズしてください。JDLA（日本ディープラーニング協会）の「生成AIの利用ガイドライン」ひな形と、AI事業者ガイドライン第1.1版を参考に、中小企業でも実運用できる粒度で整理しました。

目的・適用範囲と利用可能な業務範囲

# 生成AI利用ガイドライン

## 第1条（目的と適用範囲）
本ガイドラインは、株式会社〇〇（以下「当社」）において、
役員および従業員（派遣社員・業務委託先を含む）が生成AIを
業務で利用する際の遵守事項を定める。

## 第2条（利用可能なツール）
当社で利用を許可する生成AIツールは以下の通り。
上記以外のツールを業務で利用する場合は、
情報システム部門に事前申請すること。
- ChatGPT Team / Enterprise
- Microsoft Copilot for Microsoft 365
- Google Gemini for Workspace

## 第3条（利用可能な業務範囲）
以下の業務に限り、生成AIの利用を認める。
1. 社内向け文書・メールの下書き作成
2. 議事録・会議メモの要約
3. 公開情報の調査・要約
4. プログラムコードの雛形生成・レビュー補助
5. 翻訳・文章校正

入力禁止情報と出力確認の義務

## 第4条（入力禁止情報）
以下の情報を生成AIに入力することを禁止する。
ただし、第2条に定めるTeam / Enterprise契約の
ツールで、かつ所属長の承認を得た場合はこの限りでない。

1. 個人情報（氏名・住所・電話番号・
   マイナンバー・顔写真等）
2. 社外秘・機密情報として指定された情報
3. 顧客・取引先から受領した情報
4. 第三者の著作物（他社資料・論文等の原文）
5. 秘密保持契約（NDA）の対象となる情報
6. 未公表の財務情報・人事情報

## 第5条（出力結果の確認義務）
生成AIの出力結果を業務に利用する場合、
利用者は以下を必ず確認すること。
1. 事実関係の正確性（ハルシネーションへの対応）
2. 第三者の権利侵害の有無
3. 差別的・不適切な表現の有無

違反時の対応（口頭注意→書面指導→懲戒検討）

## 第6条（違反時の対応）
本ガイドラインに違反した場合、以下の段階で対応する。

【第1段階】口頭注意
- 過失による軽微な違反
- 所属長から口頭で注意し、再発防止を確認

【第2段階】書面指導
- 同一従業員による2回目以降の違反
- 人事部門から書面で指導を行う

【第3段階】懲戒検討
- 故意による機密情報漏洩
- 重大なインシデントの発生
- 就業規則に定める懲戒規定に従い処分を検討

教育・研修計画と改定手順

## 第7条（教育・研修）
全従業員は、入社時および年1回、
生成AI利用に関する研修を受講する。
研修内容は以下を含む。
1. 本ガイドラインの全条項
2. 入力禁止情報の具体例
3. ハルシネーションの実例
4. 過去のインシデント事例

## 第8条（改定）
本ガイドラインは年1回見直すほか、
重大な法改正・技術変化があった場合に随時改定する。
改定は情報システム部門が起案し、
経営会議の承認を経て施行する。

制定日：20XX年XX月XX日
改定日：—
所管：情報システム部門

ここまでをそのままWordやNotionに貼り付ければ、草案の骨格が完成します。自社の実態に合わせて、ツール名や条文番号を調整してください。

公的ガイドラインとの対応マッピング表

「上司から根拠を聞かれたらどうしよう」という不安を解消するため、本ひな形の各条文がどの公的指針に対応するかをまとめました。

主要な公的ガイドライン3種の概要

参照すべき公的資料は次の3つです。

• AI事業者ガイドライン第1.1版（総務省・経産省、2025年3月28日）
• 生成AIの利用ガイドライン（JDLA、2023年5月初版・同年10月に第1.1版に改訂）
• 生成AIの調達・利活用に係るガイドライン（DS-920）（デジタル庁、2025年5月27日）

AI事業者ガイドラインは法的根拠に最も近い存在です。JDLAひな形は実務で最もカスタマイズしやすい形式となっています。デジタル庁版は行政向けですが、調達プロセスの考え方が参考になります。

自社ひな形のどの条文がどの公的指針に対応するか

この対応表を参考資料として添付すれば、経営層への説明がスムーズになります。

導入後の運用——形骸化させないためのポイント

ガイドラインは作って終わりではありません。むしろ、作った後の運用の方がはるかに重要です。せっかく整備しても、半年後に誰も覚えていないケースは少なくありません。

形骸化を防ぐ2つのポイントを押さえましょう。

年1回の見直しタイミングと改定手順

生成AIの技術進化は速く、半年で状況が大きく変わります。年1回の定期見直しを必ずスケジュールに組み込んでください。おすすめの見直しタイミングは次の2つです。

• 4月：年度初めに合わせて新ツール追加・廃止を反映
• 10月：上期のインシデント事例を踏まえて禁止事項を更新

改定手順は「情報システム部門が起案 → 法務確認 → 経営会議承認 → 全社周知」の4ステップで固定化します。毎年同じ流れにすることで、担当者が変わっても運用が継続します。

現場への周知方法とeラーニングチェックリスト

周知で最も効果的なのは、eラーニングと理解度テストの組み合わせです。小テストで80点以上を取らないと社内システムにログインできない仕組みにすると、受講率が一気に上がります。

eラーニング用のチェック項目例を挙げます。

• [ ] 社内で利用許可されている生成AIツールを3つ挙げられる
• [ ] 入力禁止情報の6カテゴリを説明できる
• [ ] 機密情報を誤って入力した場合の報告先を知っている
• [ ] 出力結果の事実確認方法を理解している
• [ ] 違反時の対応3段階を説明できる

新入社員研修にも必ず組み込みましょう。入社時点で「この会社では生成AIの扱いが明確」と感じてもらうことが、企業文化として定着させる第一歩です。

よくある質問（FAQ）

最後に、担当者からよく聞かれる質問をまとめました。

Q1. 無料版ChatGPTの利用は全面禁止すべきですか？
A. 全面禁止は現実的ではありません。公開情報の調査や一般的な文章作成に限定し、機密情報の入力を禁止するルールが実用的です。設定画面からオプトアウトする手順も併せて周知してください。

Q2. 就業規則への追記は必要ですか？
A. 必須ではありません。情報セキュリティポリシーへの追加で対応する企業が多いです。ただし、懲戒処分を伴う規定を設ける場合は、就業規則との整合性を社労士に確認してください。

Q3. 違反が起きたらどのタイミングで懲戒を検討すべきですか？
A. 故意による機密情報漏洩や重大インシデントが発生した段階です。過失による初回違反は口頭注意で十分なケースが多く、いきなり懲戒を持ち出すと現場が萎縮します。

Q4. ひな形をそのまま使って法的に問題ないですか？
A. 本記事のひな形は一般的な中小企業を想定した雛形です。業種固有の規制（金融・医療等）がある場合は、必ず自社の法務担当または外部専門家に最終確認を受けてください。

Q5. AI推進法で企業は何を求められますか？
A. 第7条で「基本理念に沿った自律的な活用努力義務」が定められていますが、罰則はありません。ただし、事故時の責任判断材料になるため、ガイドライン整備は実質的な必須対応と言えます。

まとめ

生成AI社内ガイドラインの作り方を、3ステップとひな形全文を通して解説しました。ポイントを振り返ります。

• 決めるべきことは「利用ツール」「入力禁止情報」「違反時対応」の3つ
• ゼロから作るか、既存規程に追記するかで手順が変わる
• 本記事のひな形をコピペしてカスタマイズすれば、最短で草案が完成する
• 公的ガイドラインとのマッピングを示せば経営層への説明がスムーズ
• 年1回の見直しとeラーニングで形骸化を防ぐ

この記事のひな形が、あなたの「今週中に草案を提出する」ミッションの助けになれば幸いです。個人の使い方ルールと組み合わせる場合は、関連記事「生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15」も合わせて活用してください。

口頭で伝えるだけでは抜け漏れが起きやすく、後任の人が困ってしまいます。かといって何をどこまで書けばいいのか、意外とわかりにくいですよね。

この記事では、Excelを使って漏れなく伝わる引き継ぎシートを作る方法を紹介します。「業務一覧・担当者・手順・注意点・参照先」の5項目フレームに沿って設計するだけで、誰でもわかりやすい引き継ぎ資料が完成しますよ。

この記事は次のような人におすすめです。

• 異動・退職で業務の引き継ぎ資料を作る必要がある人
• Excelで引き継ぎシートを作りたいが何を書けばいいか迷っている人
• 後任に「聞かなくても見ればわかる」資料を残したい人

引き継ぎ資料をExcelで作るメリット

引き継ぎ資料のフォーマットはWord・PDF・社内Wikiなど選択肢がありますが、Excelには次のようなメリットがあります。

とくに事務系の業務では、業務ごとの手順や頻度を表形式で整理できるExcelが最も扱いやすいツールです。

TIP

会社指定のフォーマットがある場合はそちらを優先しましょう。指定がないときにExcelを選ぶと、上記のメリットを活かせます。

引き継ぎシートに必要な5つの項目

引き継ぎ資料で「何を書けばいいかわからない」と悩む原因は、項目が決まっていないことがほとんどです。次の5つの項目を押さえておけば、業務の大半をカバーできます。

項目1: 業務一覧

引き継ぐ業務の名前と概要を一行ずつ並べます。ここが引き継ぎシートの背骨になる部分です。

記載例:

「毎日やる業務」「毎週やる業務」「毎月やる業務」「年に数回の業務」と頻度で分けて並べると、後任の人が優先度を判断しやすくなります。

項目2: 担当者・関係者

その業務に関わる人を明記します。自分以外に誰がいるのかがわかるだけで、後任の不安はかなり減ります。

部署名・氏名だけでなく、「何を聞ける人なのか」を一言添えましょう。「佐藤さん（売上データの締め日について確認する人）」のように書くと、後任がためらわずに連絡できますよ。

項目3: 手順

業務の具体的な進め方をステップで書きます。引き継ぎ資料で最も重要な部分です。

記載のポイント:

• 1ステップ = 1つの操作にする（「データをダウンロードして貼り付けて集計する」ではなく3ステップに分ける）
• 操作するファイルやシステムの名前を正確に書く
• 「どこの」「何を」「どうする」の3要素を入れる

例（月次売上集計の場合）:

項目4: 注意点・よくあるトラブル

手順どおりに進めても、つまずきやすいポイントは必ずあります。自分が過去に困ったことや、失敗した経験をそのまま書いておきましょう。

例:

• 「CSVファイルは文字コードがShift_JISとUTF-8の2種類ある。営業部のデータはUTF-8なので、Excelで直接開くと文字化けする。メモ帳で開いてShift_JISで保存し直してから取り込むこと」
• 「毎月10日前後にシステムメンテナンスがある。その期間はデータのダウンロードができないので、5日までに取得しておくこと」
• 「請求書の消費税は切り捨て。ROUNDDOWN関数を使っているので数式を壊さないこと」

TIP

「自分が最初に戸惑ったこと」を思い出すと、書くべき注意点が見つかります。引き継ぐ側にとっては当たり前でも、後任にとっては初めての情報です。

項目5: 参照先・保存場所

業務で使うファイルやマニュアルの場所を一覧にします。「あのファイルどこだっけ？」は引き継ぎ後に最も多い質問です。

ファイルサーバーのパスは省略せず「ドライブ名から」フルパスで記載しましょう。自分のPCでだけ使えるショートカットやブックマークのパスは後任の環境では使えません。

Excelで引き継ぎシートを作る手順

5つの項目がわかったところで、実際にExcelでシートを組み立てていきましょう。

ステップ1: 新規ブックを作成してシート構成を決める

Excelを開いて新しいブックを作成します。シート構成は次の2パターンがおすすめです。

パターンA: 1シート完結型（業務数が10個以下の場合）

1つのシートに業務一覧と詳細をすべてまとめます。シンプルで見やすく、小規模な引き継ぎに最適です。

パターンB: 一覧+詳細シート型（業務数が多い場合）

• 「業務一覧」シート: 全業務を一行ずつ並べた概要リスト
• 「業務名_詳細」シート: 業務ごとに手順・注意点を記載

業務が多い場合はパターンBにすると、一覧で全体を把握してから詳細を見る流れが作れますよ。

ステップ2: 列の構成を設定する

パターンAの場合、以下の列構成がおすすめです。

列幅は ホームタブ > 書式 > 列の幅 から数値で指定できます。

TIP

列幅に迷ったら、いったんデータを入力してから 列番号の境界をダブルクリック すると自動調整されます。見出し行ではなく、最もデータが長い行を基準に調整しましょう。

ステップ3: ヘッダー行を作成する

1行目をヘッダー行にします。

1. A1からG1に列の見出し（「業務名」「概要」「頻度」…）を入力する
2. A1:G1を選択して 太字（Ctrl+B） にする
3. ホームタブ > 塗りつぶしの色 でヘッダー行に薄い色（水色や薄いグレー）を付ける
4. ホームタブ > 罫線 > 格子 で表全体に罫線を引く

ヘッダー行に色を付けるだけで、データ行との区別がつきやすくなります。

ステップ4: データを入力する

2行目以降に、5つの項目に沿って業務データを入力していきます。

入力のコツ:

• 頻度の高い業務から並べる（毎日 → 毎週 → 毎月 → 年数回）
• 手順が長い場合は「詳細は〇〇シート参照」としてハイパーリンクを設定する（Ctrl+K）
• セル内で改行したいときは Alt+Enter を使う

ハイパーリンクの設定方法:

1. リンクを設定したいセルを選択して Ctrl+K を押す
2. 左側の「このドキュメント内」を選択する
3. リンク先のシートを選んで「OK」をクリックする

ステップ5: フィルターを設定する

業務データの入力が終わったら、フィルターを設定しておきましょう。後任の人が「毎月の業務だけ見たい」という使い方ができます。

1. ヘッダー行（1行目）のどこかのセルを選択する
2. データタブ > フィルター（またはCtrl+Shift+L）をクリックする

これで「頻度」列で「毎月」だけに絞り込んだり、「担当者」列で特定の人に関係する業務だけを表示したりできます。

受け取る側が迷わない書式設定のコツ

セルの保護で数式を守る

引き継ぎシートに数式が入っている場合、後任がうっかり数式を消してしまうことがあります。編集させたくないセルをロックしておきましょう。

1. Ctrl+A でシート全体を選択する
2. 右クリック > セルの書式設定 > 保護タブ で「ロック」のチェックを 外す
3. 保護したいセル（数式・ヘッダー行）を選択して「ロック」に チェックを入れる
4. 校閲タブ > シートの保護 をクリックする

NOTE

パスワードを設定する場合は、引き継ぎ資料にパスワードもメモしておきましょう。後任が解除できなくなると本末転倒です。

コメント・メモの活用

セルに補足情報を残したいときは、コメント機能が便利です。セルにカーソルを置くだけでポップアップ表示されるので、シートの見た目を崩しません。

• Excel 365/2021: 右クリック > メモを挿入
• Excel 2019以前: 右クリック > コメントの挿入

「この業務は4月だけ特別な対応がある」「この数式は絶対に変更しないこと」など、手順には書ききれない補足に使いましょう。

条件付き書式で重要度を可視化する

業務の頻度に応じて色分けすると、一覧表が見やすくなります。

例: 「頻度」列の値に応じて色分けする

1. 頻度のデータが入っている範囲（C2:C20など）を選択する
2. ホームタブ > 条件付き書式 > セルの強調表示ルール > 指定の値を含むセル を選択する
3. 「毎日」と入力して、書式を「濃い赤の文字、明るい赤の背景」に設定する
4. 同様に「毎週」「毎月」にも別の色を設定する

頻度の高い業務が色で目立つようになり、後任が優先すべき業務をすぐに判断できます。

印刷設定を整える

引き継ぎ資料は紙に印刷して使うケースもあります。

1. ページレイアウトタブ > 印刷の向き を「横」に変更する
2. ページレイアウトタブ > 拡大縮小印刷 で「横: 1ページ」に設定する
3. ページレイアウトタブ > 印刷タイトル > タイトル行 で1行目（$1:$1）を設定する
4. Ctrl+P で印刷プレビューを確認する

印刷タイトルを設定すると、2ページ目以降にもヘッダーが印刷されます。

引き継ぎ資料の作成でよくある失敗と対策

NOTE

引き継ぎ資料は早めに着手しましょう。異動・退職の2週間前から作り始め、後任と1週間は並走する期間を設けるのが理想です。「最終出社日に資料を渡す」だけでは後任が質問できません。

Excel・Word・PDFの使い分け

おすすめの組み合わせ:

• Excel: 業務一覧表（全体の概要把握用）
• Word: 業務ごとの詳細手順書（画面キャプチャ付き）
• PDF: 完成した資料のアーカイブ用

ExcelのセルにWordファイルへのハイパーリンク（Ctrl+K）を設定すると、業務一覧からワンクリックで詳細手順書に飛べて使いやすくなりますよ。

よくある質問（FAQ）

Q. 引き継ぎ資料はどれくらいの量が適切ですか？

A. 業務の数と複雑さによります。業務一覧シートは全業務を1枚に収め、詳細な手順は別シートに分けるのがおすすめです。「A4で5枚以内に収める」を目安にしてみてください。資料が厚すぎると後任が読まなくなります。

Q. 引き継ぎ期間が1週間しかありません。どうすればいいですか？

A. まず「頻度の高い業務」と「ミスが許されない業務」を優先して資料化しましょう。年に数回の業務は口頭でメモを渡すだけでも構いません。並走期間を1日でも確保して、後任がその場で質問できる機会を作ることが最優先です。

Q. Excelのどのバージョンでも使えますか？

A. この記事で紹介した機能（フィルター・セルの保護・条件付き書式・コメント）はExcel 2010以降であればすべて使えます。Excel 365/2021ではコメントとメモが分離されており、用途が違います。共同編集が不要な引き継ぎ資料では「メモ（旧コメント）」を使う方が適しています。

まとめ

この記事では、Excelで業務引き継ぎ資料を作る方法を紹介しました。

• 引き継ぎシートは 「業務一覧・担当者・手順・注意点・参照先」の5項目 を押さえる
• Excelなら一覧性が高く、フィルターで絞り込みもできる
• 書式設定（セルの保護・コメント・条件付き書式）で「見やすく・壊しにくい」シートを作る
• 業務の洗い出しは 1週間の業務日報 をつけると漏れを防げる
• Excel・Word・PDFを業務内容に応じて使い分けると伝わりやすくなる

引き継ぎ資料は、自分が退職・異動した後にこそ価値が出るものです。後任の人が「この資料があってよかった」と思ってもらえるシートを作ってみてください。

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• ExcelのIF関数の使い方
• ExcelのSUM関数の使い方