手作業の転記はミスのもとですし、元データが更新されても気づけません。

そんなときに使えるのが IMPORTRANGE関数 です。別のスプレッドシートからデータを自動で取得できるので、転記作業がゼロになります。

この記事では、基本の書き方から他の関数との組み合わせまで解説します。

IMPORTRANGE関数とは？

IMPORTRANGE関数は、別のスプレッドシートからデータを取得する関数です。

英語の「import（取り込む）」と「range（範囲）」が名前の由来です。指定したファイルの指定した範囲をそのまま引っ張ってこられます。

たとえば、次のような場面で活躍します。

• 各支店の売上ファイルを本部の集計ファイルにまとめる
• マスタデータを複数のファイルから参照する
• 別チームが管理するデータを自分のシートで活用する

元のファイルが更新されると、取得先にも反映されます。コピペと違ってデータの鮮度が保たれるのが大きなメリットです。

NOTE

IMPORTRANGE関数はGoogleスプレッドシート専用です。Excelには同じ関数は存在しません。Excelで別ブックのデータを参照するには、外部参照（[ブック名]シート名!セル）を使います。

IMPORTRANGE関数の書き方（構文と引数）

基本構文

=IMPORTRANGE(スプレッドシートのURL, 範囲の文字列)

引数の説明

第1引数には、データ元のスプレッドシートのURLを丸ごと貼り付けます。ブラウザのアドレスバーからコピーすればOKです。

第2引数は "シート名!セル範囲" の形式で指定します。シート名を省略すると、最初のシートが対象になります。

IMPORTRANGE関数の基本的な使い方

ここでは、以下のような「売上管理」スプレッドシート（シート名: 売上データ）からデータを取得する例で説明します。

アクセスを許可する手順

IMPORTRANGE関数を初めて使うときは、アクセス許可が必要です。

数式を入力すると、セルに #REF! エラーが表示されます。これは正常な動作です。

セルをクリックすると「アクセスを許可」というボタンが表示されます。このボタンをクリックすれば、データが取得されます。

NOTE

アクセス許可はスプレッドシートの組み合わせごとに1回だけです。一度許可すれば、同じファイル間では再許可は不要です。別の数式を追加しても、そのまま使えます。

シート名を指定して取得する

データ元のシート名が「売上データ」の場合、次のように書きます。

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx", "売上データ!A1:D6")

xxxxx の部分は実際のスプレッドシートIDです。URLをそのまま貼り付けてください。

A1:D6の範囲（見出し行を含む4列×6行）が、数式を入力したセルを起点に展開されます。

TIP

URLが長くて数式が読みにくい場合は、URLを別のセルに入力しておくと便利です。たとえばA1セルにURLを入れておけば、次のように書けます。

“`
=IMPORTRANGE(A1, “売上データ!A1:D6”)
“`

複数の数式で同じファイルを参照するときに特に効果的です。

IMPORTRANGE関数の実践的な使い方

IMPORTRANGE関数は、他の関数と組み合わせることで真価を発揮します。取得したデータをそのまま加工できるので、転記後の手作業もなくなります。

QUERY関数との組み合わせ（条件付き取得）

QUERY関数は、SQLに似た命令でデータを操作できる関数です。IMPORTRANGE関数で取得したデータに対して、条件付きの抽出や集計ができます。

たとえば、別ファイルの売上データから「東京支店」のデータだけを取得するにはこう書きます。

=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx", "売上データ!A1:D6"), "SELECT * WHERE Col2 = '東京'")

ポイントは列の指定方法です。通常のQUERY関数では A, B, C... で列を指定します。しかしIMPORTRANGE経由の場合は Col1, Col2, Col3... という形式になります。

取得範囲の左端が Col1、2列目が Col2 という対応です。

支店ごとの売上合計を出すこともできます。

=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx", "売上データ!A1:D6"), "SELECT Col2, sum(Col4) GROUP BY Col2")

WARNING

IMPORTRANGE経由のQUERY関数で A, B, C 形式を使うとエラーになります。必ず Col1, Col2... 形式で列を指定してください。

VLOOKUP関数との組み合わせ（マスタ検索）

VLOOKUP関数は、検索値をもとに対応する値を返す関数です。IMPORTRANGE関数と組み合わせれば、別ファイルのマスタデータから必要な情報を引っ張れます。

たとえば、商品マスタが別ファイルにある場合を考えます。B2セルの商品名で検索して、単価を取得するにはこう書きます。

=VLOOKUP(B2, IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx", "商品マスタ!A:C"), 3, FALSE)

第2引数にIMPORTRANGE関数を直接入れるだけです。検索範囲が別ファイルになるだけで、VLOOKUPの使い方自体は変わりません。

TIP

VLOOKUPとIMPORTRANGEの組み合わせは、マスタの一元管理に最適です。商品マスタ・社員マスタ・取引先マスタなどを1つのファイルで管理できます。各部署のファイルから参照する運用がおすすめです。

FILTER関数との組み合わせ

FILTER関数は、条件に合うデータを抽出する関数です。IMPORTRANGE関数で取得した範囲に対してフィルタをかけられます。

金額が40,000円以上のデータだけを取得する場合はこう書きます。

=FILTER(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx", "売上データ!A2:D6"), IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx", "売上データ!D2:D6") >= 40000)

FILTER関数の場合、データ範囲と条件範囲の行数を揃える必要があります。そのため、IMPORTRANGE関数を2回使っています。

TIP

条件付きで別ファイルのデータを取得する場合、QUERY関数との組み合わせのほうが数式がシンプルです。用途に応じて使い分けてください。

IMPORTRANGE関数でよくあるエラーと対処法

#REF! エラーが最もよく出ます。原因の多くは「アクセス許可の未実施」か「範囲指定のミス」です。

まずはセルをクリックして許可ボタンが出ないか確認してください。ボタンが出ない場合は、URLとシート名を見直しましょう。

元ファイルが削除された場合も #REF! エラーになります。この場合は元ファイルを復元するか、数式を修正する必要があります。

IMPORTRANGE関数の注意点・制限事項

IMPORTRANGE関数を使ううえで知っておきたいポイントをまとめます。

データ量の制限

1回のIMPORTRANGE関数で取得できるデータは最大10MBです。大量のデータを取得する場合は、範囲を分割して複数の数式に分けてください。

更新タイミング

取得データはリアルタイム更新ではありません。スプレッドシートを開いたタイミングで再読み込みされます。常に最新データが必要な場合は、定期的にファイルを開く運用が必要です。

権限の管理

データ元のスプレッドシートへの閲覧権限が必要です。権限が変更されると、再度アクセス許可が必要になることがあります。

パフォーマンスへの影響

IMPORTRANGE関数を多用すると、スプレッドシートの動作が重くなります。1つのファイル内で使いすぎないよう注意してください。

WARNING

IMPORTRANGE関数はセルの書式やデータの入力規則は取得しません。取得されるのは値のみです。書式が必要な場合は、取得先のセルに別途設定してください。

まとめ

IMPORTRANGE関数は、別のスプレッドシートからデータを自動取得できるGoogleスプレッドシート専用の関数です。

この記事で紹介した内容を振り返っておきましょう。

まずは基本の書き方とアクセス許可の手順を押さえてください。慣れてきたらQUERY関数やVLOOKUP関数との組み合わせにも挑戦してみましょう。

ファイル間のデータ連携がスムーズになると、スプレッドシートの活用の幅がぐっと広がりますよ。

VLOOKUP・FILTER・SORT を組み合わせれば対応できますが、数式がどんどん長くなって読みにくくなります。

そんなときに使えるのが QUERY関数 です。SQLに似た命令文を1つの関数にまとめて書けるので、抽出・並べ替え・集計を一発で処理できます。

この記事では、基本の書き方からGROUP BY・PIVOTまで、実務データを使ってわかりやすく解説します。

QUERY関数とは？

QUERY関数（クエリ関数）は、SQLに似た命令文でデータを操作できるGoogleスプレッドシート専用の関数です。

英語の「query（問い合わせ）」が名前の由来で、データベースに対して「こういうデータをちょうだい」と問い合わせるイメージです。

たとえば、次のようなことが1つの数式でできます。

• 特定の列だけを取り出す（SELECT）
• 条件に合う行だけに絞り込む（WHERE）
• データを並べ替える（ORDER BY）
• グループごとに集計する（GROUP BY）
• 取得件数を制限する（LIMIT）

NOTE

QUERY関数はGoogleスプレッドシート専用です。Excelには同じ関数は存在しません。ExcelではFILTER関数やピボットテーブルで同様の処理を行います。

QUERY関数の書き方（構文と引数）

基本構文

=QUERY(データ, クエリ, [見出し])

引数の説明

第2引数の「クエリ」がこの関数のキモです。ダブルクォーテーション " " の中にSQL風の命令を書きます。

列の指定には A, B, C… のアルファベットを使います。データ範囲の左端列が A、2列目が B…という対応です。

TIP

「SQLなんて知らない」と思った方もご安心ください。使う命令は SELECT（選ぶ）・WHERE（絞る）・ORDER BY（並べる）くらいです。英単語の意味そのままなので、すぐ慣れます。

QUERY関数の基本的な使い方

ここでは、次のような売上データ（A1:E6）を使って説明します。

SELECT｜列を選んで取り出す

全5列のうち「担当者」と「金額」だけが欲しい場合は次のように書きます。

=QUERY(A1:E6, "SELECT A, E")

A列（担当者）とE列（金額）だけが取り出されます。見出し行もそのまま含まれるのが便利なポイントです。

全列を取得したい場合は SELECT * と書きます。

=QUERY(A1:E6, "SELECT *")

WHERE｜条件でデータを絞り込む

「東京支店だけ」に絞り込むには、WHERE句を使います。

=QUERY(A1:E6, "SELECT * WHERE B = '東京'")

文字列の条件はシングルクォーテーション ' ' で囲むのがルールです。ダブルクォーテーションではないので注意してください。

数値の条件はそのまま書けます。

=QUERY(A1:E6, "SELECT * WHERE E >= 40000")

金額が40,000円以上のデータだけが出力されます。

複数条件（AND / OR）

条件を組み合わせるには AND や OR を使います。

=QUERY(A1:E6, "SELECT * WHERE B = '東京' AND E >= 40000")

東京支店 かつ 金額40,000円以上の行だけが返ります。

=QUERY(A1:E6, "SELECT * WHERE B = '東京' OR B = '大阪'")

東京 または 大阪の行が返ります。

部分一致（contains / starts with / ends with）

「プラン」を含む商品を探したい場合は contains を使います。

=QUERY(A1:E6, "SELECT * WHERE D contains 'プラン'")

前方一致は starts with、後方一致は ends with です。

ORDER BY｜並べ替える

金額の大きい順に並べたい場合は ORDER BY に DESC（降順）を付けます。

=QUERY(A1:E6, "SELECT * ORDER BY E DESC")

小さい順（昇順）は ASC です。省略すると昇順になります。

複数列で並べ替えることもできます。

=QUERY(A1:E6, "SELECT * ORDER BY B ASC, E DESC")

支店名の昇順で並べてから、同じ支店内では金額の降順になります。

LIMIT｜取得件数を制限する

上位3件だけ取り出したいときは LIMIT を使います。

=QUERY(A1:E6, "SELECT * ORDER BY E DESC LIMIT 3")

ORDER BY と組み合わせれば「金額トップ3」のような使い方ができます。

QUERY関数の応用テクニック

GROUP BY｜グループごとに集計する

支店ごとの売上合計を出すには、GROUP BY と集計関数 sum() を組み合わせます。

=QUERY(A1:E6, "SELECT B, sum(E) GROUP BY B")

結果はこのようになります。

使える集計関数は次の5つです。

WHERE + GROUP BY の組み合わせ

営業部だけの支店別合計を出したい場合はこう書きます。

=QUERY(A1:E6, "SELECT B, sum(E) WHERE C = '営業部' GROUP BY B")

WHERE で先に絞り込んでから GROUP BY で集計する流れです。

PIVOT｜クロス集計する

「支店ごと × 部署ごと」のクロス集計を作るには PIVOT を使います。

=QUERY(A1:E6, "SELECT B, sum(E) GROUP BY B PIVOT C")

行が支店、列が部署の集計表が一発で出力されます。Excelのピボットテーブルに近い機能を、数式だけで実現できるのが強みです。

LABEL｜列見出しを変更する

GROUP BY の結果は見出しが sum 金額 のようになります。わかりにくい場合は LABEL で書き換えましょう。

=QUERY(A1:E6, "SELECT B, sum(E) GROUP BY B LABEL sum(E) '売上合計'")

LABEL 列指定 '表示名' の形式で指定します。

FORMAT｜表示形式を指定する

金額にカンマ区切りを付けたい場合は FORMAT を使います。

=QUERY(A1:E6, "SELECT A, E FORMAT E '#,##0'")

表示形式のコードは、セルの表示形式設定と同じ書き方です。

複数の句を組み合わせる

QUERY関数の真価は、複数の句を1つの数式にまとめられる点です。

=QUERY(A1:E6, "SELECT B, sum(E) WHERE E >= 30000 GROUP BY B ORDER BY sum(E) DESC LABEL sum(E) '売上合計'")

この1行で「金額30,000円以上のデータを支店ごとに集計し、合計の大きい順に並べ替え、見出しも整える」ができます。

NOTE

句の記述順序は決まっています。SELECT → WHERE → GROUP BY → PIVOT → ORDER BY → LIMIT → OFFSET → LABEL → FORMAT → OPTIONS の順に書いてください。順番を間違えるとエラーになります。

セル参照をクエリに埋め込む

条件をセルの値で動的に切り替えたい場合は、文字列結合を使います。

たとえば G1 セルに支店名が入っているとします。

=QUERY(A1:E6, "SELECT * WHERE B = '"&G1&"'")

"SELECT * WHERE B = '" と "'" の間に &G1& を挟む形です。ちょっとむずかしく見えますが、やっていることはシンプルです。クエリ文字列の中にセルの値を差し込んでいるだけです。

TIP

プルダウンと組み合わせると、選択した値に応じてデータが自動で切り替わるダッシュボードが作れます。プルダウンの作り方は スプレッドシートのプルダウン作り方｜色付け・連動まで解説 を参考にしてください。

QUERY関数でよくあるエラーと対処法

日付をWHEREで使うときの注意

日付を条件にする場合は date 'yyyy-MM-dd' という特別な書き方が必要です。

=QUERY(A1:E100, "SELECT * WHERE A > date '2026-01-01'")

セル参照で日付を指定する場合は TEXT 関数で変換します。

=QUERY(A1:E100, "SELECT * WHERE A > date '"&TEXT(G1,"yyyy-MM-dd")&"'")

VLOOKUP・FILTER・SORTとの使い分け

QUERY関数は万能ですが、シンプルな処理なら他の関数のほうが手軽です。使い分けの目安をまとめました。

TIP

迷ったら「やりたいことが2つ以上あるか？」で判断してみてください。抽出だけならFILTER、並べ替えだけならSORT。でも「抽出して並べ替えて集計もしたい」なら、QUERY関数の出番です。

まとめ

QUERY関数は、Googleスプレッドシートで使える最強のデータ操作関数です。

この記事で紹介した句を振り返っておきましょう。

まずは SELECT と WHERE だけで十分です。慣れてきたら GROUP BY や PIVOT にも挑戦してみてください。

データ操作の効率がぐっと上がりますよ。