この記事では、GAS（Google Apps Script）も有料ツールも使わずに、スプレッドシートだけで進捗が一目でわかるタスク管理表を作る方法を解説します。使う機能はチェックボックス・COUNTIF関数・条件付き書式の3つだけです。「個人用タスク管理」「チーム共有の週次作業リスト」「新入社員への引き継ぎチェックリスト」の3パターンのテンプレートも紹介しているので、用途に合わせて選んでください。

スプレッドシートのタスク・進捗管理表とは？

今回作る管理表の完成イメージを先に見ておきましょう。

完成したシートではこんなことができます。

• チェックボックスにチェックを入れるだけで「完了」が記録される
• 「○件中△件完了（◯◯%）」が自動で更新される進捗率セルがある
• 完了済みのタスクの行が自動でグレーアウトされ、残タスクが一目でわかる

3つの機能は独立しているので、「まず最小構成だけ作って後から追加する」という進め方もできます。一つずつ積み上げていきましょう。

最小構成で作る基本のタスク管理表

まずはシンプルな構成から始めます。必要な列は4つだけです。

基本の列構成

チェックボックスの設置手順

1. A2セルをクリックして選択する
2. メニューの「挿入」→「チェックボックス」をクリック
3. A2に☐が表示されたことを確認する
4. A2セルをコピーして、A3〜A21など必要な行数に貼り付ける

チェックを入れると TRUE、外すと FALSE という値がセルに入っています。この TRUE/FALSE を後で COUNTIF 関数や条件付き書式が判定に使います。

タスクデータの入力

B列にタスク名、C列に期限、D列に担当者名やメモを入力してください。まず5〜10件ほど入力してテストするのがおすすめです。

A2: ☐  B2: 4月分の経費精算    C2: 2026/5/10  D2: 自分
A3: ☐  B3: 月次報告書の作成   C3: 2026/5/15  D3: 自分
A4: ☐  B4: 新入社員マニュアル更新  C4: 2026/5/20  D4: 田中

これで基本の骨格ができました。次に、進捗率を自動表示するセルを追加します。

進捗率セルを追加する（COUNTIF関数で完了率を自動表示）

シートの上部（たとえば F1〜G3）に進捗状況を表示するエリアを作ります。

基本の進捗率セル（件数カウント）

G1セルに「完了件数」、G2に「全件数」、G3に「進捗率」を表示します。

F1セル: 完了件数（ラベル）
G1セル: =COUNTIF(A2:A100,TRUE)

F2セル: 全件数（ラベル）
G2セル: =COUNTA(B2:B100)

F3セル: 進捗率（ラベル）
G3セル: =IFERROR(G1/G2,"—")

G3セルはパーセント表示にしたい場合は、セルを選択した状態でツールバーの「%」ボタンをクリックしてください。

COUNTIF関数の詳しい使い方はスプレッドシートのCOUNTIF関数の使い方で解説しています。

進捗率の表示バリエーション（4パターン）

用途に合わせて選んでください。

（1）基本：何件完了したか
=COUNTIF(A2:A100,TRUE)&"/"&COUNTA(B2:B100)&"件完了"

（2）パーセント表示（小数なし）
=TEXT(IFERROR(COUNTIF(A2:A100,TRUE)/COUNTA(B2:B100),0),"0%")&" 完了"

（3）「○件中△件完了」の表示
=COUNTIF(A2:A100,TRUE)&"件 / "&COUNTA(B2:B100)&"件中完了"

（4）カテゴリ別の完了率（カテゴリ列がE列の場合）
=COUNTIFS(A2:A100,TRUE,E2:E100,"営業")&"/"&COUNTIF(E2:E100,"営業")&" (営業)"

どれも A2:A100 の範囲はタスクが入っている行数に合わせて調整してください。

完了したタスクの行をグレーアウトする（条件付き書式 + カスタム数式）

チェックが入った行全体を薄いグレーにする設定をします。「完了済みタスクが目立たなくなり、残タスクが浮き上がる」効果があって視認性がぐっと上がりますよ。

カスタム数式を使った設定手順

1. データが入っている範囲全体を選択する（例：A2:D100）
2. メニューの「表示形式」→「条件付き書式」をクリック
3. 右側に条件付き書式のパネルが開く
4. 「条件」プルダウンから「カスタム数式」を選択
5. 数式欄に =$A2=TRUE と入力する
6. 書式スタイルの「塗りつぶし色」を薄いグレー（#EEEEEE など）に設定する
7. 「完了」をクリック

ポイントは =$A2=TRUE の $の位置 です。$A と書くことで「A列は固定・行は変動」という意味になり、選択した範囲の各行で「A列がTRUEかどうか」を個別に判定してくれます。$A$2=TRUE と書くと行も固定されてしまい、全行が同じ判定になるので注意してください。

条件付き書式の詳しい使い方はスプレッドシートの条件付き書式の使い方で解説しています。

グレーアウトと文字色の調整

グレーの背景だけでなく、文字色も薄くするとさらに「完了感」が出ます。同じ条件付き書式のルールで、文字色を薄いグレー（#AAAAAA など）にも設定してください。

テストとして A2 のチェックボックスにチェックを入れてみてください。2行目全体が薄くなれば成功ですよ。

3パターンのテンプレート設計

用途に合わせた3つのパターンを紹介します。列構成だけ変えれば、同じ関数・条件付き書式がそのまま使えます。

パターン1：個人用タスク管理

一人で使うシンプルな構成です。カテゴリ列を追加して種類別に進捗を見るのがポイントです。

進捗率セルはシートの上部に配置し、「全体の完了率」と「カテゴリ別の完了率（パターン4の数式）」を並べると一覧性が高くなります。

パターン2：チーム共有の週次作業リスト

チームで共有する場合は、担当者列を追加して「誰の何が終わっているか」を一目で確認できるようにします。

担当者列はプルダウンリストにしておくと入力が楽です。プルダウンリストの作り方を参考にしてください。

週ごとの完了率を見たい場合は、D列で週を絞るCOUNTIFS関数を使います。

（第1週の完了率）
=COUNTIFS(A2:A100,TRUE,D2:D100,"第1週")&"/"&COUNTIF(D2:D100,"第1週")

パターン3：新入社員の引き継ぎチェックリスト

引き継ぎでは「どこまで説明したか」「本人が理解したか」を別々に記録するのがポイントです。

A列とE列にそれぞれチェックボックスを設置し、「説明した」「理解した」の両方がチェックされた時だけ行をグレーアウトする条件付き書式にすると完成度が上がります。

（A列とE列の両方がTRUEの場合にグレーアウト）
カスタム数式: =AND($A2=TRUE,$E2=TRUE)

引き継ぎが完了した業務は自動でグレーになり、まだ説明中・確認待ちの業務だけが白く残ります。

よくあるエラーと対処法

チェックボックスにチェックを入れると行全体がグレーにならない

条件付き書式のカスタム数式を確認してください。よくある間違いは2つです。

間違い1: $の位置がずれている

❌  =A2=TRUE     （$がない：列が固定されず動いてしまう）
❌  =$A$2=TRUE   （$が多い：行も固定されて2行目の値だけ判定する）
✅  =$A2=TRUE    （列だけ固定：A列の各行を正しく判定）

間違い2: 書式の適用範囲がズレている

条件付き書式パネルの「範囲に適用」欄が A2:D100 ではなく A1:D100 など1行ずれていると、1行下にグレーが出ることがあります。適用範囲の開始行とデータの開始行が一致しているか確認してください。

COUNTIF関数の件数が0になる

チェックボックスの値が TRUE ではなく、文字列 "TRUE" になっているケースがあります。セルを選択して数式バーを確認し、TRUE（青文字）か "TRUE"（黒文字）かを見てください。

文字列になっている場合は、セルを一度削除して「挿入 → チェックボックス」から入れ直すと解消します。

進捗率が0%になる（全件完了しているのに）

COUNTA(B2:B100) でカウントしているB列に空白セルが混入しているか、B列の代わりに別の列で件数を数える必要がある場合があります。実際にデータが入っている列を指定しているか確認してください。

条件付き書式が途中の行から効かなくなる

「条件付き書式 → ルールの管理」を確認すると、同じセル範囲に複数のルールが登録されていて優先度が競合しているケースがあります。不要なルールを削除して整理してください。

まとめ：コピペ用テンプレートまとめ

今回作った管理表のポイントをおさらいします。

チェックボックス設置

• 「挿入 → チェックボックス」で設置、コピーして必要行数分に貼り付け

進捗率セル（基本）

完了件数: =COUNTIF(A2:A100,TRUE)
全件数: =COUNTA(B2:B100)
進捗率: =IFERROR(G1/G2,"—")  ※セルをパーセント表示に

条件付き書式（グレーアウト）

カスタム数式: =$A2=TRUE
適用範囲: A2:D100（データの行数に合わせて調整）
塗りつぶし色: #EEEEEE（薄いグレー）

引き継ぎチェックリスト（AND条件）

カスタム数式: =AND($A2=TRUE,$E2=TRUE)

同じ「テンプレート×関数」の組み合わせシリーズとして、勤怠管理表の作り方とガントチャートの作り方も公開しています。Sheetsだけで作れる実務テンプレートを探している方はあわせて確認してみてください。

タスクの分類や担当者割り当てをAIアシストでやりたい場合はスプレッドシート×Gemini応用｜サイドパネルで数式・複数シート分析・グラフを口頭指示も参考になりますよ。

この記事では、Google Keepの基本操作から、事務職の仕事にそのまま使える活用術7選までをまとめて解説します。読み終わるころには、付箋メモを卒業してGoogle Keepだけで一日の業務をまわせるようになりますよ。

Google Keepとは？事務職に向いている理由

Google Keepは、Googleが提供する無料のメモアプリです。テキストメモ・チェックリスト・画像・音声メモを作成でき、作成したメモはGoogleアカウントを通じてスマホとPCで自動同期されます。

事務職にGoogle Keepが向いている理由は、大きく3つあります。

• 起動が速い: ブラウザで keep.google.com を開くだけ。専用アプリのインストールも不要です
• GWSとシームレスに連携: Googleカレンダー・ドキュメント・スプレッドシートのサイドパネルから直接呼び出せます
• スマホ↔PCの同期が一瞬: 外出先で思いついたメモが、席に戻ったときにはもうPCに表示されています

似たツールに Google ToDo がありますが、役割が少し違います。Keepは「メモと軽いタスク管理」、ToDoは「日付ベースのタスク管理」という位置づけですね。詳しい使い分けは記事の後半で比較表にまとめています。

Google Keepの基本操作を5分でマスターしよう

まずは基本の3操作だけ押さえておけば大丈夫です。どれも直感的に使えますよ。

メモの作成と保存

keep.google.com にアクセスし、画面上部の「メモを入力…」欄をクリックするとメモ作成画面が開きます。タイトルと本文を入力して「閉じる」を押すだけで自動保存されるので、保存ボタンを探す必要はありません。

メモの色を変えたいときは、メモ下部のパレットアイコンから選べます。案件ごとに色分けしておくと、後で一覧から探しやすくなりますよ。

チェックリストへの変換

テキストメモはワンクリックでチェックリストに変換できます。メモ下部の「＋」アイコン（その他のアクション）から「チェックボックスを表示」を選ぶだけです。各項目にチェックを入れると自動で下部に移動するので、残タスクが一目でわかります。

!_images/google-keep-guide/02_screenshot_keep-checklist.png

ラベルでメモを整理する

メモが増えてきたら、ラベルで分類しましょう。メモ下部の「＋」アイコンから「ラベル」を選び、「○○」という名前で新規作成できます。「案件A」「経費精算」「議事録」のように業務単位で作ると管理がラクになりますよ。

左サイドバーのラベル名をクリックすると、そのラベルが付いたメモだけに絞り込めます。

事務職が仕事で使えるGoogle Keep活用術7選

ここからは実務ですぐ使える活用術を7つ紹介します。どれも筆者が日常業務で使っている方法なので、気になるものから試してみてくださいね。

活用術1. チェックリスト型TODO管理で当日業務を可視化する

朝イチで「今日やること」を1枚のチェックリストメモにまとめます。メール返信、資料作成、会議出席など思いつく順にどんどん書き出して、終わったらチェックを入れていくだけ。

ポイントは、メモを1日1枚だけ作ることです。前日のメモはラベル「完了」に移しておけば、今日のメモだけが画面上部に残ります。付箋に書いて机に貼るよりずっと見失いにくいですよ。

活用術2. ラベルで案件別にメモを整理する

担当案件が複数あるときは、案件ごとにラベルを作って分類します。「A社_見積」「B社_契約」「C社_請求」のように会社名と業務種別を組み合わせると、一覧性がグッと上がります。

ラベルは1つのメモに複数付けられるので、「A社_見積」と「要確認」の両方を付けておけば、上司確認待ちのタスクだけを横断的に絞り込めます。これ、案件数が増えたときに本当に助かる機能です。

活用術3. リマインダーで期限を自動通知する

Google Keepのメモには、日時や場所を指定したリマインダーを設定できます。メモ下部のベルアイコンから「日付と時刻」を選び、「明日の10時」と指定するだけ。

設定した時刻になるとGoogleアカウントと連携したスマホやPCに通知が届きます。「金曜までに経費精算」のような緩い期限タスクをKeepに入れておけば、メールフォルダを探さなくても通知で思い出せますよ。

!_images/google-keep-guide/04_screenshot_keep-reminder.png

活用術4. チーム共有メモで情報連携を効率化する

メモ下部の「共同編集者」アイコンから、同じGoogleアカウントを持つメンバーにメモを共有できます。共有されたメンバーは自分のKeep画面からそのメモを閲覧・編集できるので、チーム内の備忘録や引き継ぎリストに便利です。

たとえば「来週のイベント準備チェックリスト」を共有しておけば、誰かがチェックを入れた瞬間にチームメンバー全員の画面に反映されます。わざわざSlackやChatで「終わりました」と報告する手間が省けますよ。

活用術5. スマホ↔PCのシームレス同期で場所を選ばない

外出先の電車内でスマホアプリからメモを追加すると、オフィスのPCブラウザにも即座に反映されます。反対に、PCで作成したメモは帰宅中の電車でスマホから見返せます。

移動中に思いついたアイデアや、打ち合わせ先で聞いたメモを、後で手打ちし直す必要がないのは地味にありがたいポイントですよね。

活用術6. Googleカレンダー連携でリマインダーを一元管理する

Google KeepのリマインダーはGoogleカレンダーと自動で連携されます。Keepで設定した「金曜10時」の通知は、Googleカレンダー上でも同じ時刻に表示されるんです。

スケジュールとタスクが1つのカレンダー画面で俯瞰できるので、「会議の合間にこのタスクをこなす」という時間配分が立てやすくなります。Googleカレンダーをメインに使っている方は、こちらの Googleカレンダーの使い方｜仕事で使う4つの便利機能 もあわせてチェックしてみてください。

活用術7. スプレッドシート・ドキュメントのサイドパネルから呼び出す

Googleスプレッドシートやドキュメントを開いているとき、画面右端のサイドパネルにあるKeepアイコンをクリックすると、Keepのメモ一覧がその場に表示されます。

たとえば集計作業中に「この数字の根拠メモ」を別タブで探さずに、サイドパネルから直接参照できます。サイドパネル内のメモをドキュメントにドラッグ＆ドロップすれば、本文に貼り付けることもできますよ。GWSツール間を行き来する事務作業で、この連携は時短効果が大きいです。

!_images/google-keep-guide/06_screenshot_keep-sidepanel.png

Google KeepとGoogle ToDoの使い分けを比較表で整理

似たツールとしてよく比較される Google ToDo（Google Tasks）との違いを整理しておきます。

ざっくり言うと、「残しておきたい情報がある」ならKeep、「やるべきことを期限管理したい」ならToDo が使い分けの基準です。両方を併用して、アイデアや資料メモはKeepに、純粋なタスクはToDoに入れる運用もおすすめですよ。

Google Keepを使うときの注意点

便利なGoogle Keepですが、いくつか注意しておきたいポイントがあります。

• 添付ファイルは保存できない: ExcelやPDFなどのファイルは添付できません。画像と音声のみ対応です
• メモの文字数制限: 1メモあたり約2万文字までが実用的な上限です。長文議事録はGoogleドキュメントを使いましょう
• 検索は全文検索のみ: ラベルで絞ってから検索するのが効率的です
• ゴミ箱の保持期間は7日間: 誤削除したメモは7日以内なら復元できます。それを過ぎると完全削除されるので注意してください

これらを理解したうえで、「短くて検索しやすいメモの置き場所」としてKeepを使うと失敗しませんよ。

まとめ

Google Keepの基本操作と、事務職向けの活用術7選、そしてGoogle ToDoとの使い分けをまとめてみました。

• Google Keepはメモ・チェックリスト・ラベルの3操作が基本
• 事務職向けには「当日TODO・案件別ラベル・期限リマインダー・チーム共有・スマホPC同期・カレンダー連携・サイドパネル呼び出し」の7つが使える
• Google ToDoとは「情報を残すかタスクを管理するか」で使い分ける
• 添付ファイル不可・文字数制限などの注意点は事前に把握しておく

まずは今日の「やることリスト」をKeepで1枚作ってみるところから始めてみてください。付箋でごちゃついていたデスクが、スッキリ片付くはずですよ。

GWSツールをもっと使いこなしたい方には、NotebookLMとGoogleドライブ連携ガイド もおすすめです。Keepで蓄積したメモをNotebookLMに読み込ませれば、AIが要約してくれますよ。