そんな悩みを一気に解決してくれるのが、Geminiの「Gems（ジェムズ）」機能です。
ChatGPTのカスタムGPTを知っている方なら、「あれのGemini版」と思ってください。それでイメージしやすくなるはずです。

この記事では、Gemini Gemsとは何かから自分で作る手順、事務職に役立つ活用例、無料プランで使えるかまでまとめて解説します。読み終わるころには、自分専用のAIアシスタントを作れるようになっているはずです。

Gemini Gemsとは？ChatGPTのカスタムGPTに相当する機能

Gemini Gemsは、Googleが提供する「カスタマイズ可能なAIアシスタント」を作れる機能です。
役割や口調、出力フォーマットを事前に設定したAIアシスタント（Gem）を作って、繰り返し使えるのが特徴です。

ChatGPTを使ったことがある方なら、「カスタムGPT（GPTs）」を思い出してもらえるとわかりやすいと思います。Gemsはそれのほぼ同等機能で、Gemini版という位置づけです。

GoogleドキュメントやGmailとシームレスに連携できるのが、Gemini Gemsならではの強みです。普段からGoogle Workspaceを使っている事務職の方には、特に便利な機能と言えます。

Gemini Gemsは無料プランで使える？料金プラン別の対応状況

「便利そうだけど、結局有料プランじゃないと使えないんでしょう？」と思った方、ご安心ください。
2024年12月以降、Gemini Gems機能は無料プランでも基本的な作成・利用が可能になりました。

それぞれのプランで使える範囲を、ざっくりまとめると次のようになります。

無料プランでも基本機能は十分に使えます。ただしGemini Advancedにアップグレードすると、より長い指示を読み込ませたり大きなナレッジファイルを使ったりできるようになります。
まずは無料プランで使ってみて、業務にハマるなら有料プランを検討する流れが安心です。

なお、Googleの機能開放スケジュールは流動的です。最新の対応状況はGeminiの公式ヘルプを確認してください。

Geminiそのものの活用方法をもっと知りたい方は、GeminiでGoogleドキュメント・Gmail・スライドを使いこなす｜会社員が毎日使える3つの機能も参考になります。

Gemini Gemsの作り方｜3ステップで自分専用AIアシスタントを作る

ここからは、実際にGemを作る手順を見ていきましょう。
Gemの作成画面は、たった3つの項目を埋めるだけというシンプルな構成になっています。

ステップ1: Gem マネージャーを開く

まず、Geminiのウェブ画面（gemini.google.com）にアクセスします。
画面左側のサイドバーに「Gemマネージャー」または「Gems」という項目があるので、そこから「新しいGem」をクリックします。

ステップ2: 名前と指示を設定する

Gem作成画面では、次の3項目を順番に設定していきます。

1. 名前（Name）
Gemの識別名を入力します。あとから自分が見てすぐわかる名前にするのがおすすめです。
例:「メール返信アシスタント」「議事録整理係」「データ入力チェッカー」など。

2. 指示（Instructions / カスタム指示）
ここがGem作りの肝です。
「どのような役割のAIになってほしいか」を自然言語で書きます。書き方のコツは次の3点です。

• 役割を明確にする（例:「あなたは事務職向けのメール返信アシスタントです」）
• 出力フォーマットを指定する（例:「件名・本文・締めの一文の3ブロックで返してください」）
• 守ってほしいルールを書く（例:「丁寧語で書く」「絵文字は使わない」）

3. ナレッジ（Knowledge / Files）
GemにPDFやGoogleドキュメント、テキストファイルなどをアップロードして、参照知識として使わせる機能です。
社内の文書テンプレートやよく使う略語リスト、議事録の過去サンプルなどを登録しておくと、Gemがそれを参照しながら回答してくれるようになります。

ステップ3: プレビューで動作確認 → 保存

設定が終わったら、画面の右側または下部にあるプレビューエリアで動作を試してみましょう。
想定どおりに動かなかった場合は、指示文を調整して再度プレビューする、というサイクルを2〜3回繰り返すのがおすすめです。
動作に納得できたら「保存」をクリックして完成です。

作成済みのGemは「My Gems」または「Gems」セクションに一覧表示され、いつでも編集・削除できます。
Geminiの基本的な使い方を復習したい方は、Google Workspace × Gemini ワークフロー完全ガイドも合わせてどうぞ。

事務職に役立つGemini Gemsの活用例3選

Gemsを作るときに一番悩むのが「で、結局なにを作ればいいの？」というところだと思います。
ここでは、事務職の方が今日からマネしやすい活用例を3つ紹介します。

活用例1: メール返信アシスタントGem

毎日たくさんのメールに返信していると、文面を考えるだけで時間が溶けていきますよね。
社内向け・取引先向けの2種類の返信パターンを学習させたGemを作っておくと、返信のたたき台を一瞬で出してくれます。

指示の書き方例:

あなたは事務職のメール返信アシスタントです。受け取ったメールの内容に対し、以下のルールで返信案を作ってください。

- 出力形式: 件名 / 本文 / 結びの3ブロック
- 文体: 丁寧語、社内向けは「お疲れさまです」、取引先向けは「お世話になっております」で開始
- 長さ: 本文は150〜250文字程度
- 絵文字・顔文字は使わない

ナレッジに自社の挨拶テンプレートをアップロードしておくと、より自社らしい返信が生成されます。

活用例2: 議事録整理Gem

会議の録音を文字起こししたあと、「これを整理して、論点とアクションアイテムに分けて」と毎回指示するのは骨が折れます。
議事録整理Gemを作っておけば、文字起こしを貼り付けるだけで定型フォーマットに整理してくれます。

指示の書き方例:

あなたは議事録整理の専門アシスタントです。貼り付けられた会議の文字起こしテキストから、以下の4項目を抽出してください。

1. 会議の論点（3〜5個の箇条書き）
2. 決定事項（あったもののみ）
3. アクションアイテム（担当者・期限つき）
4. 次回までの宿題

事実のみを抽出し、推測や補足は加えないこと。

ナレッジに過去の議事録サンプルをアップロードしておけば、自社の議事録テンプレートに沿った形式で出力してくれます。

活用例3: データ入力チェックGem

請求書番号は半角、日付は「YYYY/MM/DD」形式、取引先コードは4桁の英数字。
こういった入力規則のチェックを毎回目視でやるのは大変です。データ入力チェックGemに任せましょう。

指示の書き方例:

あなたはデータ入力チェック担当アシスタントです。貼り付けられたデータについて、以下のルールに従ってチェックし、違反箇所を箇条書きで指摘してください。

- 請求書番号: 半角英数字8桁
- 日付: YYYY/MM/DD形式（半角スラッシュ）
- 取引先コード: 4桁の半角英大文字
- 金額: 半角数字、カンマ区切り

問題がない場合は「すべての項目が規則どおりです」と返してください。

スプレッドシートでGeminiを使う応用テクニックは、スプレッドシートでGeminiサイドパネルを使いこなす応用編も参考になります。

Gemini GemsとGoogle Workspace連携のポイント

Gemsの真価は、Google Workspaceと組み合わせたときに発揮されます。
GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシートのデータをGemsから直接呼び出して操作できるからです。

連携でできること

• Gmail連携: 「@Gmail」で受信箱から特定メールを引っ張ってきて、Gemsに整理させる
• Googleドキュメント連携: 「@ドキュメント」で過去文書を参照しながら新しい文書を作らせる
• スプレッドシート連携: スプレッドシート内のGeminiサイドパネル経由で、自作Gemを呼び出す

連携利用時の注意点

• Google Workspace連携は、利用しているGoogleアカウントの権限内でしか動作しません
• 社内の機密情報をナレッジにアップロードする場合は、社内規定を必ず確認してください
• Workspace連携機能の一部は、Gemini Advanced（有料）で先行提供されることがあります

Gemini × ドキュメント連携の応用例は、Gemini Canvasでドキュメント・議事録・プレゼンを一気に作るで詳しく解説しています。

Gemini Gemsを使う際のよくある疑問とつまずきポイント

ここまで読んで「やってみよう」と思った方が、最初につまずきがちなポイントをQ&A形式でまとめました。

Q1: 一度作ったGemは編集・削除できますか？

はい、いつでも編集・削除できます。
「My Gems」一覧から対象のGemを選び、編集アイコンから指示やナレッジを修正できます。修正内容は保存後すぐに反映されます。

Q2: Gemを他の人と共有できますか？

はい、Gemごとに共有設定が可能です。
チームで同じ業務基準を共有したいときは、Gemを作成してチームメンバーに共有することで品質を揃えられます。
ただし、ナレッジに機密情報を含む場合は共有範囲に注意してください。

Q3: ナレッジファイルに何をアップロードすればいいですか？

「Gemに毎回参照してほしい知識」をアップロードします。
具体例としては次のようなものです。

• 議事録のテンプレートや過去サンプル
• 自社のメール挨拶文・署名集
• よく使う略語・社内用語の一覧
• 業務マニュアルのPDF
• データ入力規則を記載したドキュメント

Q4: Gemが意図どおりに動かないときはどうすればいいですか？

ほとんどの場合、指示文の書き方を見直すと改善します。
特に効果的な調整ポイントは次の3つです。

1. 役割定義を冒頭で明確にする（「あなたは○○の専門家です」）
2. 出力フォーマットを箇条書きで明示する
3. やってほしくないことを「しないこと:」として書き出す

Q5: Geminiの事前構築済みGemも使えますか？

はい、Googleが用意した「事前構築済みGem」も無料で利用できます。
「キャリアガイド」「学習コーチ」「ブレインストーミングパートナー」など、汎用的なGemが揃っています。自作する前に試して感覚をつかむのがおすすめです。

Gemini自体のリサーチ活用については、Gemini Deep Researchをビジネスで使いこなすも合わせてお読みください。

まとめ｜Gemini Gemsで事務作業の「毎回同じ前提入力」から解放されよう

Gemini Gemsは、ChatGPTのカスタムGPTに相当するGemini版のカスタムAIアシスタント機能です。
名前・指示・ナレッジの3項目を設定するだけで、自分専用のAIアシスタントを作れるのが大きな魅力です。

この記事のポイントを振り返ると、次のようになります。

• Gems機能は2024年12月以降、無料プランでも基本機能が使える
• 作り方は「名前」「指示」「ナレッジ」の3ステップ
• 事務職向け活用例は「メール返信」「議事録整理」「データ入力チェック」の3つが鉄板
• Google Workspace連携で、GmailやドキュメントとシームレスにつながるのがGemsならではの強み
• 一度作ったGemは編集・削除・共有が自由

「毎回同じ前提を入力するのが面倒」という日常的なストレスを、Gemsはまるごと解消してくれます。
まずは「メール返信アシスタントGem」を5分で作ってみて、便利さを体感してみてください。一度作ってしまえば、明日からの事務作業の景色が変わるはずです。

スプレッドシートでもGeminiの力を借りたい方は、GoogleスプレッドシートでAI関数（=AI()）を使う方法も合わせて活用してみてください。

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GeminiのほかにChatGPTやClaudeも並行して契約していると、月額料金の合計が気になってくるかもしれません。複数のAIを1つの契約でまとめて使えるサービスを利用すると、サブスクの整理と使い比べを両立できます。

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ChatGPTの名前は知っていても、社内資料をアップロードして大丈夫なのか不安で踏み出せない方も多いはずです。情報漏洩や著作権の問題、回答の正確性、そもそもどこから始めればいいのか。悩みは尽きません。

そこでおすすめしたいのがGoogleの「NotebookLM（ノートブックエルエム）」です。Googleアカウントさえあれば無料で使えます。自分がアップロードした資料だけを根拠に回答してくれる、事務職にぴったりのAIアシスタントです。本記事では、5分の初回セットアップから事務職の業務に直結する5つの活用シーンまで、画面の前で一緒に操作するイメージで解説します。

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/01_screenshot_NotebookLMのトップ画面.png

NotebookLMとは？Googleが作ったAI読書アシスタント

NotebookLMはGoogleが提供するAI搭載リサーチアシスタントです。最大の特徴は、ユーザーがアップロードした資料だけを情報源として回答を生成することです。Web全体を検索しに行きません（出典: https://robotango.biz/knowledge/ai-notebooklm/）。社内マニュアルや議事録など「外に出したくないけれどAIには読ませたい資料」を扱う事務職と相性が良いツールです。

3行でわかるNotebookLMの特徴

• アップロードした資料だけを根拠に回答するので、ハルシネーション（AIの作り話）が起きにくい
• PDF・Word・Googleドキュメント・音声ファイル・WebサイトURLなど多様な形式に対応
• Googleアカウントがあれば無料で利用可能。日本語のチャットもUIも標準対応

アップロードしたデータはAIモデルの学習には使われないと公式に明記されています（出典: https://office-masui.com/notebooklm-free-vs-paid-limits-2026/）。それでも社内ルールでの確認は必要です。不安な方は生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15も合わせてご覧ください。

無料版でできること・できないこと一覧

無料版でできることをまとめた表が次のとおりです（出典: https://office-masui.com/notebooklm-free-vs-paid-limits-2026/）。

事務職の日常業務であれば、ほとんどのケースは無料版で完結します。まずは無料版で十分です。

ChatGPT・Geminiとの使い分け（1行比較）

社内ドキュメントだけを根拠に答えてほしいならNotebookLM、Web上の最新情報や雑多な相談ならChatGPTやGemini、と覚えておけば迷いません。

NotebookLMの始め方｜5分でできる初回セットアップ

ここからは実際の操作手順です。準備するものはGoogleアカウントとブラウザ（Google Chrome推奨）だけです。

ステップ1：Googleアカウントでログインする

ブラウザで notebooklm.google.com にアクセスし、普段使っているGoogleアカウントでログインします。Geminiアプリが利用可能な180以上の地域で利用できます（出典: https://support.google.com/notebooklm/answer/14278184?hl=ja）。

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/02_screenshot_NotebookLMのログイン後トップ画面.png

ステップ2：ノートブックを新規作成する

画面中央の「新しいノートブック」をクリックします。ノートブックは案件や会議ごとに分けて作るのがおすすめです。後から探しやすくなります。

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/03_screenshot_新しいノートブック作成ボタン.png

ステップ3：ソース（PDF・Word・テキスト）を追加する

左側の「ソース」パネルで「＋」をクリックし、PDFや文書ファイルをドラッグ&ドロップします。GoogleドライブからはGoogleドキュメント・スライド・スプレッドシートを直接選択できます（出典: https://support.google.com/notebooklm/answer/16215270?hl=ja）。

対応している主なソース形式
- PDF / テキスト / マークダウン
- Microsoft Word
- Google ドキュメント / スライド / スプレッドシート
- 音声ファイル / 画像ファイル
- WebサイトURL

ソース一覧に追加されたことを確認したら準備完了です。右側のチャット欄に質問を入力すると、AIが指定したソースだけを参照して出典付きで答えてくれます。

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/04_screenshot_ソース追加後のチャット画面.png

事務職が使える5つの場面と操作手順

ここからが本題です。事務職の業務に直結する5つのシーンを、それぞれ「準備するソース」「操作手順」「活用のコツ」の3点で紹介します。

シーン1：会議の議事録を5分で要約する

毎週の定例会議の議事録作成に時間を取られている方におすすめです。会議の音声データや文字起こしテキスト、配布資料PDFをまとめてソースに追加し、AIに要約させます（出典: https://www.smartshoki.com/blog/gijirokusakusei/howto-notebooklm-minutes-creation/）。

操作手順は次のとおりです。

1. 会議名でノートブックを新規作成する
2. 音声ファイルまたは文字起こしテキストと、配布資料PDFをソース追加する
3. チャットで「決定事項を箇条書きでまとめてください」と入力する
4. 続けて「担当者別のタスクと期限を表形式で出してください」と追加質問する
5. 出力をコピーしてGoogleドキュメントに貼り付ける

プロンプト例
この会議の決定事項を5項目以内で箇条書きにまとめてください。
そのうえで、担当者・期限・タスク内容を表形式で整理してください。

ポイントは、一度にすべてを要求せずに段階的に質問することです。回答の精度が安定します。

シーン2：分厚いマニュアルをQ&A形式で検索できるようにする

就業規則や経費精算マニュアルなど、必要なときに該当ページを探すのが大変な資料に効果的です。社内マニュアル専用のAIヘルプデスクを作るイメージで使います（出典: https://robotango.biz/knowledge/ai-notebooklm/）。

1. 「社内マニュアル」というノートブックを作成する
2. 就業規則・経費規程・出張規程などのPDFを最大50ファイルまでまとめてアップロードする
3. チャットで「育児休業の申請手順を教えてください」のように自然な日本語で質問する
4. 出典付きの回答が表示されるので、リンクをクリックして元資料の該当箇所を確認する

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/05_screenshot_マニュアルへの質問と出典付き回答.png

NotebookLMは社内マニュアルだけを根拠に答えます。Web上の一般情報と混ざる心配がありません。これは事務職にとって非常に大きな安心材料です。アップロード前のセキュリティ確認は生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15を参照してください。

シーン3：報告書・企画書の叩き台をAIに作らせる

「書き出しが思いつかない」を解決するシーンです。過去の類似報告書や関連データをソースに追加し、構成案から作らせます（出典: https://www.notta.ai/blog/notebooklm-beginner-guide-usage）。

1. 過去の類似報告書・データ資料・関連議事録をソース追加する
2. チャットで「経営層向けに、A4一枚で読める四半期報告書の構成案を作ってください」と指示する
3. 構成案が出たら、章ごとに「この章の本文を300文字で書いてください」と追加で依頼する
4. 右側の「ノート」パネルで「新しいノートを作成」を選び下書きを保存する
5. 生成されたテキストをWordやGoogleドキュメントに転記し、自分の言葉で加筆する

ゼロから書くのではなく「叩き台を直す」スタイルにすることで、取りかかりの心理的ハードルが大きく下がります。

シーン4：研修資料の音声化（Audio Overview）

NotebookLMの目玉機能のひとつが「Audio Overview（音声概要）」です。2025年4月30日より日本語を含む50以上の言語に対応しました。2人のAIホストが対話形式で資料内容を解説する、ポッドキャスト形式の音声を生成できます（出典: https://blog.google/intl/ja-jp/company-news/technology/notebooklm-50/）。

1. 研修資料PDFまたはGoogleスライドをソース追加する
2. ノートブック右側の「音声概要」パネルで「生成」をクリックする
3. 数分待つと、2人のAIホストによる対話形式の音声が生成される
4. 再生またはダウンロードして、通勤中や作業中のながら学習に活用する

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/06_screenshot_音声概要の生成画面.png

無料版の生成は1日3回までです。新人研修やコンプライアンス研修の資料を音声化しておくと、現場での聞き直しに重宝します。

シーン5：社内ルール集からFAQチャットボットを作る

複数部門のマニュアルを横断的に整理し、新入社員向けのFAQを一気に作るシーンです（出典: https://www.marubeni-idigio.com/insight-hub/notebooklm/）。

1. 総務・人事・経理・営業など複数部門のマニュアルをまとめてソース追加する
2. チャットで「新入社員がよく質問する内容を10個リストアップしてください」と指示する
3. 出力されたリストの各質問について「この質問への回答をマニュアルに基づいて200文字で書いてください」と追加で指示する
4. 完成した質問と回答のセットをノートに保存し、Googleドキュメントに転記して整形する

プロンプト例
新入社員が入社1ヶ月以内によく質問する内容を、業務カテゴリ別に10個リストアップしてください。
各質問には、ソース内のどの文書を参照すべきかも併記してください。

社内FAQのたたき台が30分程度で作れます。これまで数日かけていた整理作業が劇的に短縮できます。

すぐ使えるプロンプトテンプレート集（5シーン対応）

5つのシーンで実際に使えるプロンプトをまとめました。コピーしてそのまま使ってください。

議事録要約プロンプト

この会議の決定事項を5項目以内で箇条書きにまとめてください。
そのうえで、担当者・期限・タスク内容を表形式で整理してください。
未決事項がある場合は、決定事項とは別に「要確認事項」として列挙してください。

マニュアルQ&A化プロンプト

「[質問内容]」について、ソース内のマニュアルに基づいて手順を説明してください。
回答には、参照したマニュアルのページ番号またはセクション名も記載してください。

報告書叩き台プロンプト

[対象期間]の[テーマ]について、経営層向けにA4一枚で収まる報告書の構成案を作ってください。
各章の見出しと、その章で伝えるべき要点を箇条書きで示してください。

うまくいかないときの確認ポイント3つ

対応しているファイル形式を確認する

PDF・Word・Googleドキュメント・スライド・スプレッドシート・音声・画像・WebサイトURLが対応形式です。古いdoc形式やパスワード付きPDFはエラーになることがあります。docxやパスワード解除済みPDFに変換しましょう。

ファイルサイズの上限（200MBまで）に注意する

1ソースあたり50万文字または200MBが上限です。長大な資料は章ごとに分割するとうまく取り込めます。

日本語精度の注意点と回避策

専門用語が多い文書ほど、質問を具体的にすると回答の質が安定します。また、Googleドキュメントを更新したあとは、ソース横の同期ボタンを手動でクリックしないと最新内容が反映されません。覚えておくと便利なポイントです。

Googleツール全体で業務を効率化したい方はGoogle Workspace Studioの使い方もぜひあわせて読んでみてください。

まとめ｜まずは1シーンだけ今日試してみよう

NotebookLMはGoogleアカウントだけで無料で使えます。自分がアップロードした資料だけを根拠に答えてくれる、事務職にとって非常に頼もしいAIアシスタントです。本記事で紹介した5つのシーンのうち、まずは一番身近な「議事録要約」か「マニュアルQ&A化」のどちらかを今日試してみてください。

notebooklm.google.com にログインして、手元にあるPDFを1つドラッグ&ドロップするだけで第一歩は完了です。一度体験すると、これまで30分かけていた作業が5分で終わる快感に驚くはずです。社内利用前のセキュリティ確認は生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15を参考にしてください。明日からの事務仕事が、ぐっと軽くなります。

会議の文字起こしを自動化する（PR）

NotebookLMに読み込ませる議事録そのものを用意する段階では、AI文字起こしサービスが役立ちます。会議の録音からテキスト化までを自動化できれば、ナレッジ化の入り口がさらにラクになります。

会議の文字起こしなら【Notta】