「育休中の社会保険料ってどうなるんでしたっけ？」「経費精算で領収書を紛失した場合の代替手段は？」「出張時の宿泊費上限は役職別にどう違いましたか？」

総務・人事・労務の担当者なら、こうした問い合わせを毎週何件も受けているのではないでしょうか。答えはすべて社内規程に書いてあります。それでも、分厚い就業規則PDFや散らばった規程ファイルから該当箇所を毎回探すのは、想像以上に時間がかかります。

この問題を「規程集をAIに丸ごと読ませて、自然言語で質問するだけで条文ごと返してくれるデータベース」に変えてくれるのが Google の NotebookLM です。本記事では、就業規則・経費規程・業務マニュアルといった社内文書群を NotebookLM に取り込み、社内のナレッジベースとして実運用するための「設計→構築→運用→共有→改定対応」までを、総務・人事担当者の目線でフル解説します。

ベンダー記事にありがちな「便利です」「導入が増えています」という抽象論ではなく、ノートブックの設計パターン3種、規程文書専用のプロンプト5本、ファイル数制限を超える現実的な運用パターン、社内決裁を通すための情報漏洩論点FAQまで、明日から動ける粒度でまとめました。

なぜ今、社内マニュアル・規程集をNotebookLMで運用するのか

「あの規程どこ？」が毎週繰り返される総務・人事の現実

中堅企業の総務・人事担当者にヒアリングすると、多くの方が同じ悩みを抱えています。

• 就業規則・育休規程・経費規程・出張規程・情報セキュリティ規程など、規程が20本以上ある
• 各規程は 50〜100ページのPDF で、目次から手作業で該当箇所を探している
• 同じ質問を 月に何度も別の社員から受ける（「育休中の住民税は？」など）
• 規程改定があるたびに 新旧比較資料 を作って周知する作業が発生する
• 入社時オリエンや異動時の説明で、毎回同じ規程の説明を繰り返している

これらの作業は「規程の内容を理解している人にしかできない」ため、属人化が進みます。担当者が休んだ瞬間、社内の問い合わせ対応が止まってしまう企業も少なくありません。

NotebookLMが社内文書AI化に向く3つの理由

ChatGPT や Gemini といった汎用AIに規程をコピペして質問する方法もありますが、社内文書管理においては NotebookLM を選ぶ明確な理由 があります。

理由1: ソースグラウンディング型でハルシネーションを抑える

NotebookLM は、アップロードしたソース（規程PDFなど）の中身に 完全にロック された状態で回答を生成します。汎用AIのように「学習データから推測してそれっぽい答えを作る」ことがなく、ソース内に答えがなければ「該当する記載は見つかりません」と返します。規程運用では、この性質が何より重要です。

理由2: 引用バッジで条文番号までトレースできる

回答内の各文に「[1]」「[2]」のような数字バッジが付き、クリックすると 元のソースの該当箇所 が右ペインに表示されます。「就業規則 第32条第2項に基づき〜」のように 条文単位で根拠提示 できるため、労務監査や説明責任が問われる場面でもそのまま使えます。

理由3: アップロードした内容がモデル学習に使われない

Google の公式ポリシーで「NotebookLM はユーザーがアップロードしたソース、クエリ、生成された応答をモデルの学習に使用しない」と明記されています（出典: Google NotebookLM プライバシーポリシー）。社内規程・人事情報・契約書など機密性の高い文書を扱う総務・人事部門にとって、これは 社内決裁を通すうえでの大前提 です。

取り込む前に知っておきたいNotebookLMの仕様と制限

実際にノートブックを作る前に、運用に直結する仕様を押さえておきましょう。設計ミスをすると、途中で作り直しになることがあります。

1ノートブック=最大50ソースの壁

NotebookLM には、無料プランと有料プランの NotebookLM Plus があります。社内利用で意識すべき主な制限は以下の通りです（2026年5月時点の公式情報をもとに整理）。

「単語」は英語の word に相当する単位で、日本語の場合は形態素や文字数とは厳密に一致しません。実用上は「1ソースあたり、相当ボリュームの規程1本（数百ページ規模）まで載る」と考えて差し支えありませんが、巨大な規程集を1ファイルにまとめるとアップロード上限に近づくことがあります。プラン仕様は変更される可能性があるため、最新情報は必ず公式ヘルプセンターで確認してください。

中堅企業（従業員50〜500名）が現実的に運用する場合、規程の本数だけで30〜50本 に達するケースが多く、無料プランの50ソース制限には早めに到達しがちです。後述する「ノートブック分割設計」と「ファイル統合」のテクニックで対処します。

対応ファイル形式と社内文書の取り込み方

公式にサポートされている形式と、社内文書での実用的な扱い方をまとめました。

実務での運用ヒント:

• スキャンしただけのPDFはOCRが必要。Adobe Acrobat や Google ドライブのテキスト認識機能で 検索可能なPDF に変換してからアップロードする
• Word ファイルはアップロードがうまくいかないケースがあるため、いったん Google ドキュメントに変換してからアップロードするのが安全
• Excel 表形式の規程一覧（手当一覧表など）は、Google スプレッドシートに移してから取り込む

引用バッジ機能で「条文番号」までトレースできる

社内文書AI化において、引用機能は 生命線 です。NotebookLM は回答の各文末に[1][2][3]のような番号を付け、クリックでソースの該当ページ・該当行までジャンプします。

例えば「育休中の社会保険料免除はいつから始まりますか？」と質問すると、

育児休業中の社会保険料は、育児休業を開始した月から終了する月の前月までの期間、本人および会社負担分のいずれも免除されます[1]。免除を受けるには、会社経由で申請書を提出する必要があります[2]。

[1] 育児休業規程 第8条第1項
[2] 育児休業規程 第8条第3項

のように、条文番号レベル でソースを示してくれます。労務担当者が監査対応や本人説明に使う際、この引用機能があるかないかで信頼性がまったく違います。

ノートブック設計の3パターン｜企業規模別の選び方

NotebookLM 社内運用で最初にぶつかるのが「全部まとめて1個のノートブックでいいのか、分けるべきか」という設計判断です。3つのパターンを比較します。

パターンA: 全社統合型（〜100名規模）

1つのノートブックに全規程を集約するシンプル設計です。

ソース構成例:

• 就業規則
• 給与規程
• 退職金規程
• 経費規程
• 出張規程
• 育児・介護休業規程
• ハラスメント防止規程
• 情報セキュリティ規程
• 業務マニュアル（数本）

メリット:

• 設計工数が最小。すぐに運用開始できる
• 横断質問が可能: 「育休中の経費精算ルールは？」「出張中のセキュリティ対応は？」など、複数規程をまたぐ質問が一度で済む

デメリット:

• 50ソース制限に早期に到達する
• 1規程の改定が全体に影響する（再アップロード時、他のソースに干渉する可能性がある）

向いている企業:

• 従業員100名以下
• 規程数が30本以下
• 部署別の権限分離が不要

パターンB: 部署別分割型（100〜300名規模）

部署単位でノートブックを分割し、それぞれの部署が自部門の規程・マニュアルを所有します。

ソース構成例（人事・労務ノートブック）:

• 就業規則
• 育児・介護休業規程
• 休職規程
• 採用マニュアル
• 評価制度規程
• 賃金規程

メリット:

• 部署内に閲覧権限を限定できる（人事の機密規程を経理に見せない、など）
• 関連性の高い規程同士でクラスタ化されるため、回答精度が向上しやすい
• 規程改定の影響範囲が部署内に閉じる

デメリット:

• 部署横断の質問ができない（経費規程と人事評価の関係など）
• 部署を兼務する社員が複数ノートブックを使い分ける必要がある
• 同じ規程（情報セキュリティ規程など）を複数部署で重複保持することになる

向いている企業:

• 従業員100〜300名
• 部署別の権限管理が必要
• 人事・経理など機密度の高い部署がある

パターンC: 業務カテゴリ別型（300〜500名規模）

「申請・承認」「労務手続き」「経費・出張」「コンプライアンス」のように、業務シーン単位 でノートブックを分けます。

ソース構成例（申請・承認ノートブック）:

• 稟議規程
• 押印規程
• 契約管理規程
• 電子契約マニュアル
• 購買規程

メリット:

• 社員の 「困った時のシーン」 から直結で検索できる
• 部署横断質問にも対応できる（「契約締結時の押印手続き」など）
• 業務プロセス目線なので、新入社員への説明にも使いやすい

デメリット:

• 設計に時間がかかる（業務シーンの洗い出しが必要）
• 1つの規程を複数のカテゴリに重複配置する必要がある場合がある（情報セキュリティ規程は「コンプライアンス」「業務マニュアル」両方に必要、など）

向いている企業:

• 従業員300〜500名
• 規程数が50本超
• バックオフィスDX を本格化したい企業

パターン選択の早見表

迷ったら、まずは A で立ち上げて、運用してみて B または C に分割していく のが現実的です。設計を最初から完璧にしようとすると、いつまでも運用が始まりません。

50ソース制限を超える運用の現実解

設計パターンを決めても、無料プランの 50ソース制限 に早晩ぶつかります。Plus に切り替えるのがベストですが、無料プランで運用したい場合の現実的な回避策を3つ紹介します。

目次＋本体PDFの分割アップロード

規程一覧（目次）を1つのGoogle ドキュメントにまとめ、各規程をそれぞれ個別PDFで取り込みます。目次ドキュメントには「規程名・条文構成・改定履歴・担当部署」を一覧化しておきます。

[ノートブック内のソース構成例]
- 規程一覧（目次）.gdoc ← マスター索引として機能
- 就業規則.pdf
- 育児・介護休業規程.pdf
- 経費規程.pdf
...（各規程を個別ファイルで保有）

質問時、AIが「どの規程に答えがあるか」を目次から判断しやすくなり、回答精度が向上します。

補足資料との分離

規程ノートブックを2つに分け、メイン側を 正規の規程・本則のみ にします。

• メインノートブック「現行規程」: 就業規則本則・各規程本則のみ（〜50ソース）
• 別ノートブック「補足資料」: 別表・参考資料・FAQ集・運用通達

質問内容によってどちらのノートブックを使うかを使い分けます。「規程の正式条文」を聞きたいときはメイン、「運用上の慣行」を聞きたいときは補足、という整理になります。

アーカイブの分離

規程改定が頻繁な企業では、現行版と過去版を別ノートブックにします。

• 現行規程ノートブック: 改定後の最新版のみ（質問の95%はここで完結）
• 履歴ノートブック: 旧版・改定差分資料（監査対応・遡及確認用）

「2024年4月時点の出張規程ではどうだったか？」のような 時系列を遡る質問 は履歴ノートブックを使うことで、現行ノートブックの精度を落とさずに済みます。

規程文書の精度を上げる「専用プロンプト」5本

NotebookLM はそのまま自然言語で質問しても答えてくれますが、規程文書特有の質問パターン に最適化したプロンプトを使うと、回答品質が一段上がります。コピペで使える5本を用意しました。

プロンプト1: 条文番号付き引用

規程の根拠を明示してほしいときに使う、最も基本のプロンプトです。

「[ここに質問内容]」について、該当する規程の条文番号と原文を引用しつつ、わかりやすく説明してください。条文が複数ある場合は条文番号順に整理してください。

使用例:

「育児休業中の社会保険料免除」について、該当する規程の条文番号と原文を引用しつつ、わかりやすく説明してください。

→ 回答が「育児休業規程 第8条第1項に〜」のように 条文単位で構造化 されて返ってきます。

プロンプト2: 改定履歴の差分質問

規程改定後、新旧でどこが変わったかを確認するときに使います。

[規程名] の改定前後で、[項目] に関する内容がどう変わったかを「変更前→変更後」の形式で対比してください。変更されていない場合は「変更なし」と明記してください。

使用例:

出張規程の改定前後で、宿泊費上限に関する内容がどう変わったかを「変更前→変更後」の形式で対比してください。

履歴ノートブックを使う場合に特に威力を発揮します。

プロンプト3: 該当しないケースの除外

ハルシネーション抑制のための「明示的に推測を禁じる」プロンプトです。

[ケース] における [手続き] について、該当する規程と手続きを教えてください。ただし、ソース内に明確な記載がない場合は推測せず「該当する規程は見つかりません」と回答してください。

使用例:

在宅勤務中に発生した労災事故における労災申請手続きについて、該当する規程と手続きを教えてください。ただし、ソース内に明確な記載がない場合は推測せず「該当する規程は見つかりません」と回答してください。

「規程に書いていないことを書いていないと言わせる」のは、社内ナレッジベースで最重要の品質要件です。

プロンプト4: 複数規程の整合性チェック

複数の規程にまたがるテーマで、矛盾や重複を発見するプロンプトです。

[項目A] について、[規程1] と [規程2] でルールに矛盾や重複がないかを確認し、矛盾がある場合は両方を引用したうえで指摘してください。

使用例:

「経費の事前承認」について、経費規程 と 出張規程 でルールに矛盾や重複がないかを確認し、矛盾がある場合は両方を引用したうえで指摘してください。

規程改定時の 整合性レビュー や、新規規程作成時の 既存規程との衝突チェック に使えます。

プロンプト5: 申請手順の表形式整形

社員説明用に「申請の流れ」を一覧で見せたいときに使います。

[申請名] の申請手順を、「ステップ番号 / 担当者 / 提出書類 / 承認者 / 期限」の表形式で整理してください。根拠条文も右端の列に追加してください。

使用例:

「育児休業の取得申請」の申請手順を、「ステップ番号 / 担当者 / 提出書類 / 承認者 / 期限」の表形式で整理してください。根拠条文も右端の列に追加してください。

このプロンプトの出力結果はそのまま 社内ポータルの掲載素材 や 新入社員研修の説明資料 として使えます。

規程改定時の更新運用フロー（5ステップ）

社内規程は年に数回改定されます。NotebookLM での運用で最も詰まりやすいのが、この 改定対応 です。シンプルな5ステップで運用しましょう。

ステップ1: 旧版のソース削除
ノートブックから該当規程ファイルを削除します。「ソース」一覧で対象ファイルを選択し、削除ボタンを押すだけです。

ステップ2: 新版のアップロード
改定後の規程ファイルを追加します。Google ドキュメント連携の場合は、Drive 上で内容を更新します（ただし手動同期が必要）。

ステップ3: 同期確認
ノートブック側で「ソースを更新」または再同期の操作を実行します。Google ドキュメントは自動同期ではないため、この手順を忘れると古い内容のまま運用が続きます。要注意ポイントです。

ステップ4: 旧版のアーカイブ
別ノートブック（履歴用）に旧版を移動します。「2026-04改定前_出張規程.pdf」のように 改定日を含めたファイル名 で保管すると、後の遡及確認が楽になります。

ステップ5: 回答テスト
改定箇所に関する質問を3〜5本投げて、新版が反映されているか検証します。

[テスト質問例]
1. 「[改定された項目]」について教えてください
2. [改定前のルール] は現在も有効ですか？
3. 改定後の [新しいルール] が適用されるのはいつからですか？

このテストを 改定のたびに必ず実施 することで、「気づいたら古い情報を返していた」事故を防げます。

社内共有と権限設定｜「正本ノートブック」を守る運用

ノートブックを作っても、共有設計を間違えると 規程の正本性 が崩れます。誰でも編集できる状態だと、勝手に追加されたファイルが回答に混じり込み、正規の規程と見分けがつかなくなります。

編集者と閲覧者の権限分離

NotebookLM の共有権限は2種類あります。

• 編集者: ソース追加・削除、メモ編集、設定変更が可能。総務・人事の 規程管理担当者のみ に絞る
• 閲覧者: 質問とメモ閲覧のみ可能。社内の一般社員はこちら

社員が誤って規程ファイルを追加・削除できないよう、原則として 閲覧者権限で配布 します。これだけで「正本ノートブック」の純度が保たれます。

Workspace アカウントでの組織内共有

社内利用は Google Workspace アカウントで運用するのが鉄則です。個人 Google アカウントでノートブックを作ると、退職時の引き継ぎ・アクセス遮断が困難になります。

Workspace 環境では、

• 組織内ドメインに限定した共有が可能（外部流出リスクを管理者が制御できる）
• 管理者が NotebookLM の利用ポリシー を組織全体に適用できる
• アクセスログが取れる（NotebookLM Plus）

といった統制が効きます。

退職者対応とアクセス遮断

社員が退職すると Workspace アカウントが停止され、ノートブックへのアクセスは即時遮断されます。ただし、その社員が ノートブックの作成者（オーナー） だった場合、所有権の移譲が必要になります。

運用ルール推奨:

• 規程ノートブックの作成は、原則として 総務部の代表アカウント または 管理者アカウント で行う
• 個人アカウントでオーナー化しない
• 退職前に必ず オーナー権限を後任に移譲 する手続きを業務フローに組み込む

社内決裁を通すための情報漏洩論点FAQ

NotebookLM 社内導入の最後の関門が「情報セキュリティ部門・情シスへの説明」です。よく聞かれる5つの論点と回答を整理しました。

Q1: アップロードした規程がAI学習に使われないか

A: Google の公式ポリシーで「NotebookLM はユーザーがアップロードしたソース、入力したクエリ、生成された応答をモデルの学習に使用しない」と明記されています。これは個人 Google アカウント・Workspace アカウントいずれも同じです。出典は公式ヘルプセンターおよびプライバシーポリシーで、社内決裁資料に直接添付できます。

Q2: 個人アカウントとWorkspaceどちらを使うべきか

A: 必ず Workspace アカウントを使ってください。個人アカウントでは管理者制御が効かず、退職時のアクセス遮断やログ管理ができません。社内ポリシーで「業務利用は Workspace アカウントに限定」と明文化することを推奨します。

Q3: アクセスログは取れるのか

A: NotebookLM Plus（有料）では、Workspace 管理者がノートブック単位の利用ログを閲覧できる範囲があります。誰がいつ何を質問したかのログを残したい場合は Plus が必須です。無料プランでは管理者向けログ機能がないため、機密度の高い規程運用では Plus を推奨します。具体的なログ項目は変更される可能性があるため、最新仕様は Workspace 管理者ヘルプで確認してください。

Q4: 退職者のアクセスはどう遮断するか

A: Workspace アカウント停止により、当該ノートブックへのアクセスは即時遮断されます。ただし「ノートブック作成者」だった場合は所有権移譲が必要なため、作成者は個人ではなく代表アカウントにする という運用ルールを最初から決めておきます。

Q5: フィードバック送信は安全か

A: NotebookLM の回答に「いいね/よくない」を送ると、Google のレビュー対象になり、人間が内容を確認する場合があります。機密規程ノートブックでは 「フィードバック送信を行わない」を社内ルール化 することを推奨します。利用ガイドラインに一文入れておくと安全です。

明日から始める「最初の1ノートブック」の作り方（チェックリスト）

ここまでの内容を踏まえ、最初の1ノートブックを立ち上げるためのチェックリストをまとめます。

準備（30分）

• [ ] Google Workspace アカウントで NotebookLM にログインできる状態を確認
• [ ] 取り込む規程ファイルをローカルまたは Drive 上に集約
• [ ] PDF が OCR 済み（テキスト検索可能）か確認
• [ ] Word ファイルは Google ドキュメントに変換

ノートブック作成（30分）

• [ ] 「新しいノートブック」を作成し、用途を明確にした名前を付ける（例: 「人事・労務規程集（2026-05）」）
• [ ] 規程一覧（目次）を最初のソースとして追加
• [ ] 各規程を順次アップロード（10〜30本目安）
• [ ] 「規程一覧」のメモを作成し、ノートブックの使い方を残す

動作確認（30分）

• [ ] 本記事のプロンプト1（条文番号付き引用）で3問質問してみる
• [ ] 引用バッジをクリックしてソースの該当箇所が正しく表示されるか確認
• [ ] プロンプト3（推測禁止）で「ソースにない質問」を投げ、想定通り「見つかりません」と返るか確認

共有設定（15分）

• [ ] 編集者権限を 規程管理担当者のみ に制限
• [ ] 閲覧者権限で部署メンバーに共有
• [ ] 社内ポータルに「規程質問用ノートブック」のリンクを掲載

運用ルール策定（30分）

• [ ] 規程改定時の更新フロー（5ステップ）を業務マニュアル化
• [ ] 退職者対応・所有権移譲ルールを業務マニュアル化
• [ ] フィードバック送信禁止のガイドラインを社内通知

ここまで実施すれば、明日から 「あの規程どこ？」の問い合わせ対応がほぼ自己解決される運用 が始まります。

まとめ｜NotebookLMで社内文書を「探す時間」から解放する

社内マニュアル・規程集の問い合わせ対応は、総務・人事担当者の 見えない時間泥棒 です。1日30分でも、年間で換算すると100時間を超えます。NotebookLM はこの作業を自動化できる、現時点で最も実用的な選択肢のひとつです。

本記事のポイントを最後に整理します。

• NotebookLM が社内文書AI化に向く理由: ソースグラウンディング型でハルシネーションを抑え、引用バッジで条文番号までトレースでき、アップロード内容がモデル学習に使われない
• 設計は3パターンから選ぶ: 全社統合型（〜100名）、部署別分割型（100〜300名）、業務カテゴリ別型（300〜500名）。迷ったら A から始める
• 50ソース制限は3つの方法で乗り越える: 目次＋本体分割、補足資料の分離、アーカイブの分離
• 規程文書専用プロンプト5本 を使い分けて、ハルシネーションを抑えつつ引用付きで回答を得る
• 規程改定時の5ステップ運用 で、古い情報が残る事故を防ぐ
• 共有は閲覧者権限で配布し、編集権限は規程管理担当者のみに限定
• 情報漏洩論点5つのFAQ を社内決裁資料に転用する

完璧な設計を目指して止まるより、まず 「人事・労務規程集」を1つのノートブックに立ち上げる ところから始めてみてください。3日後には、「あの規程どこ？」の問い合わせがほぼなくなっているはずです。

社内文書を「探す時間」から解放し、本来やるべき制度設計や戦略業務に時間を戻していきましょう。

注: NotebookLM の仕様・上限・プラン体系は変更される可能性があります。本記事の数値は2026年5月時点の情報をベースにしています。最新情報は Google NotebookLM 公式ヘルプセンター（https://support.google.com/notebooklm/）でご確認ください。

ChatGPTの名前は知っていても、社内資料をアップロードして大丈夫なのか不安で踏み出せない方も多いはずです。情報漏洩や著作権の問題、回答の正確性、そもそもどこから始めればいいのか。悩みは尽きません。

そこでおすすめしたいのがGoogleの「NotebookLM（ノートブックエルエム）」です。Googleアカウントさえあれば無料で使えます。自分がアップロードした資料だけを根拠に回答してくれる、事務職にぴったりのAIアシスタントです。本記事では、5分の初回セットアップから事務職の業務に直結する5つの活用シーンまで、画面の前で一緒に操作するイメージで解説します。

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/01_screenshot_NotebookLMのトップ画面.png

NotebookLMとは？Googleが作ったAI読書アシスタント

NotebookLMはGoogleが提供するAI搭載リサーチアシスタントです。最大の特徴は、ユーザーがアップロードした資料だけを情報源として回答を生成することです。Web全体を検索しに行きません（出典: https://robotango.biz/knowledge/ai-notebooklm/）。社内マニュアルや議事録など「外に出したくないけれどAIには読ませたい資料」を扱う事務職と相性が良いツールです。

3行でわかるNotebookLMの特徴

• アップロードした資料だけを根拠に回答するので、ハルシネーション（AIの作り話）が起きにくい
• PDF・Word・Googleドキュメント・音声ファイル・WebサイトURLなど多様な形式に対応
• Googleアカウントがあれば無料で利用可能。日本語のチャットもUIも標準対応

アップロードしたデータはAIモデルの学習には使われないと公式に明記されています（出典: https://office-masui.com/notebooklm-free-vs-paid-limits-2026/）。それでも社内ルールでの確認は必要です。不安な方は生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15も合わせてご覧ください。

無料版でできること・できないこと一覧

無料版でできることをまとめた表が次のとおりです（出典: https://office-masui.com/notebooklm-free-vs-paid-limits-2026/）。

事務職の日常業務であれば、ほとんどのケースは無料版で完結します。まずは無料版で十分です。

ChatGPT・Geminiとの使い分け（1行比較）

社内ドキュメントだけを根拠に答えてほしいならNotebookLM、Web上の最新情報や雑多な相談ならChatGPTやGemini、と覚えておけば迷いません。

NotebookLMの始め方｜5分でできる初回セットアップ

ここからは実際の操作手順です。準備するものはGoogleアカウントとブラウザ（Google Chrome推奨）だけです。

ステップ1：Googleアカウントでログインする

ブラウザで notebooklm.google.com にアクセスし、普段使っているGoogleアカウントでログインします。Geminiアプリが利用可能な180以上の地域で利用できます（出典: https://support.google.com/notebooklm/answer/14278184?hl=ja）。

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/02_screenshot_NotebookLMのログイン後トップ画面.png

ステップ2：ノートブックを新規作成する

画面中央の「新しいノートブック」をクリックします。ノートブックは案件や会議ごとに分けて作るのがおすすめです。後から探しやすくなります。

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/03_screenshot_新しいノートブック作成ボタン.png

ステップ3：ソース（PDF・Word・テキスト）を追加する

左側の「ソース」パネルで「＋」をクリックし、PDFや文書ファイルをドラッグ&ドロップします。GoogleドライブからはGoogleドキュメント・スライド・スプレッドシートを直接選択できます（出典: https://support.google.com/notebooklm/answer/16215270?hl=ja）。

対応している主なソース形式
- PDF / テキスト / マークダウン
- Microsoft Word
- Google ドキュメント / スライド / スプレッドシート
- 音声ファイル / 画像ファイル
- WebサイトURL

ソース一覧に追加されたことを確認したら準備完了です。右側のチャット欄に質問を入力すると、AIが指定したソースだけを参照して出典付きで答えてくれます。

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/04_screenshot_ソース追加後のチャット画面.png

事務職が使える5つの場面と操作手順

ここからが本題です。事務職の業務に直結する5つのシーンを、それぞれ「準備するソース」「操作手順」「活用のコツ」の3点で紹介します。

シーン1：会議の議事録を5分で要約する

毎週の定例会議の議事録作成に時間を取られている方におすすめです。会議の音声データや文字起こしテキスト、配布資料PDFをまとめてソースに追加し、AIに要約させます（出典: https://www.smartshoki.com/blog/gijirokusakusei/howto-notebooklm-minutes-creation/）。

操作手順は次のとおりです。

1. 会議名でノートブックを新規作成する
2. 音声ファイルまたは文字起こしテキストと、配布資料PDFをソース追加する
3. チャットで「決定事項を箇条書きでまとめてください」と入力する
4. 続けて「担当者別のタスクと期限を表形式で出してください」と追加質問する
5. 出力をコピーしてGoogleドキュメントに貼り付ける

プロンプト例
この会議の決定事項を5項目以内で箇条書きにまとめてください。
そのうえで、担当者・期限・タスク内容を表形式で整理してください。

ポイントは、一度にすべてを要求せずに段階的に質問することです。回答の精度が安定します。

シーン2：分厚いマニュアルをQ&A形式で検索できるようにする

就業規則や経費精算マニュアルなど、必要なときに該当ページを探すのが大変な資料に効果的です。社内マニュアル専用のAIヘルプデスクを作るイメージで使います（出典: https://robotango.biz/knowledge/ai-notebooklm/）。

1. 「社内マニュアル」というノートブックを作成する
2. 就業規則・経費規程・出張規程などのPDFを最大50ファイルまでまとめてアップロードする
3. チャットで「育児休業の申請手順を教えてください」のように自然な日本語で質問する
4. 出典付きの回答が表示されるので、リンクをクリックして元資料の該当箇所を確認する

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/05_screenshot_マニュアルへの質問と出典付き回答.png

NotebookLMは社内マニュアルだけを根拠に答えます。Web上の一般情報と混ざる心配がありません。これは事務職にとって非常に大きな安心材料です。アップロード前のセキュリティ確認は生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15を参照してください。

シーン3：報告書・企画書の叩き台をAIに作らせる

「書き出しが思いつかない」を解決するシーンです。過去の類似報告書や関連データをソースに追加し、構成案から作らせます（出典: https://www.notta.ai/blog/notebooklm-beginner-guide-usage）。

1. 過去の類似報告書・データ資料・関連議事録をソース追加する
2. チャットで「経営層向けに、A4一枚で読める四半期報告書の構成案を作ってください」と指示する
3. 構成案が出たら、章ごとに「この章の本文を300文字で書いてください」と追加で依頼する
4. 右側の「ノート」パネルで「新しいノートを作成」を選び下書きを保存する
5. 生成されたテキストをWordやGoogleドキュメントに転記し、自分の言葉で加筆する

ゼロから書くのではなく「叩き台を直す」スタイルにすることで、取りかかりの心理的ハードルが大きく下がります。

シーン4：研修資料の音声化（Audio Overview）

NotebookLMの目玉機能のひとつが「Audio Overview（音声概要）」です。2025年4月30日より日本語を含む50以上の言語に対応しました。2人のAIホストが対話形式で資料内容を解説する、ポッドキャスト形式の音声を生成できます（出典: https://blog.google/intl/ja-jp/company-news/technology/notebooklm-50/）。

1. 研修資料PDFまたはGoogleスライドをソース追加する
2. ノートブック右側の「音声概要」パネルで「生成」をクリックする
3. 数分待つと、2人のAIホストによる対話形式の音声が生成される
4. 再生またはダウンロードして、通勤中や作業中のながら学習に活用する

!_images/google-notebooklm-how-to-use-office-work/06_screenshot_音声概要の生成画面.png

無料版の生成は1日3回までです。新人研修やコンプライアンス研修の資料を音声化しておくと、現場での聞き直しに重宝します。

シーン5：社内ルール集からFAQチャットボットを作る

複数部門のマニュアルを横断的に整理し、新入社員向けのFAQを一気に作るシーンです（出典: https://www.marubeni-idigio.com/insight-hub/notebooklm/）。

1. 総務・人事・経理・営業など複数部門のマニュアルをまとめてソース追加する
2. チャットで「新入社員がよく質問する内容を10個リストアップしてください」と指示する
3. 出力されたリストの各質問について「この質問への回答をマニュアルに基づいて200文字で書いてください」と追加で指示する
4. 完成した質問と回答のセットをノートに保存し、Googleドキュメントに転記して整形する

プロンプト例
新入社員が入社1ヶ月以内によく質問する内容を、業務カテゴリ別に10個リストアップしてください。
各質問には、ソース内のどの文書を参照すべきかも併記してください。

社内FAQのたたき台が30分程度で作れます。これまで数日かけていた整理作業が劇的に短縮できます。

すぐ使えるプロンプトテンプレート集（5シーン対応）

5つのシーンで実際に使えるプロンプトをまとめました。コピーしてそのまま使ってください。

議事録要約プロンプト

この会議の決定事項を5項目以内で箇条書きにまとめてください。
そのうえで、担当者・期限・タスク内容を表形式で整理してください。
未決事項がある場合は、決定事項とは別に「要確認事項」として列挙してください。

マニュアルQ&A化プロンプト

「[質問内容]」について、ソース内のマニュアルに基づいて手順を説明してください。
回答には、参照したマニュアルのページ番号またはセクション名も記載してください。

報告書叩き台プロンプト

[対象期間]の[テーマ]について、経営層向けにA4一枚で収まる報告書の構成案を作ってください。
各章の見出しと、その章で伝えるべき要点を箇条書きで示してください。

うまくいかないときの確認ポイント3つ

対応しているファイル形式を確認する

PDF・Word・Googleドキュメント・スライド・スプレッドシート・音声・画像・WebサイトURLが対応形式です。古いdoc形式やパスワード付きPDFはエラーになることがあります。docxやパスワード解除済みPDFに変換しましょう。

ファイルサイズの上限（200MBまで）に注意する

1ソースあたり50万文字または200MBが上限です。長大な資料は章ごとに分割するとうまく取り込めます。

日本語精度の注意点と回避策

専門用語が多い文書ほど、質問を具体的にすると回答の質が安定します。また、Googleドキュメントを更新したあとは、ソース横の同期ボタンを手動でクリックしないと最新内容が反映されません。覚えておくと便利なポイントです。

Googleツール全体で業務を効率化したい方はGoogle Workspace Studioの使い方もぜひあわせて読んでみてください。

まとめ｜まずは1シーンだけ今日試してみよう

NotebookLMはGoogleアカウントだけで無料で使えます。自分がアップロードした資料だけを根拠に答えてくれる、事務職にとって非常に頼もしいAIアシスタントです。本記事で紹介した5つのシーンのうち、まずは一番身近な「議事録要約」か「マニュアルQ&A化」のどちらかを今日試してみてください。

notebooklm.google.com にログインして、手元にあるPDFを1つドラッグ&ドロップするだけで第一歩は完了です。一度体験すると、これまで30分かけていた作業が5分で終わる快感に驚くはずです。社内利用前のセキュリティ確認は生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15を参考にしてください。明日からの事務仕事が、ぐっと軽くなります。

フォルダ分けやファイル名検索には限界があります。本文の中身まで覚えておけませんし、同じテーマの資料が複数フォルダに散らばっていることも多いですよね。

そこで活躍するのがNotebookLMとGoogle Driveの連携です。Driveのフォルダを丸ごとNotebookLMに接続すれば、議事録・提案書・報告書を横断して「過去の決定事項」をAIに聞けるようになります。本記事では接続手順から、同期タイミング、容量制限の壁を越える運用のコツまで、事務職が今日から使える形で解説します。

NotebookLM × Google Drive連携でできること

NotebookLMはGoogleが提供するAIリサーチアシスタントです。アップロードした資料だけを情報源に回答するため、社内ファイルとの相性が抜群です。Google Driveと連携すると、ローカルにダウンロードする手間なく、Drive上のファイルを直接ソースとして取り込めます。

接続できるファイル形式

NotebookLMがGoogle Driveから読み込めるのは次のとおりです。

以前はスプレッドシートをいったんPDFやCSVに変換する必要がありました。しかし2025年11月のアップデートで、スプレッドシートをそのままソースに追加できるようになっています。売上一覧や顧客リストなど、Drive上の表データをAIに読ませて集計質問ができるようになったのは大きな進歩です。

連携で広がる活用シーン

• 議事録フォルダを接続して「この案件、最初に承認されたのはいつの会議？」と聞く
• 提案書テンプレートを接続して「A社向けの提案書、昨年度の構成を参考に草案を作って」と依頼
• 月次報告書フォルダを接続して「直近6ヶ月で売上が伸びた商品カテゴリは？」と分析

NotebookLMの基本的な使い方はGoogle NotebookLM使い方入門｜事務職が今すぐ使える5つの場面で紹介しています。本記事はその応用編として、Google Drive連携に絞って解説します。

事前準備｜フォルダ整理と権限の確認

連携を始める前に、Drive側で2つだけ準備しておきましょう。後から「読み込ませたくないファイルまで混ざった」と慌てずに済みます。

ナレッジ専用フォルダを作る

NotebookLMはフォルダ単位でソースを追加できます。ただし、サブフォルダを含めた再帰的な読み込みは現時点で対応していません。そのため、AIに読ませたいファイルを集めた「ナレッジ用フォルダ」を1つ作るのがおすすめです。

たとえば次のような構成です。

• NotebookLM_議事録（直近1年分の会議議事録）
• NotebookLM_提案書（完了案件の提案書）
• NotebookLM_報告書（月次・四半期報告書）

既存のフォルダをそのまま使うのではなく、ショートカットやコピーで専用フォルダに集約するのがコツです。元ファイルを触らずにAI用の「別棚」を作るイメージですね。

共有権限とアカウントの確認

NotebookLMで使うGoogleアカウントと、Driveフォルダのアクセス権が同一である必要があります。個人アカウントと会社アカウントを使い分けている方は、ここで間違えやすいので注意してください。会社のGoogle Workspaceで運用する場合、管理者が「NotebookLMの利用」を許可しているかも事前に確認しておきましょう。

機密度の高いフォルダを接続する前に、社内ルールで生成AIへの読み込みが許可されているかも要チェックです。生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15も参考にしてください。

Google Driveをソースに接続する手順

準備が整ったら、実際にNotebookLMへフォルダを接続します。操作は3ステップで完了しますよ。

ステップ1｜ノートブックを新規作成する

NotebookLM（notebooklm.google.com）にGoogleアカウントでログインし、トップ画面の「新しいノートブック」をクリックします。ノートブックは用途ごとに分けるのがおすすめです。「議事録ナレッジ」「提案書ライブラリ」のように名前を付けておくと、後からチャットを開き直すときに迷いません。

ステップ2｜ソース追加画面からGoogle Driveを選ぶ

ノートブックを作成すると、中央にソース追加のダイアログが表示されます。選択肢の中から「Google Drive」をクリックしてください。Google Drive内を選ぶと、「Googleドキュメント」「Googleスライド」「Googleスプレッドシート」「フォルダ」と形式を選べます。複数ファイルをまとめて読ませたい場合は「フォルダ」を選びましょう。

ステップ3｜フォルダを選択して読み込み完了

Drive内のフォルダ一覧が表示されるので、準備しておいたナレッジ用フォルダを選択して「挿入」をクリックします。フォルダ内のファイルが順次取り込まれ、左サイドバーに一覧表示されれば接続完了です。ファイル数が多いと数分かかる場合があります。読み込み中に別の作業をしていても問題ありません。

ソースが追加されると、NotebookLMは自動で概要とFAQを生成します。右側のチャット欄に質問を入力すれば、取り込んだ全ファイルを横断して回答してくれますよ。

同期タイミングと更新の注意点

Google Drive連携で最も誤解されやすいのが「リアルタイム同期ではない」という点です。ここを押さえておかないと「新しい議事録を保存したのにAIが古い情報で答える」という事態になってしまいます。

同期は自動ではなく「手動更新」が必要

NotebookLMはDriveのファイルをクラウドストリーミングで参照するのではなく、接続時点のスナップショットを取り込む方式です。元ファイルを更新しても、NotebookLM側は古い内容のまま残ります。最新の状態を反映させるには、ソース一覧から該当ファイルを選び「同期」または「再読み込み」を実行しましょう。

更新タイミングのおすすめ運用

頻繁に更新されるフォルダを接続している場合、週に1回の定期同期がおすすめです。たとえば次のようなルーティンが現実的ですね。

• 毎週金曜日の終業前に、主要ソースを一括で同期
• 重要な会議直後は、議事録を個別に同期
• 月初に前月分をまとめて同期し、古いファイルを整理

同期を忘れるとAIが古い情報で答えてしまいます。チャットの回答日時が怪しいと感じたら、「このファイルはいつ時点の内容？」とAIに聞いてみるのも有効です。

ファイルを削除したときの挙動

Drive上でファイルを削除しても、NotebookLM側のソース一覧には残り続けます。不要になったソースはNotebookLMの画面から個別に削除してください。Driveとは別管理になっている点を意識しておくと混乱しません。

容量制限の壁と回避のコツ

NotebookLMには無料版・有料版それぞれに明確な上限があります。社内ファイルを大量に接続したい場合、この制限がボトルネックになりやすいので先に把握しておきましょう。

無料版と有料版の上限比較

（出典: Google NotebookLM公式ヘルプおよびoffice-masui.com「NotebookLM無料版と有料版の違い」）

無料版でも1ノートあたり50ファイルまで入ります。議事録や提案書の活用であれば、多くの事務職は無料版で十分足りますよ。無料版と有料版の詳しい機能差はNotebookLM無料版でできること・できないことでも比較しています。

上限を超えそうなときの3つの対策

ファイル数が50を超えそうになったら、次のいずれかで対応しましょう。

• テーマ別にノートブックを分割する: 「2025年議事録」「2024年議事録」のように年度で分けると検索精度も上がります
• 古いファイルを統合する: 1年以上前の議事録をGoogleドキュメント1ファイルにまとめてからアップロードする
• 有料版を検討する: 月額2,900円のGoogle AI Proに加入すると300ファイルまで拡張できます

ノートブックを増やすと横断検索はできなくなります。しかし、テーマごとに的確な回答を得られるメリットの方が大きいケースが多いです。まずは分割で様子を見るのが無難ですね。

スプレッドシート連携で数値データも聞けるように

2025年11月のアップデートで、Googleスプレッドシートがネイティブ対応したのは本当に便利です。これまでCSV変換が必須だった作業がワンクリックで済むようになりました。

接続時のポイント

スプレッドシートを接続する際は、次の3点に気をつけると精度が上がります。

• 1シート1テーマにまとめる（複数シートの混在は解釈が甘くなりがち）
• 1行目を見出し行にする（列名が明確だとAIが意味を理解しやすい）
• 結合セルを避ける（AIが表構造を読み違える原因になります）

数値データへの質問例

接続後は「今期の売上トップ3の商品は？」「先月と比べて受注数が伸びた得意先を3社挙げて」といった集計系の質問に答えられます。ただし、複雑な数式計算や完全な正確性を求める場合はスプレッドシート側の関数で検証するのが安全です。AIの回答はあくまで「下書きのヒント」として使いましょう。

Googleスプレッドシート自体の使い方を基礎から学びたい方はGoogleスプレッドシートの使い方入門も合わせてどうぞ。

チームでNotebookLMを活用するときのポイント

NotebookLMのノートブックは、現時点では個人のGoogleアカウント単位で管理されます。チームで同じナレッジベースを使いたい場合は、運用面で工夫が必要です。

ノートブックの共有はURLで実現できる

ノートブック右上の「共有」からリンクを生成すると、チームメンバーにノートブックのURLを渡すことができます。閲覧者はソースの内容を読んだりチャットで質問したりできますが、ソースの追加・削除は作成者のみ行えます。つまり「管理者1人がソースを整備して、チームに共有する」形が現実的な運用です。

業務別ノートブックをチームで使い回す例

• 営業チームが「案件フォルダ」を接続したノートブックを共有→メンバー各自が類似案件の情報を引き出す
• 総務担当が「社内規程フォルダ」を接続して社員に公開→「慶弔規程の上限額は？」などをAIに直接聞ける
• プロジェクトリーダーが「議事録ノート」を共有→担当外のメンバーも経緯を把握できる

ノートブックを活用したナレッジ管理の実践例についてはNotebookLMで社内マニュアルをAIデータベース化する方法でも詳しく紹介しています。

Audio Overviewで資料を音声で把握できる

Drive連携で取り込んだファイルは、NotebookLMの「Audio Overview（音声概要）」機能でポッドキャスト形式に変換することもできます。長大な報告書や会議録も、通勤中に音声で概要を確認できるのは便利です。NotebookLM Audio Overviewの使い方で手順を解説していますので、活用してみてください。

よくあるトラブルと対処法

最後に、Drive連携でつまずきがちなポイントを3つだけまとめておきます。

フォルダが選択肢に出てこない

NotebookLMにログインしているアカウントと、Driveのオーナーアカウントが違うことが原因です。ブラウザのアカウント切り替えを確認し、必要なら該当アカウントで再ログインしてみてください。

ファイルの読み込みが途中で止まる

1ファイルあたりの容量制限（50万文字または200MB）を超えている可能性があります。該当ファイルを分割するか、一部の章だけを切り出してアップロードしましょう。

回答が古い内容で返ってくる

前述のとおり、NotebookLMは自動同期ではありません。ソース一覧から手動で同期を実行してください。定期的な同期をルーティン化するのが一番の対策です。

よくある質問（FAQ）

Q. サブフォルダ内のファイルも自動で読み込まれますか？

現時点ではサブフォルダの再帰的な読み込みには対応していません。ソースに追加したフォルダの直下にあるファイルのみが取り込まれます。サブフォルダ内のファイルを使いたい場合は、そのサブフォルダを別途ソースとして追加するか、ファイルを親フォルダに移動してください。

Q. PDFや.docxファイルも同じ手順で追加できますか？

はい。Google Drive内に保存してあればPDFも.docxもGoogle Driveソースとして追加できます。直接「ファイルをアップロード」を選んでローカルから取り込むことも可能です。ただし1ファイル200MBが上限なので、大きなPDFは章ごとに分割するのがおすすめです。

Q. Googleドライブ上のファイルを更新したら自動で反映されますか？

されません。NotebookLMはソース追加時点の内容を取り込む仕組みです。Driveで元ファイルを修正したあとは、ソース一覧から手動で同期を実行してください。更新頻度が高いファイルは週1回の定期同期をルーティン化するのがおすすめです。

Q. 会社のGoogle Workspaceのファイルをそのまま使えますか？

利用可否はGoogle Workspaceの管理者設定に依存します。「NotebookLM（外部サービス）へのGoogleドライブアクセス許可」が管理ポリシーで有効になっていれば使えます。利用できない場合は、管理者に設定変更を相談するか、ファイルをエクスポートしてローカルアップロードで対応してください。

Q. 接続中のフォルダが50ファイルを超えたらどうなりますか？

無料版では1ノートブックあたり50ソースが上限です。上限に達するとそれ以上のソース追加ができなくなります。古いファイルをソース一覧から削除してスペースを確保するか、テーマ別に複数ノートブックに分割するか、有料版（NotebookLM in Pro）へのアップグレードを検討しましょう。

まとめ

NotebookLMとGoogle Driveを連携すると、社内に眠るファイル群が「AIに聞けるナレッジベース」に変わります。ポイントを振り返っておきましょう。

• ナレッジ専用フォルダを作って、読ませたいファイルだけを集約する
• 接続は3ステップで完了。フォルダ単位で取り込める
• 同期は自動ではなく手動。週1回の定期更新がおすすめ
• 無料版でも50ファイルまで接続可能。超える場合はテーマ別に分割する
• 2025年11月からスプレッドシートもネイティブ対応。数値データの質問も可能に
• ノートブックをURLで共有すればチームで同じナレッジを活用できる

「どこに保存したか思い出せない」が「AIに聞けば出てくる」に変われば、毎日の検索時間が大きく減りますよ。まずは議事録フォルダ1つからでも接続して、使用感を試してみてください。慣れてきたら提案書や報告書のナレッジ化にも広げていきましょう。

「NotebookLM、無料で使えるらしいけど会社の資料を入れても大丈夫？」。興味はあるものの、こんな不安で一歩を踏み出せない方は多いのではないでしょうか。

上司や情シスに聞くにしても、何を確認すればいいかわからないですよね。セキュリティや制限について曖昧なまま使い始めると、あとから問題になりかねません。

この記事では、NotebookLM無料版を会社で使い始める前に確認すべき3つのポイントを整理しました。無料版と有料版の違いから、セキュリティの確認方法、実務で制限に引っかかるかの目安まで、順番にチェックしていきましょう。

NotebookLM無料版と有料版（Plus）の違い早見表

まず、無料版と有料版（NotebookLM Plus）の主な違いを一覧で確認しておきましょう。

有料版は Google One AI Premium プランに含まれています。Gemini Advanced や Google ドライブの追加容量2TBもセットなので、NotebookLMだけで月額2,900円というわけではありません。

「数字だけ見てもピンとこない」という方のために、ここからは実務目線で3つのポイントを深掘りしていきますよ。

ポイント1　会社の資料を入れて大丈夫？セキュリティの確認

NotebookLMを会社で使うとき、最初に気になるのは「社内資料を入れて大丈夫か」という点ですよね。結論から言うと、いくつかの設定を確認すれば安心して使えます。

個人Googleアカウントと会社Workspaceアカウントの違い

セキュリティの大きな分かれ目は「どのアカウントで使うか」です。

• 個人アカウント（@gmail.com）: Google の標準利用規約が適用されます。データの管理は個人の責任になるため、会社の情報管理ポリシーの対象外です
• 会社の Google Workspace アカウント（会社ドメイン）: 管理者がデータポリシーを設定でき、企業向けデータ保護（DPA）が適用されます。管理者が NotebookLM へのアクセスを制御することも可能です

つまり、同じ NotebookLM でも「会社のアカウントで使っているか、個人の Gmail で使っているか」で安全性がまったく変わります。社内資料を扱うなら、必ず会社の Workspace アカウントで利用してください。

ただし注意点が1つあります。会社の管理者が NotebookLM を無効にしている場合、会社アカウントではアクセスできません。「じゃあ個人の Gmail で使おう」と切り替えると、会社のデータガバナンスの外に出てしまいます。使えない場合は、まず情シスに有効化を相談してみましょう。

「AIの学習に使われない」の正確な意味

「NotebookLMにアップした資料は、AIの学習に使われない」。これは Google が公式に明言している事実です。アップロードしたデータが Google の AI モデルのトレーニングデータになることはありません。

ただし、見落としがちな設定が1つあります。「フィードバック送信」機能です。デフォルトで ON になっている場合があり、有効だとあなたの質問や応答内容が Google に送信される可能性があります。

フィードバック送信を OFF にする手順はシンプルです。NotebookLM の設定画面からプライバシー項目を開き、フィードバック送信を無効にするだけ。社内資料を扱う前に、この設定を確認しておくと安心ですよ。

ポイント2　ソース数・質問回数の上限は実務で足りる？

無料版の制限で気になるのは、ソース50個と1日50回の質問回数でしょう。「足りるのかな」と不安に感じるかもしれませんが、一般的な事務職の業務であれば十分に足りますよ。

事務職1週間の使い方で逆算してみる

実際に事務職の1週間を想定して、質問回数を逆算してみましょう。

• 議事録の要約: 1本あたり「要約して」+追加質問2〜3回 = 約5質問。週5本なら25質問
• マニュアル・社内規程の検索: 1件あたり2〜3質問 × 週3回 = 約9質問
• 報告書の作成補助: ドラフト依頼 + 修正依頼 = 約4質問 × 週2回 = 約8質問

合計すると、1週間で約42質問。1日あたりに換算すると約8〜9質問です。1日50回の制限に対して、まだ40回以上の余裕があります。

ソース数も同様です。プロジェクトごとにノートブックを分けて使えば、1つのノートブックに50個のソースで足りなくなることはほとんどありません。「議事録用」「マニュアル用」「プロジェクトA用」のように分けて管理するのがおすすめです。

有料版（Plus）が必要になるケース

逆に、無料版では厳しくなるのは以下のようなケースです。

• リサーチ業務: 大量の資料を読み込んで分析する場合、1日50回では足りなくなる
• 大規模プロジェクト: 50個以上のドキュメントを1つのノートブックにまとめたい場合
• 音声概要の多用: 音声での要約を頻繁に使う場合、1日3回の制限に引っかかる
• スプレッドシート連携: Google スプレッドシートをソースとして直接読み込みたい場合（無料版は非対応）

まずは無料版で1〜2週間試してみて、制限に引っかかるようなら有料版を検討するのが賢い進め方ですよ。

NotebookLM の基本的な操作方法を確認したい方は「NotebookLM使い方入門｜事務職が今すぐ使える5つの場面と操作手順」で画面付きの手順を紹介しています。

ポイント3　チームで共有するときの3つの注意点

NotebookLM はノートブックを他のメンバーに共有できます。便利な機能ですが、設定を間違えると情報漏洩につながるリスクがあります。以下の3点を必ず確認してください。

外部リンク公開の誤操作リスク

ノートブックの共有設定には「リンクを知っている全員」というオプションがあります。この設定にすると、リンクさえ知っていれば社外の誰でもノートブックの内容にアクセスできてしまいます。

デフォルトは「制限付き」（指定したユーザーのみ）になっていますが、共有する際にうっかり変更してしまうケースがあります。共有画面を開いたら、まず「制限付き」になっているか確認しましょう。

閲覧者と編集者の権限の違い

共有相手には「閲覧者」か「編集者」の権限を設定できます。

重要なのは、閲覧者でもアップロードされたソースの内容すべてにアクセスできる点です。「一部のソースだけ見せたい」というソース単位のアクセス制御はできません。機密度の高い資料がある場合は、ノートブック自体を分けて管理することをおすすめします。

共有人数の上限と運用のコツ

1つのノートブックには最大50人まで共有できます。部署単位での共有なら十分な人数ですが、全社規模で使いたい場合は用途別にノートブックを分ける必要があります。

共有の運用ルールとして「誰が編集者で、誰が閲覧者か」を事前に決めておくとトラブルを防げますよ。

Google Drive のファイルをソースとして活用する方法は「NotebookLM × Google Drive連携ガイド｜社内ファイルをAIで検索可能にする手順」で詳しく解説しています。

上司・情シスに確認すべき5つのチェックリスト

ここまでの3つのポイントを踏まえて、会社で NotebookLM を使い始める前に確認しておきたい項目をチェックリストにまとめました。上司や情シスに相談するときの材料としてお使いください。

1. 会社の Google Workspace で NotebookLM が有効になっているか？

管理者が無効にしている場合があります。まず情シスに「NotebookLM を使いたいが、Workspace で有効になっているか」を確認しましょう

1. 会社アカウント（会社ドメイン）で利用しているか？

個人の Gmail アカウントで使うと、会社のデータガバナンスの対象外になります。必ず会社の Workspace アカウントでログインしてください

1. フィードバック送信を OFF にしているか？

設定画面のプライバシー項目から確認できます。社内資料を扱う場合は OFF にしておくのが安全です

1. ノートブックの共有設定が「制限付き」になっているか？

「リンクを知っている全員」になっていると社外からアクセス可能になります。共有するたびに確認する習慣をつけましょう

1. 社内の生成AI利用ガイドラインに NotebookLM が含まれているか？

ガイドラインが未整備の場合は、策定を提案するきっかけにもなります。生成AI全般のチェックポイントは「生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15」も参考にしてください

このチェックリストの5項目をクリアすれば、安心して NotebookLM を使い始められますよ。

まとめ　無料版で十分？有料版にすべき？判断フロー

最後に、NotebookLM の無料版で十分かどうかの判断基準を整理します。

無料版で十分なケース:

• 事務職として通常の業務で使う（議事録要約、マニュアル検索、報告書補助）
• 1日の質問回数が50回以内で収まる
• プロジェクトごとにノートブックを分けて管理できる
• 音声概要は週に数回使う程度

有料版を検討すべきケース:

• 1日50回以上の質問が必要（大量の資料分析・リサーチ業務）
• 50個以上のソースを1つのノートブックに入れたい
• Google スプレッドシートをソースとして使いたい
• 音声概要を毎日複数回生成したい

多くの事務職の方にとって、無料版で十分に業務を効率化できます。まずは1つの業務（たとえば議事録の要約）で試してみて、使い勝手を実感してから活用範囲を広げていくのがおすすめです。

NotebookLM の音声概要機能に興味がある方は「NotebookLM音声概要の使い方｜資料を「聴く」3つの活用術」もチェックしてみてください。

そんな悩みを解決してくれるのが、GoogleのAIツール「NotebookLM」の音声概要（Audio Overview）機能です。PDFやGoogleドキュメントをアップロードするだけでOK。2人のAIホストがポッドキャスト形式で要点を解説する音声を自動生成してくれます。イヤホンさえあれば、通勤中でも家事の合間でも資料の要点を「聴いて」把握できますよ。

この記事では、NotebookLMの音声概要の基本的な使い方から、仕事で役立つ3つの活用シーンまで、操作手順付きで紹介します。NotebookLMを初めて使う方はNotebookLM使い方入門（事務職5場面）もあわせてご覧ください。

NotebookLMの音声概要（Audio Overview）とは

NotebookLMの音声概要は、アップロードした資料をAIが読み取り、ポッドキャスト形式の音声コンテンツを自動生成する機能です。GoogleのAIモデル「Gemini」が資料の内容を理解・要約し、2人のAIホストが会話しながら要点を解説してくれます。

2024年9月に「Audio Overview」として正式リリースされ、リリース直後にSNSで「AI生成ポッドキャスト」として大きな話題になりました。

音声概要でできること

音声概要の主な特徴を整理すると、次のとおりです。

日本語のソースから日本語の音声を生成できます。英語と比べると音声の自然さはやや劣りますが、内容を聴き取るには十分な品質ですよ。

対応しているソース形式

音声概要を生成するには、まずNotebookLMにソース（情報源となる資料）を追加する必要があります。対応している形式は次のとおりです。

• Googleドキュメント
• Googleスライド
• PDF
• テキストファイル
• WebサイトURL
• コピーしたテキスト
• YouTube動画のURL
• 音声ファイル

1つのノートブックには最大50個のソースを追加でき、各ソースは最大50万語まで対応しています。業務で使う資料であれば、まず容量を気にする必要はないでしょう。Google Driveのファイルを直接取り込む方法についてはNotebookLM × Google Drive連携ガイドで詳しく解説しています。

音声概要を生成する手順【3ステップ】

音声概要の生成はとてもシンプルです。3つのステップで完了しますよ。

ステップ1: ノートブックを作成してソースを追加する

まず、NotebookLMのサイト（https://notebooklm.google.com）にGoogleアカウントでアクセスします。

1. 画面左上の「新しいノートブック」をクリックします
2. ノートブックが作成されたら、「ソースを追加」からファイルをアップロードします
3. PDFならドラッグ&ドロップでもアップロードできます

アップロードが完了すると、左のソースパネルにファイル名が表示されます。複数のファイルをまとめて追加することもできますよ。

ステップ2: 音声概要を生成する

ソースの追加が終わったら、音声概要を生成します。

1. 画面右下の「ノートブックガイド」パネルを開きます
2. 「音声概要」セクションにある「生成」ボタンをクリックします
3. 生成が始まります（ソースの量によって数分かかることがあります）

生成前に「カスタマイズ」オプションを使って、フォーカスしたいトピックを指定できます。たとえば「予算に関する部分に注目して」「初心者にもわかるように」といった指示が可能です。ただし、AIホストの声やスタイルの変更、音声の長さ（分数）の指定はできません。

ステップ3: 音声概要を再生する

生成が完了すると、再生ボタンが表示されます。

1. 再生ボタンをクリックして音声を聴きます
2. 再生速度は0.5x〜2xの範囲で変更できます
3. 気になる箇所があれば「参加」ボタンでAIホストに質問もできます

この「参加」ボタンはインタラクティブモードと呼ばれる機能です。ポッドキャストを聴くだけでなく、途中で疑問が浮かんだら会話に参加して深掘りできます。

生成された音声はMP3またはWAV形式でダウンロードすることもできます。スマートフォンに保存しておけば、オフライン環境でも再生できますよ。

スマホアプリでも音声概要を生成・再生できる

ここまではパソコンでの操作を前提に紹介してきましたが、2025年5月にNotebookLMの公式スマートフォンアプリがリリースされました。App StoreまたはGoogle Playからダウンロードできます。

スマホアプリでも、音声概要の生成から再生までひととおりの操作が完結します。「通勤前にパソコンで生成しておく」という手間が省けるので、移動中に思い立ってサッと聴けるようになりました。

アプリならではの便利なポイントは次のとおりです。

トンネルや地下鉄など電波が途切れやすい場所でも、あらかじめ端末にダウンロードしておけば再生が止まりません。通勤中の「聴くインプット」を主軸にするなら、アプリの導入をおすすめしますよ。

仕事で使える3つの活用シーン

操作手順がわかったところで、具体的な業務シーンでの活用方法を紹介します。

活用1: 会議前に資料を通勤中に「聴く」

「明日の会議資料、まだ目を通せていない」。そんなとき、通勤電車の中で資料の要点だけでも把握できたら安心ですよね。

手順:

1. 会議資料（PDF・Googleスライドなど）をNotebookLMにアップロードする
2. 音声概要を生成してスマートフォンにダウンロードする
3. 通勤中にイヤホンで1.5x〜2x速で聴く

10ページ以上ある会議資料でも、音声概要なら10分前後にまとめてくれます。再生速度を1.5xに設定すれば7分ほどで聴けます。全文を読む時間がなくても、議論のポイントを押さえて会議に臨めますよ。

カスタマイズ指示で「予算と期限に関する部分を重点的に」と伝えれば、自分が特に知りたい情報にフォーカスした音声を生成できます。

活用2: 業界レポートやPDF資料を「ながら聴き」で学ぶ

取引先から届いた業界レポート、社内で共有された調査資料、セミナーの配布PDF。読みたいけど時間がない資料は、音声化して「ながら聴き」してみましょう。

手順:

1. 学びたいPDF資料をNotebookLMにアップロードする
2. カスタマイズで「初心者にもわかるように説明して」と指示する
3. 通勤中・昼休み・家事の合間にイヤホンで聴く

専門的な資料でも、カスタマイズ指示で「初心者にもわかるように」と設定すれば、AIホストが噛み砕いて解説してくれます。まず音声で全体像を掴んでから、気になった箇所だけ原文に戻って読む。この「音声→原文」の流れは、情報インプットの効率をグッと上げてくれますよ。

活用3: 研修資料を音声化してスキマ時間に学習

新入社員研修やコンプライアンス研修のマニュアルを音声化すれば、スキマ時間に繰り返し学習できます。

手順:

1. 研修マニュアルや社内ルールのPDFをNotebookLMにアップロードする
2. 音声概要を生成してダウンロードする
3. スキマ時間（通勤・移動・待ち時間）にイヤホンで聴く

NotebookLMにはノートブックの共有機能があります。チームメンバーに閲覧権限を付与すれば、全員が同じ音声概要にアクセスできます。「この研修マニュアル、音声で聴けるようにしておいたよ」と共有すれば、チーム全体の学習効率が上がりますよ。

研修内容のキーポイントを確認したいときは、インタラクティブモードで「○○について詳しく説明して」と質問すれば、すぐに答えてもらえます。

用途に合わせて「概要・評論・議論」の3形式を使い分ける

2025年9月のアップデートで、音声概要に出力形式の選択肢が加わりました。従来のポッドキャスト形式に加えて、目的に応じた3つのスタイルから選べます。

• 概要: 従来のポッドキャスト形式。2人のホストが要点を会話で解説する、もっとも汎用的なスタイルです
• 評論: 専門家の視点で資料を批評・評価するスタイル。提案書や企画書の「抜け」を客観的にチェックしたいときに役立ちます
• 議論: あるテーマについて2者が対立する意見を交わすスタイル。賛否が分かれる論点を多角的に捉えたいときに向いています

たとえば社内提案書をブラッシュアップしたいときは「評論」を選ぶと、第三者目線の指摘を音声で受け取れます。自分では気づきにくい弱点を炙り出す壁打ち相手として使えますよ。なお、形式選択を含む新機能は英語環境で先行する場合があるため、メニューに表示されない場合は表示言語の設定もあわせて確認してみてください。

音声か動画か、集中度で選ぶ

「音声だけだと頭に入りにくい」という場合は、2025年7月に追加された動画概要（Video Overviews）も選択肢になります。動画概要は、音声概要にAIが自動生成したスライドを加えた動画版です。日本語を含む多言語に対応しています。

要約の精度は音声概要とほぼ同等ですが、図表やキーワードが画面に表示されるぶん、視覚的に理解しやすくなります。使い分けの目安は次のとおりです。

• 音声概要: 通勤や家事の合間の「ながら聴き」に向く
• 動画概要: 腰を据えて集中学習したいときに向く

通勤中は音声でざっくり全体像を掴み、デスクに戻ってから動画で要点を固める、という組み合わせも効率的ですよ。

音声概要を使う前に知っておきたいポイント

音声概要を活用するうえで、事前に把握しておきたいポイントをまとめます。

日本語対応の現状

NotebookLMの音声概要は日本語に対応しています。日本語のソースをアップロードすれば、日本語のAIホストが解説する音声が生成されます。ただし、英語と比べると音声の抑揚やイントネーションの自然さにはまだ差があります。内容の理解には支障ありませんので、安心して使ってくださいね。

無料版でどこまで使えるか

音声概要はGoogleアカウントがあれば無料版で利用できます。ただし、1日あたりの生成回数には上限があります。具体的な回数は公開されていませんが、1日に数本の音声を生成する程度なら問題なく使えますよ。

より多くの音声概要を生成したい場合は、Google One AI Premium Plan（月額$19.99）に含まれるNotebookLM Plusへのアップグレードで上限を引き上げられます。

音声の精度と注意点

音声概要はAIが生成する「要約」です。100%の正確性は保証されません。特に注意したいポイントは次のとおりです。

• 具体的な数値や日付は省略・簡略化されることがある
• 複数のソースを追加した場合、すべての内容が均等にカバーされるとは限らない
• 一度生成した音声を部分的に修正することはできない（再生成が必要）

重要な数値や意思決定に関わる内容は、音声概要で概要を掴んだあと、必ず原文で確認するようにしましょう。AIが生成する情報との向き合い方についてはAIハルシネーション対策ガイドも参考にしてみてください。

専門用語の読み間違いへの対処法

日本語音声では、固有名詞や業界用語の漢字を別の読み方で発音してしまうことがあります。「重複（じゅうふく/ちょうふく）」のような複数の読みを持つ語や、社名・商品名などの固有名詞で起こりやすい現象です。

完全になくす設定は今のところありませんが、次の工夫で聴き取りやすさを改善できます。

• どうしても正しく読ませたい語は、ソース内の表記をひらがな・カタカナに置き換えてからアップロードする
• 再生速度を0.75x〜1.0xに下げると、聴き取りやすくなる
• 数値や日付は省略・簡略化されることがあるため、重要な箇所は原文で確認する習慣をつける

音声概要はあくまで「全体像を素早く掴むためのツール」と割り切り、細部は原文で裏取りするのが安全な使い方です。

セキュリティ面の安心材料

NotebookLMにアップロードしたデータは、AIモデルの学習には使用されないとGoogleが公式に明言しています。ノートブックはGoogleアカウントに紐づいており、共有設定をしない限り他のユーザーからは見えません。

ただし、社内の機密資料をクラウドにアップロードする際は、自社のセキュリティポリシーを事前に確認してください。生成AIツールの利用ルールがまだ整っていない場合は生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリストでチェックポイントを確認しておくと安心ですよ。

カスタマイズ指示の具体例（コピペで使えるテンプレート）

音声概要を生成する前のカスタマイズ欄には、自由に指示を書き込めます。指示の出し方ひとつで、聴きやすさや実用性が大きく変わります。事務作業ですぐ使える指示文の例をまとめておきますね。

• 「○○の部分だけを重点的に解説して」: 知りたいテーマに絞って時間を短縮したいとき
• 「専門知識がない人にもわかるように、例え話を使って説明して」: 難しい資料を噛み砕いて聴きたいとき
• 「5分以内で聴けるコンパクトな内容にして」: 通勤時間が短いとき
• 「結論と根拠だけに絞って話して」: 結論を素早く把握したいとき
• 「賛否両論の視点で解説して」: 判断材料を多角的に集めたいとき

指示は1文だけでなく、複数を組み合わせても構いません。「予算と期限の部分を、専門知識がない人にもわかるように、5分以内で」のように具体的に伝えるほど、狙いどおりの音声に近づきますよ。

無料版とNotebookLM Plusの違い

音声概要は無料版でも十分に使えますが、生成回数を多く使いたい場合はNotebookLM Plusへのアップグレードも検討の余地があります。両者の主な違いを整理しておきます。

1日に数本を生成する程度の個人利用であれば、無料版で困ることはほとんどありません。チームで大量の資料を音声化したい、業務で毎日たくさん使う、といった場合にPlusの導入を検討するとよいでしょう。

よくある質問（FAQ）

Q1. 音声概要の長さ（分数）は自分で指定できますか？

AIホストの声やスタイル、音声の分数を直接指定することはできません。音声の長さはソースの量に応じて自動調整され、おおむね5〜15分程度になります。ただし、カスタマイズ欄に「5分以内で聴けるコンパクトな内容にして」と指示すると、短めにまとめてくれる傾向があります。確実に時間を短縮したいときは、再生速度を1.5x〜2xに上げる方法も併用してみてください。

Q2. スマホアプリとパソコン、どちらで使うのがおすすめですか？

生成した音声を「移動中に聴く」のが主目的なら、2025年5月にリリースされたスマホアプリがおすすめです。バックグラウンド再生やオフライン再生に対応しており、電波圏外でも止まりません。一方、複数のソースをまとめて整理したり、カスタマイズ指示をじっくり書き込んだりする作業は、画面の広いパソコンのほうが快適です。「生成・整理はパソコン、再生はスマホアプリ」と役割を分けると効率的ですよ。

Q3. インタラクティブモード（参加ボタン）はどんな使い方ができますか？

ポッドキャストを聴いている途中で疑問が浮かんだとき、「参加」ボタンをクリックするとAIホストに直接質問できます。「○○についてもう少し詳しく教えて」のように話しかけると、ソースに基づいた回答が返ってきます。音声を止めずに深掘りできるため、資料理解を素早く深めたいときに便利です。

Q4. 専門用語が間違って読み上げられます。直せますか？

日本語音声では、固有名詞や業界用語の漢字読みが間違うことがあります。読みを完全に固定する設定は現状ありませんが、どうしても正しく読ませたい語は、ソース内の表記をひらがな・カタカナに置き換えてからアップロードすると改善します。また再生速度を0.75x〜1.0xに下げると聴き取りやすくなります。数値や日付は省略されることもあるため、重要な箇所はAIハルシネーション対策ガイドも参考に、原文での確認を習慣にしてください。

Q5. 音声概要のほかに、動画で要約を見ることはできますか？

はい。2025年7月に追加された動画概要（Video Overviews）を使えば、音声にAI生成スライドを加えた動画版を生成できます。日本語を含む多言語に対応しています。要約の精度は音声概要とほぼ同等ですが、図表が画面に表示されるぶん視覚的に理解しやすくなります。ながら聴きには音声概要、集中学習には動画概要、という使い分けがおすすめです。

まとめ

NotebookLMの音声概要（Audio Overview）を使えば、読む時間がない資料を「聴く」に変えられます。この記事で紹介した3つの活用シーンを振り返っておきましょう。

操作は「ソース追加→生成→再生」の3ステップだけ。Googleアカウントさえあれば無料で始められます。

まずは手元にあるPDF資料を1つアップロードして、音声概要を試してみてください。通勤時間が「資料を聴くインプットタイム」に変わりますよ。

NotebookLMの基本操作をもっと詳しく知りたい方はNotebookLM使い方入門（事務職5場面）を、Google Driveとの連携でソースを効率よく管理したい方はNotebookLM × Google Drive連携ガイドもチェックしてみてください。