「育休中の社会保険料って、どうなるんでしたっけ？」
「経費精算で領収書をなくしたときの代替手段は？」
「出張の宿泊費上限、役職でどう違いましたか？」
総務・人事の担当者なら、こんな質問を毎週受けているのではないでしょうか。答えはすべて社内規程に書いてあります。それでも分厚い就業規則PDFから該当箇所を探すのは、毎回けっこう骨が折れますよね。
このままだと、規程の中身を頭に入れている担当者しか答えられない状態が続きます。担当者が休んだ日は問い合わせ対応が止まる。そんな会社も珍しくありません。
この記事では、就業規則や各種規程を NotebookLM に読ませる手順をまとめました。社員が自分で調べて解決できる、社内FAQの形に変えていきます。
扱うのは次の4つです。
- 入れてよい文書・入れてはいけない文書の線引き
- 規程の本数と社員数から決めるノートブック設計
- 条文番号つきで答えさせるプロンプト5本
- 回答がズレたときの原因の切り分け
60分あれば、最初の1つが立ち上がりますよ。NotebookLM をまだ触ったことがない方は、Google NotebookLM使い方入門 で基本操作を先に押さえておくとスムーズです。
名称について: NotebookLM は 2026 年 7 月に「Gemini Notebook」へ名称変更されました。本記事では検索されやすい旧称の NotebookLM で表記します（機能・保存済みノートブックは同一です）。
確認時点: 2026年9月。NotebookLM はプラン体系・機能の更新が速いため、上限値は公式ヘルプで最新を確認してください。
「就業規則どこ？」を毎週聞かれる総務・人事の現実
毎週同じことを3人に聞かれる、あの時間
中堅企業の総務・人事でよく聞くのは、だいたいこんな悩みです。
- 就業規則・育休規程・経費規程・出張規程など、規程が20本以上ある
- 各規程は50〜100ページのPDFで、目次から手作業で探している
- 同じ質問を月に何度も、別の社員から受ける
- 規程改定のたびに新旧比較の資料を作って周知している
- 入社時オリエンや異動の説明で、毎回同じ話を繰り返している
どれも「規程の中身を知っている人にしかできない仕事」ばかり。だから自然と属人化していきます。
1件あたり5分の対応でも、週に10件なら年間で40時間超。無視できない量ですよね。
この記事を読み終わると60分で何ができるか
ゴールはシンプルです。就業規則ノートブックを1つ作り、閲覧者権限で部署に配り、情シスに1枚で説明できる状態まで持っていきます。
具体的には、次の5つが自力でできるようになります。
- 手元の文書を「入れてよい／だめ」で仕分けできる
- 規程の本数と社員数から、ノートブックの分け方を決められる
- 条文番号つきで回答させ、正誤を自分で検証できる
- 回答が外れたときに、原因を切り分けられる
- 規程改定で古い条文を返し続ける事故を防げる
立ち上げの中核は、準備30分＋作成30分の計60分。動作確認や共有設定まで含めた配分は、記事の最後のチェックリストで確認できます。
この順番どおりに進めれば迷いません。まずは「何を入れるか」から見ていきましょう。
NotebookLMが社内規程の問い合わせ対応に向く3つの理由
ChatGPT や Gemini に規程を貼り付けて聞く方法もあります。それでも規程の運用では、NotebookLM を選ぶ理由がはっきりあるんです。
読み込ませた規程の中からしか答えない
NotebookLM は、アップロードしたソース（読み込ませた元資料）の中身だけを見て回答を作ります。一般的なチャットAIのように、学習データから推測で答えを作ることは基本的にありません。
ソース内に答えが無ければ「該当する記載は見つかりません」と返してきます。
社員に配るFAQで一番怖いのは、それっぽい嘘が返ってくることですよね。「書いていない」と言ってくれるだけで、担当者の裏取りコストがぐっと下がります。
回答に条文の出典が付く（育休の社会保険料の実例）
回答には [1] [2] のような番号バッジが付きます。クリックすると、元のソースの該当箇所が画面に開く仕組み。
たとえば「育児休業中の社会保険料の免除はいつから始まりますか？」と聞くと、こんな形で返ってきます。
育児休業中の社会保険料は、育児休業を開始した月から終了する月の前月までの期間について免除されます[1]。免除を受けるには、会社経由で申請書を提出する必要があります[2]。
[1] 育児休業規程 第8条第1項
[2] 育児休業規程 第8条第3項
大事なのは回答の中身よりも、条文番号まで遡れる形で返る点です。上はサンプル規程での出力イメージで、実際の答えは自社の規程の書きぶりに従います。
社員から「それ、どこに書いてあるんですか」と聞かれたときも、条文を示して答えられます。監査や本人説明の場面で、この差はとても大きいですよ。
検索窓ではなく「聞き方」で引ける
従来の全文検索は、規程に載っている単語を知らないと引けません。「住民税」で探しても、規程の見出しが「公租公課の取扱い」なら見つからないわけです。
NotebookLM は質問文のまま引けます。「育休中の住民税はどうなりますか」で該当条文にたどり着けるのは、検索窓には無い強み。
なお無料プランでも、1つのノートブックに50ソースまで入れられます。上限やセキュリティ面の確認手順は NotebookLM無料版でどこまでできる？会社で使う前に確認すべき3つのポイント に詳しくまとめました。
入れてよい社内文書・入れてはいけない社内文書の線引き
手を動かす前に、これだけは決めておきましょう。何を入れて、何を入れないか。ここを曖昧にしたまま走ると、あとから止められかねません。
○入れてよい／×入れてはいけない／△要判断の一覧
| 判定 | 文書の例 | 理由 |
|---|---|---|
| ○ 入れてよい | 就業規則・給与規程・退職金規程・経費規程・出張旅費規程 | 全社員に開示されている社内ルール |
| ○ 入れてよい | 育児介護休業規程・ハラスメント防止規程・情報セキュリティ規程 | 同上。問い合わせが集中する領域 |
| ○ 入れてよい | 業務マニュアル・過去のFAQ集・研修資料 | 個人が特定されない業務知識 |
| × 入れない | 従業員名簿・マイナンバー関連書類・給与明細 | 特定の個人を識別できる情報 |
| × 入れない | 健康診断結果・産業医面談記録・傷病に関する届出 | 取り扱いに配慮が必要な個人情報 |
| × 入れない | 懲戒個票・退職勧奨の記録・個別の人事評価シート | 個人の不利益に直結する |
| △ 要判断 | 未締結の契約書ドラフト・M&A関連資料 | 秘密保持の範囲を法務と確認する |
| △ 要判断 | 議事録・稟議書 | 個人名や未公表情報が混ざることがある |
判断の軸は1つだけです。「その文書を全社員が閲覧できる状態にしてよいか」。
閲覧者権限で配ったノートブックは、社員が自由に質問できます。名簿を入れれば、誰でも同僚の情報を引けてしまいますよね。
△の文書は、迷った時点で入れないのが無難。まずは○の規程だけで運用を始めましょう。後から足すのは簡単ですが、入れてしまった情報を「見なかったこと」にはできません。
AIの回答をそのまま社員に返してよい場面・担当者判断が必須な場面
もう1つの線引きは、返ってきた回答の扱い方です。そのまま社員に伝えてよい場面と、そうでない場面を分けておきましょう。
| 場面 | 扱い |
|---|---|
| 「規程に何と書いてあるか」を引く | そのまま返してよい |
| 申請手続きの流れ・提出書類・期限を調べる | そのまま返してよい |
| 手当の支給条件や上限額を確認する | 別表と突き合わせてから返す |
| 労働基準法など、法令の解釈が絡む判断 | 必ず担当者・社労士が判断する |
| 懲戒処分の可否や重さの判断 | 必ず人が判断する |
| ハラスメントに該当するかの認定 | 必ず人が判断する |
境目はわかりやすいはず。規程に書いてあることを読むまでがAIの仕事。当てはめて判断するところから先は、人の仕事です。
この一線は、社内ルールとして明文化しておくと揉めません。「AIがそう言った」を判断の根拠にさせない、という宣言でもありますね。
ルール化するときは、生成AI社内ガイドラインの作り方｜コピペOKひな形付き のひな形が土台に使えます。文書の線引きと回答の扱い方を、そのまま条文の形に落とし込んでみてください。
最初の関門はスキャンPDF｜取り込める形式とOCRの判定手順
設計の話に入る前に、足元の確認を。手元の規程ファイルが、そもそも取り込める状態かどうか。ここでつまずく人が本当に多いんです。
規程・マニュアルで実際に使う5形式
NotebookLM は多くの形式に対応していますが、規程の運用で実際に使うのはこの5つに絞られます。
| 形式 | 推奨度 | 押さえておきたい点 |
|---|---|---|
| ◎ | 規程の主流。OCR済み（テキストを選択できる状態）が必須 | |
| Google ドキュメント | ◎ | 改定が多い規程に最適。Drive上の更新が自動で反映される |
| Word（.docx） | ◎ | そのままアップロードできる。改定が多いならドキュメント化を推奨 |
| Google スプレッドシート | ○ | 手当一覧・出張費上限表など。10万トークンが上限 |
| テキスト（.txt）・Markdown（.md） | ○ | FAQ集・運用メモといった補足資料に |
このほか PowerPoint（.pptx）・CSV・EPUB・画像・音声ファイル・Web URL・YouTube URL にも対応しています。研修スライドは .pptx のまま入れられますよ。Google スライドは最大100スライドまで。
1つのソースあたりの上限は 50万語または200MB。PDF・Word・テキストなど、主要な形式に共通で適用されます。規程1本が数百ページあっても、この枠にはまず収まりますね。
Excel ファイル（.xlsx）を直接ソースにする機能は、公式には案内されていません。手当一覧を Excel で管理しているなら、Drive 上で Google スプレッドシートに変換してから取り込みましょう。
そのPDF、テキストを選択できますか（OCR判定3手順）
紙の規程をスキャンしただけのPDFは、中身が画像です。人間の目には文字が見えても、AIから見れば真っ白な絵。ここを見落とすと「規程を入れたのに何も答えない」という事故になります。
判定は30秒で終わります。
- 対象のPDFを、ブラウザまたは Acrobat Reader で開く
- 本文の一部をマウスでドラッグして、選択してみる
- 文字が青くハイライトされればOCR済み。何も選択できなければ未処理
もう1つ、Ctrl + F（Mac は Cmd + F）で規程内の単語を検索する方法もあります。「第1条」で1件もヒットしなければ、そのPDFは画像のままだと判断できます。
OCRされていなかったときの変換手順
未処理だとわかったら、テキスト化してから取り込みます。いちばん手軽なのは Google ドライブ経由です。
- 対象のPDFを Google ドライブにアップロードする
- ファイルを右クリックし、[アプリで開く] から [Google ドキュメント] を選ぶ
- 変換されたドキュメントで、条文の文字が正しく読み取れているか確認する
- 表や図がずれていれば、その部分だけ手で直す
Adobe Acrobat の有料版があれば、[スキャンとOCR] からテキスト認識をかける手もあります。どちらの場合も、変換後の目視確認だけは省かないでください。
特に注意したいのが別表です。手当額の一覧や役職別の上限表は、画像として貼り込まれていることがよくあります。変換後に数字が消えていないか、必ず確認しましょう。
数字が拾えていない別表は、Google スプレッドシートに打ち直して別ソースにするのが確実。ここを雑にすると、回答の数字ごと信用できなくなりますからね。
ノートブック設計の3パターンと規模別早見表
ここからが本題。最初にぶつかるのは「全部まとめて1個でいいのか、分けるべきか」という判断です。3つのパターンで整理します。
A 全社統合型／B 部署別型／C 業務カテゴリ別型
パターンA: 全社統合型
1つのノートブックに全規程を集約する、いちばんシンプルな形です。就業規則・給与規程・経費規程から、育児介護休業規程・情報セキュリティ規程・業務マニュアルまでを1か所に置くイメージ。
強みは、設計に時間がかからないこと。そして規程をまたぐ質問に強いことです。「育休中の経費精算はどうなりますか」にも、一度で答えが返ります。
弱点は2つ。ソース数の上限に早く届くことと、部署ごとの権限分離ができないことです。
パターンB: 部署別型
部署単位でノートブックを分け、それぞれが自部門の規程を持ちます。人事・労務ノートブックなら、就業規則・育児介護休業規程・休職規程・賃金規程・採用マニュアルといった構成。
メリットは、権限を部署内に閉じられる点。機密度の高い人事規程を、他部署に見せずに済みます。関連する規程が集まるぶん、回答も安定しやすいですね。
デメリットは部署をまたぐ質問ができないこと。情報セキュリティ規程のような全社共通の規程を、複数のノートブックに重複して置く必要も出てきます。
パターンC: 業務カテゴリ別型
「申請・承認」「労務手続き」「経費・出張」「コンプライアンス」のように、業務シーンで分ける形です。申請・承認ノートブックなら、稟議規程・押印規程・契約管理規程・購買規程あたりが入ります。
社員は「困った場面」から直接たどり着けます。新入社員への説明にも使いやすい形。ただし業務シーンの洗い出しに時間がかかるので、立ち上げ工数は3つのなかで最大です。
従業員規模・規程本数で選ぶ早見表
| 従業員規模 | 規程本数 | 推奨パターン |
|---|---|---|
| 〜100名 | 〜30本 | A: 全社統合型 |
| 100〜300名 | 30〜50本 | B: 部署別型 |
| 300〜500名 | 50本〜 | C: 業務カテゴリ別型 |
迷ったら A から始めてください。運用してみて手狭になったら、B か C に分ければいいだけです。設計を完璧にしようとすると、いつまでも運用が始まりません。
ちなみにソースを5件以上入れると、関連性をもとに自動でラベルが付きます。規程を20〜50本抱える運用では、整理の手がかりとして役に立ちますよ。
ソース数の上限にぶつかったときの3つの分け方
1つのノートブックに入れられるソース数には上限があります。無料の Standard は50、Plus は100、Pro は300。Ultra は契約するストレージ容量で変わり、Google One の20TBプランなら500、30TBプランなら600です。
もう1つ効いてくるのが、1日に質問できる回数。Standard は50回、Plus は200回、Pro は500回です。部署に配って全員が使う運用だと、無料の50回は意外と早く埋まります。
規程が30〜50本ある会社なら、上限にはすぐ届くはず。有料プランへの切り替えが素直な解決ですが、無料のまま工夫する道もありますよ。
なお、ファイル容量やソース数への一般的な対策は NotebookLM × Google Drive連携ガイド にまとめてあります。ここでは規程に特化した3つの分け方を紹介しますね。
分け方1: 目次マスターを1本置く
規程一覧を1つの Google ドキュメントにまとめ、最初のソースとして入れます。中身は「規程名・条文構成・改定日・所管部署」の一覧で十分です。
[ノートブック内のソース構成例]
- 00_規程一覧マスター.gdoc ← 索引として機能させる
- 就業規則.pdf
- 育児・介護休業規程.pdf
- 経費規程.pdf
- 出張旅費規程.pdf
…（以下、規程を個別ファイルで保有）この索引があると、AIが「どの規程に答えがありそうか」を判断しやすくなります。ソース数は1つ増えますが、回答の当たりが良くなる投資です。
分け方2: 本則と補足資料を分ける
正規の規程本則と、それ以外の資料でノートブックを分けます。
- 現行規程ノートブック: 就業規則本則・各規程本則のみ
- 補足資料ノートブック: 別表・運用通達・過去のFAQ・説明資料
「正式な条文を知りたい」ときは前者、「運用の実態を知りたい」ときは後者。この使い分けが自然にできる構成です。
分け方3: 現行版と過去版を分ける
改定が多い会社では、履歴を別のノートブックへ逃がします。
- 現行規程ノートブック: 最新版のみ。日常の質問はここで完結する
- 履歴ノートブック: 旧版・改定差分資料。監査や遡及確認に使う
「2024年4月時点の出張旅費規程ではどうだったか」といった質問は、履歴側に投げます。現行側の精度を落とさずに済むのが利点。この分離は、後述する「古い条文を返す」事故の予防にもなります。
規程を正確に引くための専用プロンプト5本
ノートブックができたら、次は聞き方です。普通に質問しても答えてくれますが、規程向けのプロンプトを使うと回答の質が変わります。コピペで使える5本を用意しました。
条文番号を必ず引用させる
いちばん基本のプロンプトです。根拠を条文の単位で出させます。
「[質問内容]」について、該当する規程の条文番号と原文を引用しつつ、
わかりやすく説明してください。
条文が複数ある場合は、条文番号順に整理してください。使用例
「育児休業中の社会保険料の免除」について、該当する規程の条文番号と原文を引用しつつ、わかりやすく説明してください。
うまくいかないときの言い換え: 条文番号が出てこないなら、末尾に「条文番号が特定できない場合は、該当する見出し名を示してください」を足します。
書いていないことは「書いていない」と言わせる（推測禁止）
本記事でいちばん大事なプロンプトです。AIに推測をはっきり禁じます。
[ケース] における [手続き] について、該当する規程と手続きを教えてください。
ただし、ソース内に明確な記載がない場合は推測せず、
「該当する規程は見つかりません」と回答してください。使用例
在宅勤務中に発生したけがの労災申請手続きについて、該当する規程と手続きを教えてください。ただし、ソース内に明確な記載がない場合は推測せず、「該当する規程は見つかりません」と回答してください。
規程に無いことを「無い」と言わせる。これが社内FAQの品質を左右する、最重要の要件です。
そして「無い」とわかった瞬間は、実は担当者にとって価値のある情報。規程の穴が見つかったわけですから、次の改定で埋める材料になりますよね。
うまくいかないときの言い換え: それでも推測が混じるなら、「回答は引用元がある文だけで構成してください」を追加してみてください。
改定の前後で何が変わったかを対比させる
規程改定のあと、新旧の差を確認するときに使います。履歴ノートブックと組み合わせると効きます。
[規程名] の改定前後で、[項目] に関する内容がどう変わったかを
「変更前 → 変更後」の形式で対比してください。
変更されていない場合は「変更なし」と明記してください。使用例
出張旅費規程の改定前後で、宿泊費上限に関する内容がどう変わったかを「変更前 → 変更後」の形式で対比してください。
うまくいかないときの言い換え: 対比がぼやけるときは、「条文番号ごとに1行ずつ、表形式で示してください」を足すと整理されます。
複数の規程に矛盾がないかチェックさせる
規程をまたぐテーマで、食い違いを見つけるプロンプトです。
[項目] について、[規程1] と [規程2] でルールに矛盾や重複がないかを確認し、
矛盾がある場合は両方の条文を引用したうえで指摘してください。使用例
「経費の事前承認」について、経費規程と出張旅費規程でルールに矛盾や重複がないかを確認し、矛盾がある場合は両方の条文を引用したうえで指摘してください。
改定時の整合性レビューに使えます。新しい規程を作るときの、既存規程との衝突チェックにも便利ですよ。
うまくいかないときの言い換え: 「矛盾なし」とだけ返るときは、「両規程の該当条文を並べて示したうえで、判断の根拠を書いてください」に変えてみましょう。
表形式で整形させる／社員向けにやさしく言い換えさせる
社員説明用に、手続きを一覧化するプロンプトです。
[申請名] の申請手順を、
「ステップ番号 / 担当者 / 提出書類 / 承認者 / 期限」の表形式で整理してください。
根拠条文も、右端の列に追加してください。使用例
「育児休業の取得申請」の申請手順を、「ステップ番号 / 担当者 / 提出書類 / 承認者 / 期限」の表形式で整理してください。根拠条文も右端の列に追加してください。
出力はそのまま社内ポータルの掲載素材に使えます。研修資料の下書きにもなりますね。
条文の言い回しが硬くて社員に伝わらないときは、言い換えも頼めます。
[条文の内容] を、入社1年目の社員にもわかる言葉で3行以内に要約してください。
条文番号は残し、独自の解釈は加えないでください。うまくいかないときの言い換え: 表の列が埋まらないときは、「情報が無い列には『規程に記載なし』と書いてください」を追加します。空欄のまま返されるより、抜けが見つけやすくなります。
回答がおかしいときの切り分け｜症状5パターン別の原因と対処
ここが本記事のいちばんの読みどころ。作った直後は快調でも、使い込むうちに「あれ？」という回答が出てきます。
原因はだいたい5つに絞れます。症状から逆引きしてみてください。
症状別 原因×対処 早見表
| 症状 | 主な原因 | 対処 |
|---|---|---|
| 該当条文が見つからないと言われる | スキャンPDFがOCR未処理 | テキスト選択できるか確認し、変換して入れ直す |
| 別表・手当一覧の数字を答えられない | 表が画像化、または別表が未取込 | 別表をスプレッドシート化し、別ソースで追加する |
| 改定前の古い条文を返す | 旧版ソースの削除漏れ | 旧版を削除し、履歴ノートブックへ移す |
| 条番号がズレる | 複数規程を1ファイルに結合し、番号が重複 | 規程ごとに1ファイルへ分割し直す |
| 書いていないことを推測で答える | 推測禁止の指示を入れていない | 推測禁止プロンプトを定型で使う |
以下、それぞれ詳しく見ていきましょう。
該当条文が見つからない／別表の数字を答えない
該当条文が見つからないと言われる場合、まず疑うのはOCRです。前述の3手順で、テキストを選択できるか確認してください。選択できなければ、そのPDFは画像のまま入っています。
ソース一覧で該当ファイルを開き、テキストが表示されるかを見る方法もありますよ。
もう1つ考えられるのが、質問文と規程の用語のズレ。「住民税」と「公租公課」のように言葉が一致しないと、そのままでは引けません。「税金に関する条文をすべて挙げてください」のように、範囲を広げて聞き直してみましょう。
別表の数字を答えられない場合、疑うのは表組みです。手当額の一覧や役職別の上限表は、PDF内に画像として貼られていることが多いからです。
対処は2段階。その別表だけを Google スプレッドシートに打ち直し、独立したソースとして追加してください。「別表1_役職別宿泊費上限」のように親規程と対応する名前を付けると、さらに引きやすくなります。
そもそも別表を取り込んでいなかった、というケースもあります。ソース一覧の抜けも、あわせて確認しておきたいところ。
古い条文を返す／条番号がズレる／推測で答える
改定前の古い条文を返す場合、まず旧版の残りを疑います。PDF や Word のソースは、取り込んだ時点の内容で固定される仕組み。Drive 上の元ファイルを更新しても反映されません。
ソース一覧を開き、同じ規程が2つ入っていないか確認しましょう。旧版を削除し、新版を入れ直すのが対処。削除した旧版は履歴ノートブックに移しておくと、あとで遡及確認に使えます。
条番号がズレる場合、複数の規程を1つのファイルに結合しているケースを疑ってください。就業規則と育児介護休業規程を1つのPDFにまとめると、「第8条」が2か所に存在することになります。AIはどちらの第8条か区別できません。
対処はシンプルで、規程ごとに1ファイルへ分割し直すこと。ソース数は増えますが、回答の正確さは段違いです。分割が難しいなら、ファイル名を「就業規則_第1章〜第5章」のように具体的にすると多少ましになります。
書いていないことを推測で答える場合、プロンプト側の問題です。NotebookLM はソースに基づいて答えますが、関連しそうな条文から一般論を組み立ててしまうことがあります。
推測禁止のプロンプトを定型文にして、社内で共有してください。社内ポータルに例文を貼っておくのがおすすめ。
あわせて、回答に引用バッジが付いているかを確認する習慣もつけたいところ。バッジが付いていない文は、ソースから直接引かれていない可能性があります。そこだけ担当者が原本で裏を取れば、事故はかなり減らせますよ。
規程改定に追従する更新5ステップ
社内規程は年に数回改定されます。運用でいちばん事故が起きやすいのが、この改定対応。5ステップの型を決めておけば迷いません。
旧版削除 → 新版追加 → 同期確認 → アーカイブ → 回答テスト
ステップ1: 旧版のソースを削除する
ソース一覧で対象ファイルを選び、削除します。ここを飛ばすと新旧が同居し、AIがどちらを引くか予測できなくなります。
ステップ2: 新版を追加する
改定後のファイルをアップロードします。ファイル名に改定日を入れておくと、後で見分けやすくなりますよ。
ステップ3: 同期を確認する
ここは形式によって挙動が変わります。Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドの3形式は、Drive 上で元ファイルを直せば自動で反映されます。
一方、PDF や Word などアップロード型のソースは自動同期の対象外。ステップ1と2の手作業が必要になります。
規程を Google ドキュメントで管理すると、この手作業がまるごと消えます。改定担当者がドキュメントを直すだけで、回答も新版に切り替わるわけですね。同期の詳しい仕様は NotebookLM × Google Drive連携ガイド で確認してください。
ステップ4: 旧版をアーカイブする
削除した旧版は、履歴ノートブックへ移します。「2026-04改定前_出張旅費規程.pdf」のように、改定日を含むファイル名で保管しましょう。
ステップ5: 回答テストをする
最後に必ず質問を投げて、新版が反映されているか確かめます。ここを省くと「気づいたら古い情報を返していた」という事故が起きます。
改定後に必ず投げる確認質問3本
テストは3問で十分です。改定のたびに、同じ3本を投げてください。
1. 「[改定された項目]」について、条文番号を引用して教えてください
2. [改定前のルール] は現在も有効ですか。根拠条文も示してください
3. 改定後の [新しいルール] は、いつから適用されますか1問目で新しい条文が返れば、取り込みは成功。2問目で「現在は適用されません」と返れば、旧版が残っていない証拠になります。
3問目は施行日の確認です。改定日と施行日が違う規程は意外と多いので、ここも押さえておきたいですね。
正本を守る共有・権限設計とWorkspaceが無い会社の現実解
ノートブックができても、共有設計を誤ると正本性が崩れます。誰でもファイルを足せる状態だと、正規の規程と個人メモが混ざってしまいますよね。
編集者は規程管理担当だけに絞る
NotebookLM の共有権限は2種類です。
| 権限 | できること | 誰に付与するか |
|---|---|---|
| 編集者 | ソース・メモの追加と削除、他者への再共有 | 規程管理の担当者だけ |
| 閲覧者 | 共有されたソース・メモの閲覧と質問 | 一般社員 |
編集者は、他の人へ再共有までできてしまいます。総務の規程管理担当2〜3名に絞るのが安全。社員には閲覧者権限で配れば、正本の純度が保てますよ。
Googleアカウントを持つ人なら誰でも開ける、公開リンクの発行機能もあります。ただし社内規程では使わないでください。
もう1点、エクスポートしたファイルには共有権限が引き継がれません。持ち出しは社内ルールで縛るのが確実です。
Workspace を使っている環境なら、管理者側の制御も効きます。サービス自体のオン・オフを、組織部門（OU）やアクセスグループ単位で切り替えられます。利用範囲を限定したいときは、管理者に相談してみてください。
Workspaceを入れていない会社が最低限決めておくルール
「うちはまだ Workspace を入れていない」という会社も多いですよね。個人の Google アカウントでも NotebookLM は使えます。ただ、リスクは先に押さえておきましょう。
- 退職時にアカウントごと持ち出され、アクセスを止められない
- 管理者による利用範囲の制御ができない
- 誰がオーナーなのかを、組織として管理できない
それでも始めたい場合、最低限これだけは決めてください。
- 業務専用のアカウントを1つ作り、私用アカウントと分ける
- そのアカウントのID・パスワードは、総務の責任者が管理する
- 入れる文書は前述の○の範囲だけに限る（人が特定できる情報は入れない）
- 半年以内に Workspace へ移行する計画を立てる
暫定運用と割り切るのがコツです。恒久的にこの形で回すのは、正直おすすめできません。
パート・業務委託にアカウントが無いときの配り方
NotebookLM の共有には、相手側の Google アカウントが必要になります。パート・アルバイト・業務委託にアカウントが無い会社では、そのままでは配れません。
現実的な回避策は2つあります。
- 担当者が代理で聞く: 問い合わせを受けた担当者がノートブックで調べ、条文つきで回答する。担当者の検索時間そのものは大きく減る
- 回答をFAQとして掲載する: よくある質問の回答をノートブックで作り、社内ポータルや掲示に載せる。アカウント不要で全員が読める
どちらも「全員が直接使う」形にはなりませんが、担当者の負担は確実に軽くなります。まずアカウントがある社員向けに配り、それ以外は担当者経由。この二段構えで始めてみてください。
なお、より厳格な監査やアクセス制御を求められることもあります。その場合の選択肢が NotebookLM Enterprise です。Google Cloud 上で提供される別ラインの製品で、名称や提供形態は公式ページで最新の状態を確認してください。
ただし従業員50〜500名の総務・人事用途なら、多くの場合そこまでは必要ありません。法務や情シスから具体的な要件が出た段階で、公式情報を確認して検討すれば十分です。
作ったのに使われないを防ぐ社内周知3点セット
ここが一番もったいないポイント。丁寧に作ったノートブックが、誰にも使われないまま眠っている会社は少なくありません。
原因は品質ではなく、周知の量です。「作りました」と一度メールしただけでは、社員は思い出してくれませんよね。すぐ使える型を3つ用意したので、そのままコピーして使ってください。
社内ポータル掲載文テンプレ
まずは常設の入口を作ります。社内ポータルやグループウェアのトップに、次の文面を置いてください。
【規程のことは、まずここで聞いてみてください】
就業規則や経費・出張のルールについて、AIに質問できるページを用意しました。
「育休中の社会保険料はどうなりますか？」のように、
ふだんの言葉で質問すると、該当する条文を引用して答えが返ります。
▼ 規程質問用ノートブック
（ここにノートブックの共有リンクを貼る）
・回答には条文番号が付きます。原本を確認したいときはリンクをクリックしてください
・「規程に書いていない」と返ってきた場合は、総務（内線◯◯）までご連絡ください
・個人的な事情に関する判断（休職の可否など）は、必ず総務にご相談ください最後の2行が大事です。AIで完結しない範囲を先に示しておくと、社員が安心して使えます。
ポータルの「よくある質問」ページも整えたいなら、ノートブックのFAQ生成機能が使えますよ。取り込んだソース全体から一括で作れるので、下書きづくりが速くなります。ただし生成結果はそのまま出さず、担当者が条文と照らしてから公開してください。
入社オリエンでの案内文（音声概要の活用）
新入社員には、入社時の説明で一度触ってもらうのが効きます。案内はこれくらいシンプルで十分。
【規程の調べ方について】
当社の就業規則・各種規程は、AIに質問できる形で公開しています。
入社後、「これってどうなってるんだろう」と思ったら、
総務に聞く前に、まずこのページで質問してみてください。
答えには必ず条文番号が付くので、根拠まで確認できます。NotebookLM には、読み込ませたソースから音声解説を作る機能もあります。規程の要点を音声にしておけば、オリエンの副教材や通勤中の予習に配れますよ。作り方は NotebookLM音声概要の使い方 にまとめました。
要点をまとめた学習ガイドの生成機能もあり、研修資料の下書きづくりが楽になります。教材づくりの進め方を整えたい方は、NotebookLMで仕事の勉強を爆速化する4ステップ学習法 も参考にどうぞ。
問い合わせが来たとき担当者が返す一文
3つ目が、地味なようでいちばん効きます。問い合わせが来たときに担当者が返す一文を、あらかじめ決めておくんです。
（回答本文）
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※ こうした規程の質問は、下記のページでご自身でも調べられます。
次回からぜひお試しください。
▼ 規程質問用ノートブック
（共有リンク）答えを返しつつ、次回の自己解決へ誘導する。この一文をメール署名に入れておけば、問い合わせのたびに自動で周知が進みます。
続けるうちに、社員の側に「まずあそこで調べる」という習慣が育っていきます。周知は一度のアナウンスではなく、接点の回数で効いてくるものですよ。
情シス・上司への説明と導入効果の測り方
最後の関門が、社内の承認です。あわせて「入れて効果があったのか」を示す準備もしておきましょう。
説明すべき要点3つ
情シスや上司から聞かれることは、だいたい3つに集約されます。
1. アップロードした規程がAIの学習に使われないか
通常の利用では、ソース・質問・生成された回答がモデルの学習に使われることはありません。個人アカウントでも Workspace アカウントでも同じです。
ただし例外が1つ。回答への「いいね／よくない」というフィードバックを送った場合です。
個人アカウントでは、送った内容が人によるレビューの対象になることがあります。レビューの前に、Google アカウントとの紐付けは解除される扱いです。
一方、Workspace アカウントなら扱いが違います。フィードバックを送っても人によるレビューは行われず、モデルの学習にも使われないと明記されています。
社内ルールとしては「機密規程のノートブックではフィードバックを送らない」と決めておくのが安全。ガイドラインに一文入れておけば済みますよ。
2. 業務利用は Workspace アカウントに限定する
個人アカウントでは、管理者による制御が効きません。退職時のアクセス遮断も、組織側では担保できないままです。「業務利用は Workspace アカウントに限る」と明文化しておきましょう。
3. 退職者のアクセスをどう止めるか
Workspace アカウントを停止すれば、共有されたノートブックへのアクセスも止まります。問題はその社員がオーナーだった場合。所有権の移譲が必要になります。
だからこそ、規程ノートブックは総務の代表アカウントで作成するのが鉄則です。個人アカウントをオーナーにしない。これを最初のルールにしてください。
管理者向けのログについては、Workspace 側に生成AI関連のログ項目が用意されています。ただし対象プランや取得できる粒度は、環境によって異なります。要件がある場合は、管理者と一緒に公式ヘルプで確認しましょう。
このあたりの確認手順は NotebookLM無料版でどこまでできる？ にチェックリスト形式でまとめてあります。決裁資料を作る前に一度目を通しておくと、抜けが減りますよ。
問い合わせ件数の記録テンプレ
効果を数字で示せると、次の予算が通りやすくなります。難しい計測はいりません。問い合わせが来たときに、1行記録するだけです。
| 日付 | 質問者の部署 | 質問内容 | 該当規程 | 対応時間（分） |
|---|---|---|---|---|
| 9/8 | 営業部 | 育休中の社会保険料 | 育児介護休業規程 | 12 |
| 9/9 | 製造部 | 領収書紛失時の精算 | 経費規程 | 8 |
| 9/9 | 総務部 | 出張の宿泊費上限 | 出張旅費規程 | 5 |
スプレッドシートに5列作るだけ。1件あたりの記録は30秒で終わります。
Before4週→After4週で比べる
比較の手順は3つです。
- 導入前の4週間、上の表で問い合わせを記録する
- ノートブックを公開し、社内周知を行う
- 公開から4週間、同じ表で記録を続ける
見るのは2つの数字だけ。件数の合計と対応時間の合計です。
たとえば導入前が40件・320分、導入後が22件・150分だったとします。差は18件・170分。4週で約2.8時間、年間なら約34時間の削減という説明ができますね。
数字が動かなかった場合も、それは失敗ではありません。周知が届いていないだけのことが多いんです。前のセクションの3点セットを見直して、もう4週間続けてみてください。
60分で立ち上げるチェックリスト
最後に、最初の1ノートブックを立ち上げる手順をチェックリストにまとめます。全部で2時間15分。うち立ち上げの中核になる準備と作成が60分です。
準備（30分）
- [ ] Google Workspace アカウントで NotebookLM にログインできるか確認する
- [ ] 入れる規程を「○入れてよい」の範囲で選ぶ（名簿・健診結果は除外）
- [ ] 各PDFがOCR済みか、テキスト選択で確認する
- [ ] 未処理のPDFは Google ドキュメントに変換する
- [ ] 別表が画像になっていないか確認する
ノートブック作成（30分）
- [ ] 総務の代表アカウントで、新しいノートブックを作る
- [ ] 用途がわかる名前を付ける（例: 人事・労務規程集）
- [ ] 規程一覧マスターを最初のソースとして追加する
- [ ] 各規程を1本1ファイルで順に追加する
- [ ] 別表は独立したソースとして追加する
動作確認（30分）
- [ ] 条文番号を引用させるプロンプトで3問質問する
- [ ] 引用バッジをクリックし、該当箇所が正しく開くか確認する
- [ ] 推測禁止プロンプトで、規程に無い質問を投げる
- [ ] 「見つかりません」と返るか確認する
- [ ] 別表の数字を1つ聞いて、原本と照合する
共有設定（15分）
- [ ] 編集者権限を、規程管理の担当者だけに絞る
- [ ] 閲覧者権限で部署メンバーに共有する
- [ ] 社内ポータルに掲載文を貼る
運用ルール策定（30分）
- [ ] 改定時の5ステップを業務マニュアルに書く
- [ ] 所有権の移譲ルールを決める
- [ ] フィードバック送信を行わない旨をガイドラインに追記する
- [ ] 問い合わせ記録シートを作り、記録を始める
動作確認の5項目だけは、絶対に飛ばさないでください。ここを省いて配ると、間違った回答が社内に広まってしまいます。
まとめ
社内規程の問い合わせ対応は、総務・人事の見えない時間泥棒です。1件5分の質問でも、週に10件なら年間40時間を超えます。
本記事の要点を整理しておきましょう。
- 入れる文書を先に線引きする: 規程・マニュアルは○、名簿や健診結果など個人が特定できる情報は×
- 最初の関門はスキャンPDF: テキストを選択できるか確認し、未処理なら変換してから取り込む
- 設計は3パターンから選ぶ: 〜100名はA全社統合型、100〜300名はB部署別型、300〜500名はC業務カテゴリ別型。迷ったらAから
- プロンプトは5本を定型化する: 条文引用・推測禁止・改定差分・整合性チェック・表形式整形
- 回答がズレたら5症状で逆引きする: OCR未処理／別表の未取込／旧版残り／条番号の重複／推測の許容
- 改定は5ステップで型にする: 旧版削除 → 新版追加 → 同期確認 → アーカイブ → 回答テスト
- 周知は3点セットで繰り返す: ポータル掲載文・オリエン案内・問い合わせ返信の一文
そして、AIに任せる範囲と人が判断する範囲の線引きを忘れずに。規程に何と書いてあるかを読むまでがAIの仕事。それを当てはめて判断するのは、人の仕事です。
完璧な設計を目指して止まるより、まず「人事・労務規程集」を1つ作ってみてください。60分あれば形になります。
「あの規程どこ？」を探す時間を手放して、本来やるべき制度設計に時間を戻していきましょう。
