Gmailフィルターの設定方法｜ラベルで受信トレイを自動整理する3分類の実例

受信トレイを開くと、社内連絡とシステム通知とメルマガが一緒くたに並んでいる。未読の数字は増える一方で、大事な依頼を見落としそうになる。そんな毎日を過ごしていませんか？

Gmailのフィルター（フィルタ）を設定すれば、届いたメールへのラベル付けや受信トレイからの移動を自動で任せられます。仕分けの手間が減り、対応が必要なメールに集中しやすくなるはずです。

手作業の仕分けは1回あたり数秒でも、毎日続けば積み重なります。未読が多い状態が続くと、返信が必要なメールが埋もれる原因にもなりがち。

この記事では「ラベルを作る→フィルタを作る→未読を減らす」の3手順を、パソコンのブラウザ版の画面に沿って紹介します。社内連絡・通知メール・メルマガの3分類の設定例も載せているので、そのまま真似してみてくださいね。

結論：Gmailのフィルター設定でどこまで自動化できるか
手順1 ラベルを作る（階層ラベルと命名ルール）
手順2 フィルタを作る（社内連絡・通知・メルマガの3分類）
手順3 未読バッジを減らす（受信トレイをスキップ・既読）
フィルタが効かないときの対処と見直し
まとめ：Gmailのフィルター設定は3分類から始めよう

結論：Gmailのフィルター設定でどこまで自動化できるか

最初に、Gmailのフィルター設定で「できること」と「できないこと」を整理しておきましょう。ここを押さえておくと、条件を作り込みすぎて疲れる失敗を防げます。

対応バージョン: パソコンのブラウザで開くGmail（2026年10月時点の画面）を対象にしています。個人のGoogleアカウントでも、会社のGoogle Workspaceアカウントでも基本的な操作の流れは同じです。スマホアプリの扱いは「よくある質問」で補足します。

自動でできること・できないこと

フィルタは、検索条件に一致したメールに対して、決めておいた動作を自動で実行する機能。条件には差出人や件名、メールに含まれる語などを指定します。

一致したメールに対して実行できる主な動作は次のとおり。

ラベルを付ける（フォルダ分けの代わり）
受信トレイをスキップする（受信トレイに表示せずアーカイブする）
既読にする
スターを付ける、重要マークを付ける・付けない
条件に一致する過去のメールにもまとめて適用する

一方で、メールの中身を読んで「急ぎかどうか」を判断するのはフィルタの役目ではありません。条件はあくまで文字の一致なので、同じ差出人から依頼と宣伝の両方が届く場合は分けきれないこともあります。

そのため「全部を自動で片付ける」より「仕分けの大半を任せて、判断が要るメールだけ自分で見る」を目指すのが現実的。最初から完璧を狙わず、少しずつ条件を育てていけば大丈夫ですよ。

「受信トレイゼロ」の現実的な定義（流す／見るだけ／処理要の3段階）

受信トレイを空に保つ「受信トレイゼロ」という整理術があります。ただし、フィルタを入れただけで受信トレイが空になるわけではありません。

この記事では、届くメールを次の3段階に分けて考えます。ゴールは「受信トレイには処理要のメールが残り、それ以外はラベルの中で待っている」状態です。

段階	どんなメールか	受信トレイ	例
流す	読まなくても業務に困らない	表示しない	メルマガ、広告
見るだけ	後でまとめて目を通せば足りる	表示しない	システム通知、自動配信のレポート
処理要	返信や対応が必要	表示する	社内の依頼、取引先からの連絡

迷ったら「このメールを1日見なかったら困るか」で判断してみてください。困るなら処理要、困らないなら見るだけか流す、という切り分けです。

作業を始める前の準備

公式ヘルプでは「フィルタ」と表記されているため、この記事の本文でも画面に合わせて「フィルタ」と書きます。画面の文言は更新で変わる場合もあるので、見つからないときは近い名前の項目を探してみてください。

作業前に、振り分けたいメールを1通ずつ開いて差出人のアドレスを控えておくとスムーズです。特に通知メールは、サービスごとに送信元アドレスが違うことも珍しくありません。

手順1 ラベルを作る（階層ラベルと命名ルール）

フィルタで振り分ける先になるのがラベルです。Gmailではフォルダの代わりにラベルでメールを分類するので、先に入れ物を用意しておきましょう。

ラベルの作成方法

ステップ1：「新しいラベルを作成」をクリックする

パソコンのブラウザでGmailを開きます。画面左側のメニューを下へたどり、「ラベル」の横にある「新しいラベルを作成」をクリックしてください。

ステップ2：ラベル名を入力する

表示された入力欄に、ラベル名を入力します。名前の付け方は、このあと紹介する命名ルールを参考にしてください。

ステップ3：子ラベルにする場合は「次のラベルの下位にネスト」をオンにする

親ラベルの下に作りたいときは、「次のラベルの下位にネスト」の横にあるチェックボックスをオンにします。続けて、親にしたいラベルを選んでください。

親ラベルとして作る場合は、この操作は不要です。チェックを外したまま次へ進みましょう。

ステップ4：「作成」をクリックする

「作成」をクリックすると、左側のラベル一覧に新しいラベルが追加されます。親ラベルを選んだ場合は、その下に子ラベルとして表示されるはず。

色を付けたいときは、ラベルの横のメニューから「ラベルの色」を選びます。社内は青、通知はグレーのように決めておくと、ラベルを見分ける目印になりますよ。

親ラベル・子ラベルの考え方

親ラベルは「大きな分類」、子ラベルは「具体的な送信元や用途」と考えると整理しやすくなります。この記事の3分類なら、親ラベルは社内・通知・メルマガの3つです。

子ラベルは増やしすぎないのがコツ。振り分け先が多いと、かえって探す手間が増えてしまいます。1つの親の下は3〜5個程度にとどめると、見通しのよい一覧になります。

ラベルの数を増やすより、「毎日見る場所を少なくする」ことを優先しましょう。フォルダ整理の考え方は、Googleドライブの使い方・フォルダ整理術でも詳しく紹介しています。

番号接頭辞で並び順を整える命名例

左側のラベル一覧は、名前の順で並ぶことが多いです。そこで先頭に番号を付け、よく見るラベルほど上に来るようにしておきましょう。実際の並び順は、作成後の一覧で確かめてください。

01_社内
  ├ 上司・チーム
  └ 全社連絡
02_通知
  ├ システム
  └ 承認依頼
03_メルマガ
09_保管

番号を「01・02・03」と続けたあと、「09」まで間を空けているのがポイント。あとから「04_取引先」のような分類も、番号の順を崩さずに差し込めます。

「09_保管」は、対応が終わった案件のメールを移す置き場です。普段は目に入らなくてよいので、設定のラベルページで「表示しない」を選んでおくのも手。左の一覧から隠せるので、すっきりしますよ。

手順2 フィルタを作る（社内連絡・通知・メルマガの3分類）

ラベルができたら、いよいよフィルタの作成に進みましょう。Gmailのフィルタは「検索条件を作る→その条件をフィルタとして保存する」という流れで作ります。

検索条件からフィルタを作成する流れ

ステップ1：「検索オプションを表示」をクリックする

画面上部の検索ボックスの右端にある「検索オプションを表示」のアイコンをクリック。条件を入力する欄が開きます。

ステップ2：検索条件を入力する

From（差出人）や件名などの欄に、振り分けたいメールの条件を入力します。具体的な入力例は、このあとの3分類の設定例を参照してください。

ステップ3：「検索」で一致するメールを確かめる

いきなりフィルタにせず、一度「検索」をクリックして結果を見ておくのがおすすめです。狙ったメールだけが並んでいれば、条件は合っています。

関係ないメールが混ざっていたら、条件を見直しましょう。確認できたら入力欄に戻ります。入力欄が閉じた場合は、もう一度「検索オプションを表示」をクリックしてください。

ステップ4：「フィルタを作成」をクリックする

入力欄の下部にある「フィルタを作成」をクリックします。一致したメールに対して実行する動作の一覧が表示されるので、次のステップへ進みましょう。

ステップ5：実行したい動作にチェックを入れる

「ラベルを付ける」にチェックを入れ、手順1で作ったラベルを選びます。分類に応じて、「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」や「既読にする」にもチェックを入れてください。

すでに届いているメールも振り分けたいなら、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」もオンにしておきましょう。

ステップ6：「フィルタを作成」をクリックして保存する

最後に「フィルタを作成」をクリックすると、フィルタが保存されます。これ以降に届くメールは、条件に一致すれば自動で振り分けられます。

条件（From・件名・OR・除外）とアクションの対応表

条件の欄で主に使うのは、次の5つ。

From（差出人）：送信元の名前やアドレス。社内ドメインや通知専用アドレスの指定向き
To（宛先）：メーリングリスト宛てのメールをまとめたいときに便利
件名：「【定例】」のように件名の書き方が決まっているメール向き
含む：メールに含まれる単語やフレーズで絞り込む
含まない：指定した単語やフレーズを含むメールを除外する

複数の候補をまとめたいときは、欄の中で半角大文字の「OR」でつなぎます。たとえばFromに「a@example.com OR b@example.com」と書けば、どちらかの差出人から届いたメールが対象です。

除外は「含まない」欄を使うのがわかりやすい方法。広めの条件で拾ったあと、例外だけを外す組み立て方ができます。

3分類それぞれの条件と動作をまとめると、次の表のようになります。

分類	条件の例	動作（チェックする項目）	段階
社内連絡	From：自社ドメイン	ラベルを付ける（01_社内）／迷惑メールにしない	処理要
通知メール	From：通知専用アドレス／含まない：承認	ラベルを付ける（02_通知の子ラベル）／受信トレイをスキップ	見るだけ
承認依頼の通知	From：通知専用アドレス／含む：承認	ラベルを付ける（承認依頼）／スターを付ける	処理要
メルマガ	含む：配信停止 OR unsubscribe など	ラベルを付ける（03_メルマガ）／受信トレイをスキップ／既読にする	流す

ここからは、それぞれの分類について入力例と注意点を見ていきましょう。

社内連絡の設定例

社内のメールは、差出人のドメインでまとめるのが基本です。Fromの欄に「@」から始まる自社のドメインを入力します。

From：@example.co.jp

「example.co.jp」の部分は、自社のメールアドレスの「@」より後ろに置き換えてください。保存する前に一度検索して、社内のメールだけが並ぶか確かめておくと確実です。

動作は「ラベルを付ける」で「01_社内」を選び、「迷惑メールにしない」にもチェックを入れておくと安心です。

社内連絡は処理要に当たるため、「受信トレイをスキップ」にはチェックを入れません。ラベルが付いた状態で受信トレイに残るので、社内からのメールだとひと目でわかります。

全社向けの一斉連絡が多い職場なら、件名で別のフィルタを作り、子ラベルに分けるのも一つの手です。

From：@example.co.jp
件名：【全社】 OR 【周知】

この場合は「01_社内」の子ラベル「全社連絡」を付け、「受信トレイをスキップ」もオンにしましょう。基本のフィルタの条件にも当てはまるため、「01_社内」も一緒に付く場合があります。

件名の書き方は職場によって違うので、実際に届いている全社メールの件名を確かめてから入力してみてください。

通知メールの設定例

システムの通知メールは、送信専用のアドレスから届くことが多いもの。Fromに通知用のアドレスを並べ、「含まない」で承認依頼を除外します。

From：notice@example.com OR alert@example.net
含まない：承認

動作は「ラベルを付ける」で「02_通知」の子ラベル「システム」を選び、「受信トレイをスキップ」をオンにします。「既読にする」はあえて付けません。未読のまま残すことで、ラベルを開いたときに新着があると気づけるからです。

承認依頼のように対応が必要な通知は、もう1つフィルタを作って受信トレイに残しましょう。

From：notice@example.com OR alert@example.net
含む：承認

こちらは「02_通知」の子ラベル「承認依頼」を付け、「スターを付ける」をオンにします。「受信トレイをスキップ」は付けないので、処理要として受信トレイに表示されたままです。

2つのフィルタは「承認」を含むかどうかで対になっているため、同じメールが両方に振り分けられるのを防げます。通知の差出人アドレスは利用しているサービスで異なるので、届いているメールのFromを確認して書き換えてくださいね。

メルマガの設定例

メルマガは送り元が多く、1つずつアドレスを登録するのは大変です。そこで、多くのメルマガの末尾にある「配信停止」などの文言を条件にします。

含む：配信停止 OR 配信解除 OR unsubscribe
含まない：請求 OR 領収

「含まない」に「請求」「領収」を入れているのは、サービスからの請求書メールを巻き込まないため。配信停止の案内が付いた請求通知が届くことがあるので、念のため除外しておきます。

欄の中で OR を使ったときの除外のされ方は、公式ヘルプに詳しい説明がありません。保存する前に「検索」で結果を表示し、請求書メールが外れているか確かめてみてください。

動作は「ラベルを付ける」で「03_メルマガ」を選び、「受信トレイをスキップ」と「既読にする」の両方をオンにします。これで「流す」段階のメールになり、未読数にも数えられません。

文言による条件は便利な反面、取引先からの案内メールまで拾ってしまう可能性もあります。よく届く特定のメルマガは、Fromにアドレスを指定した専用のフィルタを作ると精度が上がりますよ。

受信トレイの種類が「デフォルト」なら、カテゴリのタブも使えます。その場合は「カテゴリを適用する」で、プロモーションへ振り分ける方法もあります。ラベルで管理するか、カテゴリに任せるか、使いやすいほうを選んでみてください。

手順3 未読バッジを減らす（受信トレイをスキップ・既読）

フィルタでラベルを付けただけでは、メールは受信トレイにも表示され、未読の数も変わりません。未読バッジを減らす決め手になるのが、「受信トレイをスキップ」と「既読にする」の2つです。

「受信トレイをスキップ」と「既読にする」の使い分け

「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」は、メールを受信トレイに表示せず、付けたラベルの中に保管する動作です。削除とは違い、ラベルを開けばいつでも読み返せるのが安心な点。

「既読にする」は、届いた時点で既読扱いにする動作。未読の件数に数えられなくなるので、受信トレイの数字がすっきりします。

2つの組み合わせ方で、前述の3段階に対応させましょう。

流す：受信トレイをスキップ＋既読にする
見るだけ：受信トレイをスキップのみ（未読のままラベルに残る）
処理要：どちらも付けない（スターや重要マークで目印を付ける）

「削除する」も動作の一覧にありますが、振り分けの目的では使わないほうが無難です。条件が誤って一致したとき、必要なメールまで消してしまうおそれがあるため。

メルマガの設定例では最初から両方をオンにしましたが、不安なら次の順で段階的に強めても大丈夫ですよ。

ステップ1：最初の1〜2週間は「受信トレイをスキップ」だけにする

新しく作ったフィルタには、まず「受信トレイをスキップ」だけを付けます。未読のままラベルに残るので、誤って振り分けられたメールがあっても気づきやすいのが利点。

ステップ2：問題がなければ「既読にする」を追加する

1〜2週間ほどラベルの中身を見て、誤った振り分けがなければ、「流す」分類のフィルタに「既読にする」を追加しましょう。既存のフィルタに動作を足す手順は、後半の「フィルタの編集・削除・確認方法」で紹介しています。

見逃しを防ぐ：スター・重要マーク・スヌーズとの連携

受信トレイから外すメールが増えるほど、見逃しへの備えが大切になります。目印として役立つのが、スターと重要マーク。

上司や主要な取引先のアドレスをFromに指定して、専用のフィルタを作ります。動作では「常に重要マークを付ける」や「スターを付ける」をオンにしておきましょう。逆にメルマガのフィルタに「重要マークを付けない」を付けると、大事なメールと混ざりにくくなります。

スヌーズは、受信トレイに残った処理要のメールに手動で使う機能として組み合わせるのがおすすめです。すぐ対応できない依頼をスヌーズしておけば、指定した日時に受信トレイへ戻ってくる仕組み。

期限のある依頼は、メールの中だけで抱えずに予定として登録しておくと安心です。Googleカレンダーの活用法はGoogleカレンダーの使い方｜仕事で使う4つの便利機能にまとめていますよ。

副作用と運用フロー

「受信トレイをスキップ」の最大の副作用は、受信トレイを見ているだけでは届いたことに気づけない点です。フィルタを入れたら、ラベルを見に行くタイミングもセットで決めておきましょう。

たとえば、次のような1日の流れにすると無理なく回せます。

朝・昼・夕方：受信トレイ（処理要）を確認し、返信や対応を済ませる
1日1回：「02_通知」の未読を開き、まとめて目を通す
週1回：「03_メルマガ」を流し読みし、誤って振り分けられたメールがないか確認する

もう一つの副作用は、条件の誤一致です。取引先からの大事な連絡が、メルマガ用の文言条件に引っかかる可能性はゼロではありません。週1回の確認で見つけたら、文言の条件を見直すか、Fromを指定した条件に切り替えれば大丈夫ですよ。

社内の通知そのものを減らしたい場合は、メールではなくチャットで受け取る運用も考えられます。詳しくはGoogle Chatの使い方入門を参考にしてみてください。

フィルタが効かないときの対処と見直し

「設定したのに振り分けられない」「必要なメールまで消えた」。そんなときは条件と適用範囲を順番に見直し、最後によくある質問も確認しておきましょう。

過去メールへ適用する（一致するスレッドにもフィルタを適用する）

フィルタは、作成したあとに届くメールを振り分けるのが基本です。すでに受信トレイにあるメールまで振り分けたいときは、作成時に「一致するスレッドにもフィルタを適用する」をオンにします。

作成時にチェックし忘れた場合も、あとから既存のフィルタを編集して適用し直せるので安心してください。編集の手順は、この下の「フィルタの編集・削除・確認方法」で紹介しています。

ただし、メールを転送するフィルタは新着メールにのみ適用されると公式ヘルプに明記されています。過去のメールを転送したいときは、手動で転送する必要がある点に注意しましょう。

条件の重複・競合と、よくある原因の確認

1通のメールが複数のフィルタの条件に当てはまると、それぞれの動作が重なって実行されることがあります。社内からの案内メールに「配信停止」の文言があり、メルマガ扱いで受信トレイから消えた、というのが典型例です。

症状	考えられる原因	対処
新しく届いたメールも振り分けられない	差出人のアドレスが条件と違う（別のアドレスから配信されている）	届いたメールのFromを確認し、ORで条件に追加する
一部のメールだけ漏れる	件名や文言の表記ゆれ（「ご案内」と「お知らせ」など）	表記ゆれをORで並べて条件を広げる
必要なメールまで受信トレイから消える	条件が広すぎる、または複数のフィルタが重なっている	「含まない」で除外するか、Fromを指定した条件に絞る
意図しないラベルが付く	別のフィルタの条件にも一致している	一覧で似た条件のフィルタを探し、統合または削除する

原因を切り分けるときは、フィルタの条件と同じ内容を検索ボックスで検索してみるのが近道。検索結果に対象のメールが出なければ、条件そのものが合っていません。

フィルタの編集・削除・確認方法

作成済みのフィルタは、設定画面でまとめて確認・編集できます。

ステップ1：右上の設定アイコンをクリックする

Gmailの画面右上にある設定（歯車）のアイコンをクリックします。

ステップ2：「すべての設定を表示」をクリックする

表示されたメニューの中から「すべての設定を表示」をクリックしてください。

ステップ3：「フィルタとブロック中のアドレス」タブを開く

設定画面上部のタブから、「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック。作成済みのフィルタが一覧で表示されます。

ステップ4：対象のフィルタを編集または削除する

変更したいフィルタの「編集」をクリックすると、条件と動作を修正できます。不要になったフィルタは「削除」で消しましょう。

同じ画面では、フィルタを選んで「エクスポート」すると、設定を.xml形式のファイルとして保存できます。別のアカウントで同じ設定を使いたいときは、「フィルタをインポート」からそのファイルを読み込めばOK。見直しの前にエクスポートしておくと、元に戻したいときのバックアップにもなります。

導入後の見直しチェックリスト

フィルタは作って終わりではなく、届くメールの変化に合わせて育てていくものです。導入から1週間後と、その後は月1回を目安に、次の項目を確認してみてください。

[ ] 受信トレイに「処理要」以外のメールが残っていないか
[ ] 「02_通知」に、対応が必要なメールが紛れ込んでいないか
[ ] 「03_メルマガ」に、取引先や社内のメールが紛れ込んでいないか
[ ] 新しく使い始めたサービスの通知が、未分類のまま届いていないか
[ ] 使わなくなったラベルやフィルタが残っていないか
[ ] 大きく変更する前に、フィルタをエクスポートしたか

チェックで見つかった漏れや誤一致は、その場で条件に反映していきましょう。この小さな手入れを続けることが、受信トレイを整った状態に保ついちばんの近道ですよ。

よくある質問

最後に、フィルタとラベルについてよく聞かれる疑問をまとめました。

スマホアプリでフィルタは作れる？

公式ヘルプのフィルタ作成手順は、パソコン向けに書かれています。Androidアプリでの作成手順は公式ヘルプに見当たらないため、パソコンのブラウザから設定するのが確実でしょう。

ラベルの作成は、AndroidアプリでもiPhoneアプリでも行えます。iPhoneアプリには、Fromなどを条件にメールへ自動でラベルを付ける機能も用意されています。パソコンで作ったラベルの中身は、スマホのGmailアプリからも確認できますよ。

会社のGoogle Workspaceでも同じ手順？

はい。Google Workspaceのユーザー向けヘルプでも、同じ流れでフィルタの作成が案内されています。会社のアカウントでも、基本的にはこの記事の手順で設定を進められますよ。

ただし、社外への自動転送などは社内のルールで制限されている場合があります。転送を含むフィルタを作る前に、情報システム担当や管理者に確認しておくと安心です。

ラベルはいくつまで作れる？

ラベルは5,000個まで作成できます。とはいえ、実務でその上限に届くことはまずないでしょう。

フィルタについては、差出人ごとに1つずつ作るより、ORで似た条件を1つにまとめたほうが見直しやすくなります。数を増やす前に、既存のフィルタに条件を足せないか考えてみてください。

受信トレイをスキップしたメールはどこで見られる？

フィルタで付けたラベルを左側の一覧から開けば、まとめて表示されます。ラベルを付けずにスキップだけした場合でも、メールは削除されていないので検索で探せます。

スキップの設定を作るときは、必ずラベルとセットにするのがおすすめ。行き先がはっきりしていれば、あとから探し回らずに済みますね。

まとめ：Gmailのフィルター設定は3分類から始めよう

Gmailのフィルター設定は、次の3手順で進めると迷いません。

ラベルを作る：番号接頭辞を付けた親ラベル・子ラベルで、振り分け先を用意する
フィルタを作る：検索で一致するメールを確かめてから、社内連絡・通知・メルマガの3分類で保存する
未読を減らす：「受信トレイをスキップ」と「既読にする」を段階に合わせて組み合わせる

大切なのは、すべてを自動化しようとしないこと。処理要のメールは受信トレイに残し、見るだけのメールは確認するタイミングを決めておく。それだけでも、見逃しを防ぎつつ受信トレイをすっきり保ちやすくなります。

まずは一番量の多いメルマガか通知メールから、フィルタを1つ作ってみてください。

整理した受信トレイの活用法として、Google Workspace Geminiの使い方でメール作業を効率化するのもおすすめです。送信側も自動化したくなったら、スプレッドシートからGmailを一括送信する方法もあわせて読んでみてくださいね。