会議のたびに録音を聞き返し、発言を書き起こし、体裁を整える。ここまでで30分から1時間。せっかくの午後がまるまる議事録作成で消えていく、という経験はありませんか。

「AIで自動化できるらしい」とは聞くものの、いざ調べると出てくるのは「おすすめツール12選」のような記事ばかり。結局のところ、自分の環境で何を使えばいいのかが分かりません。

Web会議なのか対面なのか、会社が Google Workspace か Microsoft 365 かでも変わります。社内ルールで録音が許されるかどうかも人それぞれでしょう。条件がひとつ違うだけで、最適解は変わってきます。

そこでこの記事では、ツールの数ではなく「あなたの状況」を起点に、議事録の自動化手段を逆引きで整理しました。ポイントはシンプルです。

まずは追加契約なしの標準機能で足りるかを正直に確かめ、足りない部分だけお金をかける、という順番で選びます。無駄な出費を避けたい事務職の方にこそ読んでほしい内容にしています。

対応プラン（2026年7月時点）
– Google Meet（Geminiメモ）: Google Workspace の Business Standard / Business Plus / Enterprise Standard / Enterprise Plus、または Gemini Education Premium が対象。加えて個人向けの Google AI Pro / Ultra 加入者も自分がホストする会議で利用できます。
– Microsoft Teams: 文字起こし（ライブトランスクリプション）は Microsoft 365 Business Basic 以上で利用可。ただしAIによる要約（Copilot Recap）は Teams Premium または Microsoft 365 Copilot ライセンスの追加が別途必要です。
– Zoom（AI Companion）: 有料プラン限定（Workplace Pro 以上 / Business 以上 / Enterprise Bundle）。無料プランは非対応です。
– いずれも管理者による事前の有効化が前提になる場合があります。自分のアカウントで使えるかはプランにより異なるため、最終的には社内のシステム管理者に確認してください。

結論｜あなたの状況で選ぶべき議事録自動化の方法（早見表）

先に結論からいきましょう。下の表で自分の状況に近い行を見つけて、該当セクションに飛んでもらえれば大丈夫です。

大まかな考え方は三段構えです。上から順に「まず無料の範囲」「足りなければ有料サービス」「さらに手間を減らすならデバイス」という流れになります。順番に見ていきましょう。

Web会議ツールをそのまま使えるケース

普段の会議は Google Meet・Microsoft Teams・Zoom のどれかで完結していますか。会社が対象の有料プランを契約しているなら、新しいツールを増やさず標準機能を試すのが正解です。追加費用ゼロで、録音データが外部サービスへ渡らない安心感もあります。

ただし「標準機能があること」と「あなたのアカウントで使えること」は別問題。プランやライセンスの条件、管理者の有効化設定が絡むため、①のセクションで対応プランを一つずつ確認しましょう。

標準機能では足りず専用サービスが要るケース

対面の会議、社内でツールがバラバラ、過去の録音ファイルを一括処理したい、話者の区別を正確に取りたい。こうした場面は標準機能が苦手とするところです。ここで初めて専用のAI文字起こしサービスの出番になります。

②のセクションで、なぜ専用サービスがこれらの場面に強いのか、料金の考え方はどう見ればいいのかを整理しました。

録音デバイスから自動化したいケース

「アプリの起動すら忘れる」「ボタンひとつで録って、あとは全部おまかせにしたい」という方もいるでしょう。そんな方には、AIボイスレコーダーや議事録イヤホンという選択肢があります。

専用の小さなデバイスで録音し、クラウドのAIが文字起こしと要約まで仕上げる仕組みです。詳しくは③で扱います。

①まずはWeb会議の標準機能で無料の範囲を試す

新しいサービスを契約する前に、いま会社で使っている Web会議ツールに議事録機能が付いていないか確認しましょう。多くの場合、すでに契約済みのプランの中に文字起こしや要約の機能が含まれています。まずはここから、というのが一番コストのかからない出発点です。

Google Meet（Geminiメモ）の対応プランと使い方

Google Meet には「Gemini によるメモ（Take notes for me）」という自動議事録機能があります。会議中にAIが発言を記録し、要約とネクストアクションまで整理してくれる機能です。

生成されたメモは主催者の Google ドライブに自動保存され、カレンダーの予定にも自動で添付されます。あとから探し回らなくていいのが地味に助かるところです。

対応プランは Google Workspace の Business Standard・Business Plus・Enterprise Standard・Enterprise Plus のいずれか、または Gemini Education Premium です。

個人向けの Google AI Pro / Ultra に加入している方も、自分がホストする会議で使えます。法人 Workspace 専用というわけではありません。

日本語にも対応しており、英語・フランス語・ドイツ語・イタリア語・韓国語・ポルトガル語・スペイン語とあわせて8言語に対応しています。ただし一度に扱えるのは1言語のみです。日英が飛び交うような会議はうまく処理できない点に注意してください。

使うときには、いくつか前提条件も押さえておきましょう。法人 Workspace の場合、管理者が Google 管理コンソールで「Gemini settings」内の note-taking を有効にしている必要があります。

対応する会議時間は15分から8時間で、開始と停止の操作は主催者・共同主催者のみに限られます。50語に満たない短い発話や複数言語が混在する場面では、うまく記録されないことがある点も頭に入れておきましょう。

なお、公式ヘルプでは日本語は対応言語として明記されています。ただしコミュニティフォーラムには「日本語で思うように生成されない」という利用者報告も見られます。

環境によって生成品質にばらつきが出る可能性はあるので、大事な会議で使う前に一度テスト運用しておくと安心です。設定手順や活用のコツは、詳しくまとめた記事があります。

Meet の議事録を実際に設定して使うところまでは、Google MeetでGeminiを使って議事録を自動作成する方法で画面つきで解説しています。あわせて読んでみてください。

Microsoft Teams（Copilotトランスクリプト）の対応プランと使い方

Teams で議事録を自動化する場合、まず知っておきたいことがあります。それは「文字起こし」と「AI要約」で必要なライセンスが違うという点です。ここを混同すると「使えるはずが使えない」となりがちなので、順に整理します。

まず基本の文字起こし、いわゆるライブトランスクリプションから見ていきましょう。これは Microsoft 365 Business Basic 以上(Business Standard・Business Premium、Office 365 E1 なども含む)であれば、追加ライセンスなしで使えます。

日本語もサポート言語に明記されています。会議中の発言がリアルタイムで文字になり、あとでテキストとして残せる、というところまでは比較的手が届きやすいでしょう。

一方で、話者やトピック、チャプターまで整理してくれる「インテリジェントな要約(Copilot Recap)」もあります。これには Teams Premium ライセンスか Microsoft 365 Copilot ライセンスの追加が必要です。

とくに音声の要約機能は Microsoft 365 Copilot ライセンスが必須です。完全な要約体験には、文字起こしを有効化するポリシーに加えて録画を許可するポリシーも求められます。

日本語を含む多言語会議の要約については、執筆時点でパブリックプレビューという段階です。日本語のほか英語・スペイン語・フランス語・ドイツ語などへの翻訳をサポートします。

要するに、Teams は「文字起こしまでは標準プランで、AI要約は追加ライセンスで」という二段階です。自分のプランでどこまで使えるかは管理者に確認しましょう。

Zoom（AI Companion）の対応プランと使い方

Zoom にも「AI Companion」というミーティング要約機能があります。会議の要点やネクストアクションをAIが自動でまとめてくれるものです。

対応プランは有料限定で、Zoom Workplace Pro 以上、Business 以上、Enterprise Bundle が対象です。無料プランでは使えません。

日本語にも対応しています(機能により精度や対応状況が異なる場合があります)。日本語会議でも活用の余地はあるでしょう。

利用にあたっての注意点も押さえておきましょう。デフォルトでは全機能がオフになっているため、管理者が事前に有効化しておく必要があります。

要約を自動で受け取るには、参加者が会議中に自分の Zoom アカウントへサインインしていることが条件です。またブレイクアウトルームでは使えず、要約の開始・停止はホストと共同ホストのみが操作できます。少人数の分科会が多い会社では、この制約が効いてくるかもしれません。

標準機能で「ここが足りない」と感じたときの見極め方

標準機能をひととおり試すと、自然と限界も見えてきます。次のような不満が出てきたら、専用サービスを検討するサインです。

• 対面のミーティングや電話会議など、Web会議ツールを経由しない場面が多い
• 社内で Meet・Teams・Zoom が混在していて、ツールごとに操作を覚えるのが面倒
• 過去に録りためた録音ファイルをまとめて文字起こししたい
• 「誰の発言か」という話者の区別を、もっと正確に取りたい
• 自分のプランでは標準の議事録機能そのものが対象外だった

ひとつでも強く当てはまるなら、次の②へ進みましょう。逆に、ほとんど当てはまらないなら、無理に有料サービスを増やす必要はありません。標準機能で十分です。

②標準機能で足りないときの専用AI文字起こしサービス

Web会議の標準機能でカバーしきれない場面が出てきたら、専用のAI文字起こしサービスの出番です。ここでは代表的なサービスとして Notta を軸に、専用サービスがどんな場面に強いのかを見ていきましょう。

対面会議・ツール混在・過去の録音ファイルに強い理由

専用サービスが標準機能より優れているのは、入り口の広さです。標準機能はあくまで「そのWeb会議ツールの中」で完結する仕組みなので、Web会議を経由しない音声には手が出せません。専用サービスはここが違います。

たとえば Notta の場合、次のような使い方ができます。

• 録音ファイルのアップロード: WAV・MP3・M4A などの音声ファイル、MP4・MOV などの動画ファイルをアップロードして文字起こしできます。過去に録りためた対面会議の録音も、まとめて処理できるわけです。
• 主要Web会議ツールへの一括対応: Zoom・Microsoft Teams・Google Meet に対応し、専用のBotが自動で会議に参加してリアルタイムに録音・文字起こしします。ツールが混在していても、操作の入り口を一本化できます。
• 話者分離: 「発言者A」「発言者B」のように話者を自動で識別します。誰の発言かを整理したい議事録では、この機能の有無が仕上がりを大きく左右します。
• リアルタイム文字起こし: 会議をしながら文字が起こされていくので、その場でメモを取る負担が減ります。

Notta は日本の企業が開発したツールで、複数の第三者レビューで「日本語の精度が高い」と評価されています。日本語中心の会議が多い事務職にとっては、この点は心強いところでしょう。ただし、定量的な精度データは公式には公表されていないため、あくまで評価傾向としてご理解ください。

Nottaなどでできること・料金の考え方

料金の考え方も押さえておきましょう。Notta には無料プランと有料プランがあり、無料プランには月間の文字起こし枠(分数の上限)と、1回あたりの連続録音時間の制限があります。

無料枠は「試しに使ってみる」には十分ですが、1回の連続録音時間が短いため、長い会議をまるごと文字起こしするには物足りません。まずは無料で使い勝手を確かめ、日常的に使うなら有料プランへ、という流れが自然です。

有料プランは、個人向けとビジネス向けで文字起こしできる時間の上限や1回あたりのセッション時間、AI要約の回数などが変わってきます。自分が月にどれくらいの時間の会議を文字起こしするかを見積もりましょう。そのうえで、無料枠で足りるのか、有料に上げる価値があるのかを判断するとよいでしょう。

なお具体的な金額は改定されることがあります。最新の料金は公式サイトで確認してください。

議事録作成の手間を大幅に軽減【Notta】

③会議のたびに録音デバイスから自動化したい場合

「アプリを立ち上げるのすら忘れる」「とにかくボタンひとつで録って、あとは全部おまかせにしたい」。そんな方には、専用の録音デバイスという選択肢があります。ソフトウェアだけでなくハードウェアも用意することで、録音そのものの手間を最小化するアプローチです。

AIボイスレコーダー・議事録イヤホンという選択肢

代表的なデバイスをいくつか紹介します。いずれも「本体で録音し、クラウドのAIが文字起こし・要約する」という基本構造は共通です。

• PLAUD NOTE: カード型・クリップ型の小型AIボイスレコーダー。本体で録音したデータを Bluetooth 経由でスマホアプリに同期し、GPT-4o ベースのクラウドAIで文字起こし・要約します。端末購入者には無料枠(スタータープラン)として月間の文字起こし分数が付き、さらに文字起こし時間を増やせる有料プランも用意されています。
• Notta Memo: 前章で紹介した Notta が2025年に発売したカード型AIボイスレコーダー。本体で録った音声をクラウドにアップロードし、Notta のAIが文字起こし・要約します。ソフトが Notta、ハードが Notta Memo という役割分担で、文字起こしAIは共通です。購入者にはスタータープランの無料枠が付帯します。
• ZENCHORD1: Notta 連携のオープンイヤー型(耳をふさがない)Bluetoothイヤホン。録音・文字起こし・翻訳・要約を1台で完結させる「AI議事録イヤホン」です。多言語のリアルタイム翻訳や、用途別の要約テンプレート、全方位録音などを特徴としています。

これらのデバイスは、いずれも「本体を購入し、専用アプリと連携して文字起こしする」という料金構造です。本体価格に加えて、無料枠を超えて使う場合は文字起こし用の有料プランがかかる、と考えておきましょう。本体価格・プラン料金ともに販売店や時期によって変動するため、最新の価格は各公式サイトで確認してください。

各デバイスの詳細と最新価格は、以下の公式サイトから確認できます。

• 世界初ChatGPT-4連携AIボイスレコーダー PLAUD NOTE
• 次世代AIボイスレコーダー【Notta Memo】
• AI時代の仕事術＋AI議事録イヤホン【ZENCHORD1】

どんな人・どんな会議にデバイスが向くか

デバイスは便利ですが、誰にでも必須というわけではありません。向いているのは次のようなケースです。

• 対面での打ち合わせや外出先での商談が多く、その場でサッと録音したい
• Web会議ツールに縛られず、あらゆる会議を同じ方法で記録したい
• アプリ操作を都度行うのが面倒で、物理的なボタンで録音を始めたい
• 多言語の会議があり、その場での翻訳もまとめて済ませたい(ZENCHORD1 など)

逆に、会議のほとんどが Web会議で完結しているなら、①の標準機能や②の専用サービスで足りることが多いでしょう。デバイスは追加投資になります。「対面が多い」「録音の手間そのものを消したい」という明確な理由があるときに検討するのがおすすめです。

④文字起こし後の活用と、事務職が押さえたい注意点

文字起こしはゴールではなく、スタート地点です。起こしたテキストをそのまま貼り付けても、読み返すのは骨が折れます。ここからひと手間かけて、報告書やナレッジへと育てていきましょう。

NotebookLMでナレッジ化する

Google の NotebookLM は、文字起こしした議事録を「調べられる知識」に変えるのに向いています。過去の会議録をまとめて放り込んでおけば、「あの件はいつ決まったんだっけ」といった問いにも答えてくれます。根拠となる箇所を示してくれるので、後から確認しやすいのが便利です。

議事録が数十本と溜まってくると、目視で探すのは現実的ではなくなります。そこで検索・要約の相棒として NotebookLM を使うと、過去の意思決定を後から追いやすくなるはずです。具体的な操作はGoogle NotebookLM使い方入門で、事務職がすぐ使える場面とともに解説しています。

Gemini Canvasで報告書・アジェンダに整形する

もうひとつの活用が、文字起こしを「見せられる形」に整えることです。生の文字起こしは、そのままでは上司や関係部署に共有しづらいもの。ここで Gemini の Canvas を使うと、要点を抜き出した報告書や、次回のアジェンダ、決定事項の一覧などに素早く整形できます。

「文字起こし→要約→報告書フォーマットに整える」という流れをAIに任せれば、議事録づくりの後半工程がぐっと軽くなります。整形の具体的な手順はGemini Canvasの使い方にまとめてあるので、報告書づくりまで自動化したい方は参考にしてください。

最後に、便利さの裏で見落としがちな注意点を整理します。ここを飛ばすと、あとで思わぬトラブルにつながりかねません。事務職として、導入前に一度確認しておきましょう。

社外秘・個人情報の扱い

議事録AIの多くは、クラウド上で音声データを処理します。つまり会議の中身が外部のサービスに送られる、ということです。社外秘の情報、個人情報、取引先の機密が含まれる会議を、深く考えずに外部AIへ送るのは避けたいところ。

まずは自社のルールを確認するのが第一歩です。どんな情報なら入力してよく、どんな情報は控えるべきかの判断基準は、生成AIに入力してはいけない情報とは?で業務別に整理しています。会議メモの扱いも例として触れているので、判断に迷ったら目を通しておくと安心です。

録音の社内ルール・上長への確認

会議を録音・自動文字起こしする場合は、参加者への事前の告知が欠かせません。あわせて、社内のセキュリティポリシーや就業規則上の手続きも確認しておきましょう。とくに社外の取引先が同席する会議では、録音していることを相手に伝えておくのが望ましいでしょう。

Web会議の録音Botが自動で参加するタイプのサービスでは、参加者への通知機能が備わっていることが多いです。録音中である旨が画面に表示される仕組みになっています。

こうした標準の通知機能を活かすことも、無用なトラブルを避ける工夫のひとつです。判断に迷う場面があれば、上長や情報システム部門に一声かけておくと確実です。

無料版の制約（保存期間・文字数・分数上限など）

無料プランは手軽に始められる反面、制約がつきものです。月間の文字起こし分数の上限や1回あたりの録音時間の制限など、条件はサービスごとに異なります。データの保存期間や要約回数の上限なども、あわせて確認しておきたいところです。

「無料で始めたのに、肝心の長時間会議で上限に引っかかった」という事態は避けたいものです。自分が月にどれくらい使うかを、ざっくり見積もってから選びましょう。

無料枠で足りるならそのまま、足りないなら有料へ。この記事の冒頭で触れた「まず無料、足りなければ有料」の順番は、ここでも変わりません。

生成AI利用の全般チェックリスト

議事録に限らず、生成AIを仕事で使うときには共通の注意点があります。情報漏洩、著作権、そしてAIが事実でないことをもっともらしく答えるハルシネーション。AIの要約をそのまま鵜呑みにせず、重要な決定事項は元の発言と照らして確認する習慣をつけたいところです。

こうした業務利用の勘所は、生成AIを仕事で使うときの注意点チェックリスト15にまとめています。議事録AIを本格導入する前に、一度ざっと確認しておくことをおすすめします。

よくある質問（FAQ）

Q. 議事録AIは無料で使えますか？

一部は無料で使えます。使い方は大きく2通りです。

ひとつは、会社が契約している Web会議ツール(Google Meet・Teams・Zoom)の標準機能を使う方法です。対象プランなら、追加費用なしで議事録を自動化できます。

もうひとつは、Notta のような専用サービスの無料プランを使う方法です。ただし無料枠には月間の分数上限や、1回あたりの録音時間の制限があります。長い会議をまるごと処理するには、物足りないことが多いでしょう。

まず無料で試し、足りなければ有料、という順番がおすすめです。

Q. Google Meet・Teams・Zoomはどれが議事録に強いですか？

「どれが強いか」より「自分の会社がどれを契約しているか」で選ぶのが現実的です。いずれも標準で議事録機能を持っていますが、対応プランが異なります。

Meet は Business Standard 以上などが対象、Teams は文字起こしまでは Business Basic 以上・AI要約は追加ライセンス、Zoom は有料プラン限定です。すでに使っているツールの標準機能から試すのが、遠回りしないコツです。

Q. 文字起こしの精度はツールでどれくらい違いますか？

会議の音質、話者の人数、専門用語の多さ、複数言語の混在などで精度は変わります。標準機能には「一度に1言語」といった制約があるものもあり、日英が飛び交う会議では崩れやすい傾向があります。

日本語中心の会議なら、日本企業が開発した Notta のように日本語精度で評価されるサービスに分があるとされます。ただし公式の定量データは公表されていないため、重要な会議では一度テスト運用し、自分の環境での実力を確かめるのが確実です。

Q. 社外秘の会議でAI議事録を使っても大丈夫ですか？

まず自社のルールを確認してください。議事録AIはクラウドで音声を処理するため、社外秘や個人情報を含む会議を安易に外部サービスへ送るのは避けたいところです。

何を入力してよいかの判断基準は生成AIに入力してはいけない情報とは?で解説しています。録音自体についても、参加者への告知や社内手続きを確認し、迷ったら上長・情報システム部門に相談するのが安全です。

議事録の自動化は、身構えるより先に「いま使えるものから試す」のが近道です。まずは会社の Web会議ツールの標準機能で足りるかを確かめ、対面や録音ファイルで困ったら専用サービス、録音の手間ごと消したいならデバイスを検討しましょう。

この順番で選べば、無駄なく自分に合った方法にたどり着けます。今日の会議から、まずはひとつ試してみてください。

結論からお伝えすると、この3つは「どれが一番優れているか」で選ぶものではありません。あなたが普段使っている環境で選ぶのが、いちばん現実的で失敗しない方法です。

この記事では、ChatGPT・Gemini・Copilotの違いを5つの軸でやさしく比較します。そのうえで、事務の典型シーンごとに、どの生成AIを使えばいいかも整理していきましょう。

Excel作業・議事録・報告書・メール返信などが対象です。情報はすべて2026年6月時点のものです。

結論：3大AIは「使っている環境」で選ぶ

最初に全体像をつかんでおきましょう。3つの生成AIは、それぞれ「得意な土俵」が違います。ざっくり言えば、次のように分かれます。

ポイントは、GeminiとCopilotが「自社の業務ソフトとセットで使う」前提のサービスです。一方ChatGPTは、特定のOfficeソフトに紐づかない独立したサービスです。

ですから選び方の本質はシンプルです。あなたの会社がGoogle WorkspaceとMicrosoft 365のどちらを使っているか。これが最初の分かれ道になります。

会社がすでに契約しているツールがあれば、それを優先するのがおすすめですよ。

それでは、3つのAIをひとつずつ見ていきましょう。

3大AIそれぞれの特徴

ChatGPTの特徴｜汎用性と対話力が強み

ChatGPTは、OpenAIが提供する生成AIです。3つの中ではいちばん知名度が高く、「生成AIといえばChatGPT」というイメージを持つ方も多いですよね。

最大の特徴は、特定のソフトに縛られない独立したサービスであることです。WordやスプレッドシートのようなOfficeスイートに組み込まれているわけではありません。ブラウザやアプリから、自由に対話して使います。

得意なのは、汎用的な文章作成・要約・アイデア出し・相談ごとです。たとえば「この文章を丁寧な敬語に直して」「会議の論点を3つに整理して」といった依頼はお手のもの。最新情報を調べるWeb検索の機能もあります。

ChatGPTの料金（2026年6月時点）

ChatGPTには無料版があり、回数やモデルに制限はあるものの、まず試すには十分です。本格的に使うなら有料プランを検討しましょう。

• 無料版：制限ありで利用可能
• ChatGPT Plus：月額20ドル（個人向け）
• ChatGPT Team / Enterprise：法人向けプラン

注意したいのが、会社の業務で使う場合のデータの扱いです。法人向けのEnterprise版では、入力したデータがAIの学習に使われない設定になっています。一方、個人の無料版や有料版を業務で使う場合は、社内ルールの確認が必要ですよ。

ChatGPTは「特定のソフトに縛られず、はば広い作業を1つのAIでこなしたい人」に向いています。

Geminiの特徴｜Google Workspace連携が強み

Geminiは、Googleが提供する生成AIです。最大の強みは、Google Workspaceとの連携にあります。

Google Workspaceとは、Gmail・Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド・Meetといった、Googleの業務ツール群のことです。会社でこれらを使っているなら、Geminiは非常に相性がよい選択でしょう。

たとえばGmailのサイドパネルからGeminiを呼び出して、メールの下書きを作ってもらえます。スプレッドシートでは=AI()という関数（セルに直接AIへの指示を書ける関数）も使えます。表のデータを要約したり分類したりするのも得意分野。

検索の強さもGeminiの持ち味です。Google検索をベースにしているため、最新の情報を調べる作業に力を発揮します。

Geminiの料金（2026年6月時点）

• 無料版：利用可能
• Google AI Pro：月額2,900円（個人向け）
• Google Workspace向けGemini：法人向けのアドオン

個人向けのGoogle AI Proには、高性能なGemini Advanced・NotebookLM Plus・Googleドライブ5TBなどが含まれています。Googleのサービスをまとめて使いたい方にはお得なプランですよ。

Geminiは「会社がGoogle Workspaceを使っている人」に、まず検討してほしいAIです。Geminiの具体的な活用例はGeminiで画像生成する方法やGoogle Keep × Gemini Liveで仕事メモを自動整理する方法も参考にしてみてください。

Copilotの特徴｜Microsoft 365・Excel連携が強み

Copilotは、Microsoftが提供する生成AIです。正式にはMicrosoft 365 Copilotと呼ばれ、Word・Excel・PowerPoint・Outlook・TeamsといったMicrosoft 365のアプリに直接組み込まれています。

事務職にとって見逃せないのが、Excelとの連携です。Copilotにはエージェントモードという機能があります。

データの整形・数式の生成・エラーのデバッグといった作業を、AIに任せられます。「この表を月別に集計して」と頼むだけで、Excelの操作を代行してくれるイメージですね。Excelのセル内で直接AIを呼び出すCOPILOT関数の使い方も登場しています。

WordやOutlookでも同じように使えます。Wordで報告書のたたき台を作ったり、Outlookでメールの返信案を出したりできます。いつもの業務アプリの中で、AIが手伝ってくれるわけですね。

Copilotの料金（2026年6月時点）

Copilotはプランによってできることが変わるので、少し注意が必要です。

法人アドオンのMicrosoft 365 Copilotは年間契約が前提です。Excelのエージェントモードまでしっかり使いたい場合は、対応プランかどうかを必ず確認しましょう。

Copilotは「WordやExcelを毎日使う会社の人」にとって、いちばん業務に溶け込みやすいAIですよ。

5軸で徹底比較

ここまでの内容を、5つの軸で一覧にまとめます。自分の状況と照らし合わせてみてくださいね。

それぞれの軸について、補足しておきます。

料金

3つとも無料版があり、まず試す分には費用はかかりません。個人で有料利用する場合の月額は表のとおりです。

ただしプランは改定されることがあります。最新の金額は各公式サイトで確認してくださいね。

連携

ここがいちばん重要な軸です。Geminiは Google Workspace、Copilotは Microsoft 365 とセットで力を発揮します。ChatGPTはどのソフトにも縛られず、単独で使えるのが持ち味。

日本語精度

「どれが日本語に強いか」は、正直なところ断定しにくいのが実情です。3社とも近年は日本語性能が実用十分なレベルに達しています。用途やモデルのバージョンで変わるため、「このAIが日本語最強」と決めつけない方が安全ですよ。

リアルタイム検索

3つともWeb検索に対応しています。なかでもGeminiはGoogle検索をベースにしているため、最新情報を調べる作業に強みがあります。

社内データ連携

社内のファイルや過去のメールを参照させたい場合、この軸が効いてきます。Microsoft 365 Copilotは、SharePoint・OneDrive・Teamsなどの社内データと連携できます。事務職の社内データ連携という点では、もっとも強い選択肢。

Geminiも、Workspaceを使っている会社ならGmailやドライブ内のデータと連携しやすくなります。

事務シーン別の使い分けガイド

「結局、私の仕事ではどれ？」という疑問に答えるため、事務の典型シーンごとに整理します。

Excelでの集計・データ整形

ExcelならCopilotが第一候補です。エージェントモードで数式の生成やデータ整形を任せられます。Google スプレッドシートを使っているなら、Geminiの=AI()関数が便利ですよ。

議事録の作成・要約

会議の文字起こしを要約する作業は、ChatGPTが手軽です。長文を貼り付けて「要点を3つに」と頼むだけで整理してくれます。TeamsやMeetの会議なら、CopilotやGeminiが会議ツールと連携して自動でまとめてくれるでしょう。

報告書・文書の作成

Wordで報告書を書くならCopilotが自然です。アプリの中でたたき台を作れます。ソフトを問わず文章を練りたいなら、ChatGPTの対話力が役立ちます。

メールの返信

OutlookならCopilot、GmailならGeminiが、それぞれメールソフトの中で返信案を出してくれます。普段使っているメールサービスに合わせて選ぶのが、いちばんスムーズですよ。

このように、事務シーンの多くは「今使っているソフト」で答えが決まります。やはり環境が選び方の軸になるわけですね。

まとめ：あなたが選ぶべきAIの判断フロー

最後に、選び方の流れを整理します。次の順番で考えると、迷わず決められますよ。

1. 会社がMicrosoft 365 中心なら → Copilot
2. 会社がGoogle Workspace 中心なら → Gemini
3. 特定のソフトに縛られず汎用的に使いたいなら → ChatGPT
4. 会社がすでに契約しているAIがあるなら → まずはそれを使う

3つの生成AIに、絶対的な優劣はありません。大切なのは「どれが優秀か」ではなく「自分の環境にどれが合うか」です。まずは会社の環境を確認するところから始めてみてくださいね。

第4の選択肢として注目される Claude についてはClaude AIとは？ChatGPT・Geminiとの違いと仕事での使い方で解説しています。

なお、生成AIを業務で使うときは、出力された内容が正しいかを必ず確認する習慣も大切です。AIは事実と異なる内容を自信ありげに答えることがあります。詳しくはAIのハルシネーション対策とファクトチェックや生成AIの業務利用チェックリストもあわせて読んでみてください。

各AIの具体的な活用法は、スプレッドシートのAI関数（=AI）・ExcelのCopilotエージェントモード・ChatGPTでVBAを書く方法・GeminiのDeep Researchを仕事に使うでも詳しく解説していますよ。

そんな悩みを一気に解決してくれるのが、Geminiの「Gems（ジェムズ）」機能です。
ChatGPTのカスタムGPTを知っている方なら、「あれのGemini版」と思ってください。それでイメージしやすくなるはずです。

この記事では、Gemini Gemsとは何かから自分で作る手順、事務職に役立つ活用例、無料プランで使えるかまでまとめて解説します。読み終わるころには、自分専用のAIアシスタントを作れるようになっているはずです。

Gemini Gemsとは？ChatGPTのカスタムGPTに相当する機能

Gemini Gemsは、Googleが提供する「カスタマイズ可能なAIアシスタント」を作れる機能です。
役割や口調、出力フォーマットを事前に設定したAIアシスタント（Gem）を作って、繰り返し使えるのが特徴です。

ChatGPTを使ったことがある方なら、「カスタムGPT（GPTs）」を思い出してもらえるとわかりやすいと思います。Gemsはそれのほぼ同等機能で、Gemini版という位置づけです。

GoogleドキュメントやGmailとシームレスに連携できるのが、Gemini Gemsならではの強みです。普段からGoogle Workspaceを使っている事務職の方には、特に便利な機能と言えます。

Gemini Gemsは無料プランで使える？料金プラン別の対応状況

「便利そうだけど、結局有料プランじゃないと使えないんでしょう？」と思った方、ご安心ください。
2024年12月以降、Gemini Gems機能は無料プランでも基本的な作成・利用が可能になりました。

それぞれのプランで使える範囲を、ざっくりまとめると次のようになります。

無料プランでも基本機能は十分に使えます。ただしGemini Advancedにアップグレードすると、より長い指示を読み込ませたり大きなナレッジファイルを使ったりできるようになります。
まずは無料プランで使ってみて、業務にハマるなら有料プランを検討する流れが安心です。

なお、Googleの機能開放スケジュールは流動的です。最新の対応状況はGeminiの公式ヘルプを確認してください。

Geminiそのものの活用方法をもっと知りたい方は、GeminiでGoogleドキュメント・Gmail・スライドを使いこなす｜会社員が毎日使える3つの機能も参考になります。

Gemini Gemsの作り方｜3ステップで自分専用AIアシスタントを作る

ここからは、実際にGemを作る手順を見ていきましょう。
Gemの作成画面は、たった3つの項目を埋めるだけというシンプルな構成になっています。

ステップ1: Gem マネージャーを開く

まず、Geminiのウェブ画面（gemini.google.com）にアクセスします。
画面左側のサイドバーに「Gemマネージャー」または「Gems」という項目があるので、そこから「新しいGem」をクリックします。

ステップ2: 名前と指示を設定する

Gem作成画面では、次の3項目を順番に設定していきます。

1. 名前（Name）
Gemの識別名を入力します。あとから自分が見てすぐわかる名前にするのがおすすめです。
例:「メール返信アシスタント」「議事録整理係」「データ入力チェッカー」など。

2. 指示（Instructions / カスタム指示）
ここがGem作りの肝です。
「どのような役割のAIになってほしいか」を自然言語で書きます。書き方のコツは次の3点です。

• 役割を明確にする（例:「あなたは事務職向けのメール返信アシスタントです」）
• 出力フォーマットを指定する（例:「件名・本文・締めの一文の3ブロックで返してください」）
• 守ってほしいルールを書く（例:「丁寧語で書く」「絵文字は使わない」）

3. ナレッジ（Knowledge / Files）
GemにPDFやGoogleドキュメント、テキストファイルなどをアップロードして、参照知識として使わせる機能です。
社内の文書テンプレートやよく使う略語リスト、議事録の過去サンプルなどを登録しておくと、Gemがそれを参照しながら回答してくれるようになります。

ステップ3: プレビューで動作確認 → 保存

設定が終わったら、画面の右側または下部にあるプレビューエリアで動作を試してみましょう。
想定どおりに動かなかった場合は、指示文を調整して再度プレビューする、というサイクルを2〜3回繰り返すのがおすすめです。
動作に納得できたら「保存」をクリックして完成です。

作成済みのGemは「My Gems」または「Gems」セクションに一覧表示され、いつでも編集・削除できます。
Geminiの基本的な使い方を復習したい方は、Google Workspace × Gemini ワークフロー完全ガイドも合わせてどうぞ。

事務職に役立つGemini Gemsの活用例3選

Gemsを作るときに一番悩むのが「で、結局なにを作ればいいの？」というところだと思います。
ここでは、事務職の方が今日からマネしやすい活用例を3つ紹介します。

活用例1: メール返信アシスタントGem

毎日たくさんのメールに返信していると、文面を考えるだけで時間が溶けていきますよね。
社内向け・取引先向けの2種類の返信パターンを学習させたGemを作っておくと、返信のたたき台を一瞬で出してくれます。

指示の書き方例:

あなたは事務職のメール返信アシスタントです。受け取ったメールの内容に対し、以下のルールで返信案を作ってください。

- 出力形式: 件名 / 本文 / 結びの3ブロック
- 文体: 丁寧語、社内向けは「お疲れさまです」、取引先向けは「お世話になっております」で開始
- 長さ: 本文は150〜250文字程度
- 絵文字・顔文字は使わない

ナレッジに自社の挨拶テンプレートをアップロードしておくと、より自社らしい返信が生成されます。

活用例2: 議事録整理Gem

会議の録音を文字起こししたあと、「これを整理して、論点とアクションアイテムに分けて」と毎回指示するのは骨が折れます。
議事録整理Gemを作っておけば、文字起こしを貼り付けるだけで定型フォーマットに整理してくれます。

指示の書き方例:

あなたは議事録整理の専門アシスタントです。貼り付けられた会議の文字起こしテキストから、以下の4項目を抽出してください。

1. 会議の論点（3〜5個の箇条書き）
2. 決定事項（あったもののみ）
3. アクションアイテム（担当者・期限つき）
4. 次回までの宿題

事実のみを抽出し、推測や補足は加えないこと。

ナレッジに過去の議事録サンプルをアップロードしておけば、自社の議事録テンプレートに沿った形式で出力してくれます。

活用例3: データ入力チェックGem

請求書番号は半角、日付は「YYYY/MM/DD」形式、取引先コードは4桁の英数字。
こういった入力規則のチェックを毎回目視でやるのは大変です。データ入力チェックGemに任せましょう。

指示の書き方例:

あなたはデータ入力チェック担当アシスタントです。貼り付けられたデータについて、以下のルールに従ってチェックし、違反箇所を箇条書きで指摘してください。

- 請求書番号: 半角英数字8桁
- 日付: YYYY/MM/DD形式（半角スラッシュ）
- 取引先コード: 4桁の半角英大文字
- 金額: 半角数字、カンマ区切り

問題がない場合は「すべての項目が規則どおりです」と返してください。

スプレッドシートでGeminiを使う応用テクニックは、スプレッドシートでGeminiサイドパネルを使いこなす応用編も参考になります。

Gemini GemsとGoogle Workspace連携のポイント

Gemsの真価は、Google Workspaceと組み合わせたときに発揮されます。
GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシートのデータをGemsから直接呼び出して操作できるからです。

連携でできること

• Gmail連携: 「@Gmail」で受信箱から特定メールを引っ張ってきて、Gemsに整理させる
• Googleドキュメント連携: 「@ドキュメント」で過去文書を参照しながら新しい文書を作らせる
• スプレッドシート連携: スプレッドシート内のGeminiサイドパネル経由で、自作Gemを呼び出す

連携利用時の注意点

• Google Workspace連携は、利用しているGoogleアカウントの権限内でしか動作しません
• 社内の機密情報をナレッジにアップロードする場合は、社内規定を必ず確認してください
• Workspace連携機能の一部は、Gemini Advanced（有料）で先行提供されることがあります

Gemini × ドキュメント連携の応用例は、Gemini Canvasでドキュメント・議事録・プレゼンを一気に作るで詳しく解説しています。

Gemini Gemsを使う際のよくある疑問とつまずきポイント

ここまで読んで「やってみよう」と思った方が、最初につまずきがちなポイントをQ&A形式でまとめました。

Q1: 一度作ったGemは編集・削除できますか？

はい、いつでも編集・削除できます。
「My Gems」一覧から対象のGemを選び、編集アイコンから指示やナレッジを修正できます。修正内容は保存後すぐに反映されます。

Q2: Gemを他の人と共有できますか？

はい、Gemごとに共有設定が可能です。
チームで同じ業務基準を共有したいときは、Gemを作成してチームメンバーに共有することで品質を揃えられます。
ただし、ナレッジに機密情報を含む場合は共有範囲に注意してください。

Q3: ナレッジファイルに何をアップロードすればいいですか？

「Gemに毎回参照してほしい知識」をアップロードします。
具体例としては次のようなものです。

• 議事録のテンプレートや過去サンプル
• 自社のメール挨拶文・署名集
• よく使う略語・社内用語の一覧
• 業務マニュアルのPDF
• データ入力規則を記載したドキュメント

Q4: Gemが意図どおりに動かないときはどうすればいいですか？

ほとんどの場合、指示文の書き方を見直すと改善します。
特に効果的な調整ポイントは次の3つです。

1. 役割定義を冒頭で明確にする（「あなたは○○の専門家です」）
2. 出力フォーマットを箇条書きで明示する
3. やってほしくないことを「しないこと:」として書き出す

Q5: Geminiの事前構築済みGemも使えますか？

はい、Googleが用意した「事前構築済みGem」も無料で利用できます。
「キャリアガイド」「学習コーチ」「ブレインストーミングパートナー」など、汎用的なGemが揃っています。自作する前に試して感覚をつかむのがおすすめです。

Gemini自体のリサーチ活用については、Gemini Deep Researchをビジネスで使いこなすも合わせてお読みください。

まとめ｜Gemini Gemsで事務作業の「毎回同じ前提入力」から解放されよう

Gemini Gemsは、ChatGPTのカスタムGPTに相当するGemini版のカスタムAIアシスタント機能です。
名前・指示・ナレッジの3項目を設定するだけで、自分専用のAIアシスタントを作れるのが大きな魅力です。

この記事のポイントを振り返ると、次のようになります。

• Gems機能は2024年12月以降、無料プランでも基本機能が使える
• 作り方は「名前」「指示」「ナレッジ」の3ステップ
• 事務職向け活用例は「メール返信」「議事録整理」「データ入力チェック」の3つが鉄板
• Google Workspace連携で、GmailやドキュメントとシームレスにつながるのがGemsならではの強み
• 一度作ったGemは編集・削除・共有が自由

「毎回同じ前提を入力するのが面倒」という日常的なストレスを、Gemsはまるごと解消してくれます。
まずは「メール返信アシスタントGem」を5分で作ってみて、便利さを体感してみてください。一度作ってしまえば、明日からの事務作業の景色が変わるはずです。

スプレッドシートでもGeminiの力を借りたい方は、GoogleスプレッドシートでAI関数（=AI()）を使う方法も合わせて活用してみてください。

複数のAIを使い分けている方へ（PR）

GeminiのほかにChatGPTやClaudeも並行して契約していると、月額料金の合計が気になってくるかもしれません。複数のAIを1つの契約でまとめて使えるサービスを利用すると、サブスクの整理と使い比べを両立できます。

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実は Gemini を使えば、プレゼン資料や社内文書にぴったりのイラストが、無料で・1分以内に作れます。デザイナーに依頼する必要も、有料素材サイトを契約する必要もありません。

この記事では、Gemini で画像生成する基本手順を会社員目線でまとめました。ビジネス資料で使えるプロンプトテンプレートや、商用利用の判断基準も解説します。読み終わる頃には、明日の資料作成からすぐに試せる状態になります。

Gemini 画像生成は何ができる？

まず Gemini の画像生成で何ができて、何ができないのかを押さえておきましょう。期待値を合わせておくと、実際に使ったときのギャップが少なくなります。

無料版でできること・できないこと

Gemini は無料アカウント（Google アカウントがあれば誰でも作れる）でも画像生成が使えます。プレゼン資料の表紙イラスト、章扉のアイコン、社内文書の挿絵など、日常的なビジネス用途であれば無料版で十分カバーできます。

ただし、無料版にはいくつかの制限があります。

• 1日あたりの生成回数に上限がある（公式に具体的な数字は明示されていませんが、時期によって変動します）
• 同時に生成できる画像枚数が限られる
• 最新モデルへのアクセスが制限される場合がある

毎日大量に画像を作るような業務でなければ、無料版で困ることはほとんどありません。

有料版（Gemini Advanced）の違い

より本格的に使いたい場合は、Gemini Advanced にアップグレードする選択肢があります。Google One AI Premium プラン（月額2,900円）に含まれるサービスです。有料版では生成回数の上限が大きく緩和され、最新の高品質モデルが使えるようになります。

ただ、ビジネス資料の挿絵程度であれば、まずは無料版で試してみて、足りなければ検討する流れで十分です。最初から課金する必要はありません。

使われているモデル（Imagen / Nano Banana）

Gemini の画像生成には、Google DeepMind 開発の Imagen 系列モデルが使われています。時期によっては Imagen 3、Imagen 4、Nano Banana などが状況に応じて切り替わります。Nano Banana は Gemini 2.5 Flash Image の旧称です。

モデル名を覚える必要はありませんが、「Google が裏で動かしている画像生成 AI」という認識でOKです。生成された画像には SynthID という電子透かしが埋め込まれています。これにより、AI 生成画像であることを後から判別できる仕組みになっています。

Gemini で画像生成する基本3ステップ

実際に画像を生成する手順は驚くほどシンプルです。3ステップで完了します。

Step1: Gemini にアクセスする

ブラウザで gemini.google.com にアクセスし、Google アカウントでログインします。スマホアプリ版でも同じことができます。ただし、プレゼン資料に使う場合は、パソコンの方が画像のダウンロード・貼り付けがスムーズです。

Step2: 画像生成のプロンプトを入力する

チャット入力欄に「○○のイラストを作って」「画像を生成して」のようなプロンプトを入れて送信します。専用ボタンを押す必要はなく、自然な日本語の指示でOKです。

例えば、こんなプロンプトです。

ビジネス会議のイラストを作ってください。
フラットイラスト風、人物4人、ノートパソコンとホワイトボードあり。

数秒〜十数秒で画像が生成されて表示されます。1回のリクエストで複数枚の候補が出ることもあります。

Step3: 生成画像を保存する

気に入った画像が出たら、画像の上で右クリック → 「画像を保存」を選びます。スマホアプリの場合は画像を長押しで保存メニューが出ます。

保存した画像は PNG または JPEG 形式です。PowerPoint・Google スライド・Word などにそのまま貼り付けられます。

プレゼン資料・社内文書で使えるプロンプトテンプレート5選

「とりあえず生成」では、いまいち資料に馴染まないことが多いです。ビジネス資料に合うイラストを作るには、スタイル指定がポイントになります。すぐに使える5パターンを紹介します。

テンプレ1: フラットイラスト風（人物・会議シーン）

最もビジネス資料に馴染むスタイルです。色数を絞った平面的なイラストで、PowerPoint の表紙や章扉にそのまま使えます。

[シーン] のイラストを作ってください。
スタイル: フラットイラスト、明るい配色、シンプル、ビジネス資料向け。
人物: [人数] 人、[男女比などの指定]。
小道具: [ノートPC・書類・ホワイトボードなど]。

例: 「営業ミーティングのイラスト、フラットイラスト風、人物3人、男性1名・女性2名、ノートPCとグラフ資料あり」

テンプレ2: アイソメトリック（オフィス・ワークフロー図）

斜め上から見下ろした立体的な図です。業務フローやシステム構成図の説明イラストに向いています。

[対象] のアイソメトリック（等角投影）イラストを作ってください。
スタイル: 等角投影、3D風、ビジネス向け、明るい配色。
要素: [描き込みたい要素を列挙]。

例: 「オフィスのアイソメトリックイラスト、デスク4つ、ノートPC、観葉植物、コピー機」

テンプレ3: ホワイトボード風（手書き感）

ブレスト資料や提案書のラフスケッチ風挿絵に使えます。きっちりしすぎない柔らかい印象を出したいときに便利です。

[シーン] のホワイトボード風イラストを作ってください。
スタイル: 手書き風、白背景、黒い線、シンプル、説明図のような雰囲気。

例: 「PDCAサイクルのホワイトボード風イラスト、手書き風、矢印で4つの工程をつなぐ」

テンプレ4: インフォグラフィック風

数字や統計を見せる資料の補強イラストです。データを文字だけで並べるより、視覚的なインパクトが出ます。

[テーマ] のインフォグラフィック風イラストを作ってください。
スタイル: インフォグラフィック、フラット、アイコンとデータの組み合わせ。
要素: [見せたい要素]。

例: 「リモートワークのインフォグラフィック風イラスト、人物アイコン、ノートPC、グラフ要素」

テンプレ5: アイコン・シンボル

スライドの箇条書きの先頭や、見出しの装飾に使う小さなアイコンです。1テーマで複数のアイコンが欲しいときは「セット」と指定するのがコツです。

[テーマ] のアイコンセットを作ってください。
スタイル: シンプル、フラット、白背景、線画。
セット内容: [4〜6個のアイコンを列挙]。

例: 「業務効率化のアイコンセット、シンプルなフラットアイコン、4種類、時計・グラフ・チェックリスト・歯車」

「うまくいかない指示」と「うまくいく指示」の違い

同じ Gemini を使っても、指示の出し方で結果は大きく変わります。失敗しやすいパターンと、改善方法を対比で見ていきましょう。

NG例とOK例の対比

「指示が短すぎる」「形容詞だけで具体性がない」が、うまくいかない典型パターンです。

NG例

会議のイラスト作って

これだと、AI 側で「どんな会議？」「リアルな写真風？イラスト風？」「人数は？」を全部勝手に解釈してしまいます。そのため、毎回バラバラの結果になります。

OK例

ビジネス会議のイラストを作ってください。
フラットイラスト風、人物4人、男女2名ずつ、
ノートPCとホワイトボード、明るいオフィス、
ビジネス資料に使う前提でシンプルに。

具体的に指定するほど、思い通りの画像に近づきます。コツは「スタイル」「人物の数と属性」「小道具」「用途」の4要素を伝えることです。

日本語の文字を入れたいときのコツ

これは Gemini に限らず、画像生成 AI 全般の弱点です。日本語の文字を画像内に正確に入れるのは苦手です。「『売上UP』と書かれた看板」のような指示を出しても、ぐにゃぐにゃの謎文字になることが多いです。

実務的なワークアラウンドはこの2つです。

• 文字なしで生成 → PowerPoint で日本語テキストを上から重ねる: 一番確実な方法。背景イラストだけ Gemini に作らせて、文字は PowerPoint のテキストボックスで配置します
• 英語で生成 → 必要なら和訳テキストを別レイヤーで足す: 英語のテキストレンダリング精度は近年大きく向上しているため、英語の看板やラベルなら綺麗に出ることが多いです

「画像内に日本語を入れる」を諦めるだけで、生成画像の使える率がぐっと上がります。

Gemini の画像生成は商用利用できる？著作権の判断基準

ビジネスで使う以上、避けて通れないのが商用利用と著作権の話です。実務目線で判断基準を整理します。

利用規約上のルール

Google の生成 AI 利用規約では、Gemini で生成した画像の商用利用は一般論として禁止されていません。社内資料、営業資料、ブログ記事の挿絵などに使う分には、規約上の問題は生じにくいと考えられます。

ただし、最新の利用規約は時期によって変わる可能性があります。社外納品や有償商品への使用など、リスクが高い用途では確認を怠らないようにしましょう。最新の Google 生成 AI 利用規約 を必ず参照してください。

SynthID（電子透かし）について

Gemini が生成した画像には、Google が開発した SynthID という電子透かしが埋め込まれています。肉眼では見えませんが、Google の検出ツールに通すと「これは AI 生成画像です」と判定できる仕組みです。

「生成 AI 画像であることがバレるとマズい」という用途には不向きです。ただし、社内資料で AI 利用を堂々と公言している会社であれば、特に問題にはなりません。

社内資料・社外納品の判断フロー

実務ではこんな流れで判断するのが現実的です。

なお、「生成画像が既存の著作物と偶然似てしまうリスク」は、AI 側ではなくユーザー側の責任になります。生成された画像が有名キャラクターや既存ロゴに酷似していないか、目視チェックは怠らないようにしましょう。

社内ガイドライン整備の参考には、生成AI 社内ガイドライン テンプレート や AIが作った文章・画像の著作権は誰のもの？ が参考になります。

ChatGPT（DALL-E）との比較と使い分け

「Gemini と ChatGPT、結局どっちで画像作るのがいいの？」という疑問に答えます。

機能・料金・品質の比較表

どちらも一長一短で、「絶対こっち」という答えはありません。

どちらを選ぶべきか判断フロー

普段の業務環境で選ぶのが現実的です。

• Google Workspace を使っている: Gemini 一択。スライドやドキュメントとの連携で作業が完結します
• すでに ChatGPT Plus を契約している: そのまま ChatGPT で OK。新規にサブスクを増やす必要はありません
• どちらも未契約で、まず試したい: Gemini から。Google アカウントだけで無料で試せます
• プロンプトの細かい意図まで反映させたい: ChatGPT（DALL-E 3）の方が指示への追従が安定する場面があります

両方を使い分けるのも全然アリです。Google Workspace の中で完結させたいなら Gemini を使いましょう。単発で凝った画像を作りたいなら ChatGPT、のように使い分けると効率的です。

Gemini を業務に使い込みたい人は、Gemini Canvas の使い方 や Gemini Gems の作り方と使い方 も参考にしてください。

よくあるトラブルと対処法

実際に使い始めると、いくつか「あれ？」となるポイントがあります。代表的な3つの対処法をまとめます。

画像生成ボタンが出ない

Gemini に「画像生成して」と頼んでも、テキストで返事が返ってくるだけで画像が出ない、というケースがあります。原因と対処はこんな感じです。

• 言語設定が原因: ブラウザの表示言語や Google アカウントの言語設定が日本語になっているか確認
• アカウント種別が原因: 学校アカウント・職場アカウントだと管理者ポリシーで画像生成が無効化されている場合あり。個人アカウントで試す
• プロンプトの言い回し: 「画像を生成して」「○○のイラストを作って」のように、明示的に画像を要求する表現に変える

思った通りの画像が出ない

「フラットイラスト風」と指定したのに写真風が出る、人物の人数が指示と違う、といった問題があります。これらはプロンプトの具体性で解決できます。

• スタイル・人物・小道具・用途の4要素を毎回明記する
• うまくいったプロンプトはメモしてテンプレ化する
• 「写真風ではなく」のように否定指定も活用する
• 1回で完璧を狙わず、3〜5回バリエーションを出して選ぶ

人物の顔・手が崩れる

画像生成 AI 共通の弱点ですが、人物の顔や手が崩れる現象は完全には避けられません。実務的な対処はこちらです。

• 顔をクローズアップしない: 引きの構図にして、顔を小さく描かせる
• 手を画面外に隠す: 「腕を組んでいる」「ノートPCで隠れている」のような構図指定
• 人物なし構図に切り替える: オブジェクト中心のイラスト（デスク・PC・書類など）にする
• 複数枚生成して使えるものを選ぶ: 1枚目がダメでも、3〜5枚出すと当たりが出やすい

まとめ

Gemini の画像生成は、無料で・1分以内に・ビジネス資料に使えるイラストが作れる、強力な業務効率化ツールです。ストック画像サイトを探し回る時間を、本業に振り向けられるようになります。

この記事の重要ポイントを振り返ります。

• Gemini は無料アカウントで画像生成が使える。Imagen 系列のモデルが裏で動いている
• 基本手順は「アクセス → プロンプト入力 → 保存」の3ステップ
• ビジネス資料向けのスタイル指定（フラットイラスト・等角投影・ホワイトボード風など）を覚えるとクオリティが安定する
• 日本語の文字は画像内に入れず、PowerPoint のテキストボックスで重ねるのが現実解
• 商用利用は社内資料・営業資料は基本OK。社外納品は規定要確認
• ChatGPT との使い分けは普段の業務環境で決める。Google Workspace 利用者は Gemini が便利

まずは gemini.google.com を開いて、テンプレ1のフラットイラストから試してみてください。3つほど生成すれば、コツが掴めます。

Gemini をもっと業務で活用したい人には、こちらの記事もおすすめです。

• Gemini Canvas の使い方｜文書・議事録・プレゼン作成ガイド
• Gemini で Google ドキュメント・Gmail・スライドを使いこなす
• Gemini Gems の作り方と使い方
• Google Workspace Gemini の使い方
• Gemini Deep Research の使い方

Google Keep って、いまだに「シンプルすぎる付箋アプリ」と思っていませんか。私もしばらくはそうでした。ただ、Gemini Live と組み合わせはじめてから、Keep の位置付けが完全に変わりました。

声で投げ込み、カメラで吸い上げ、AI で整える。Google Keep は、そのまま「AI 連携ハブ」として機能します。手書きの会議メモも、ホワイトボードの写真も、移動中の思いつきも、Gemini Live を通せば後から検索・再利用できる形でストックされていきます。

本記事では、Google Keep × Gemini Live を仕事メモに組み込む 5 つのシーンを実演ベースで紹介します。Android と iPhone どちらでも試せる手順、よくあるつまずきポイント、業務フローへの組み込みのコツまで、明日から手を動かせる粒度でまとめました。

Google Keep × Gemini Live でできることの全体像

最初に、Google Keep と Gemini Live をつなぐと何が変わるのかを俯瞰しておきます。

Keep を「AI 連携ハブ」として再定義する

Google Keep を単体で使っていると、「テキストメモ・チェックリスト・写真メモ・音声メモ」を投げ込む箱、というイメージで止まります。便利ではありますが、後から見返したときに「どのメモがどの案件だっけ」とラベル迷子になりがちです。

ここに Gemini Live が加わると、Keep は次の 3 方向の AI ハブに変わります。

• 入力経路：声で話しかける、カメラで写す、画面を共有する
• 整理：Gemini に「タグを付けて」「箇条書きにして」「要点だけ抜き出して」と指示する
• 出力経路：Google Tasks（ToDo）と Google カレンダーに自動転記する

つまり、Keep は「メモの倉庫」ではなく、「AI と一緒にメモを育てる作業台」になります。

Gemini Live が加わって変わる 3 つのこと

具体的には次の 3 つが変わります。

1. メモを取るために立ち止まらなくてよくなる（声・カメラで投げ込み）
2. 後で整理する作業が消える（Gemini が要約・タグ付け・チェックリスト化）
3. ToDo・予定への転記漏れが減る（Tasks・カレンダーへ直接登録）

会議中・移動中・出張先など、「メモはしたいけれど手が空かない」場面で特に効きます。

想定する 5 つの活用シーン

本記事では、次の 5 シーンで Keep × Gemini Live を実演します。

• シーン 1：声で Google Keep にメモを投げ込む
• シーン 2：カメラで撮った資料を Keep でチェックリスト化する
• シーン 3：Keep メモから ToDo とカレンダーを同時登録する
• シーン 4：名刺・領収書を声で分類しながら保存する
• シーン 5：会議メモを Gemini Live で要約・タグ付けする

「自分が一番困っているシーン」から試してみてください。1 つでもハマれば、Keep の使い方が大きく変わります。

連携を始める前の準備と初期設定

実演に入る前に、最低限の準備を整えておきましょう。ここでつまずく方が多いので、丁寧に進めます。

必要なアプリと Google アカウント

用意するものは次の通りです。

• スマートフォン（Android または iPhone）
• Google アカウント（無料の個人アカウントで OK）
• Google Keep アプリ
• Gemini アプリ（App Store または Google Play）

業務利用の場合は、勤務先で Google Workspace を導入しているか、個人アカウントの業務利用が認められているかを確認してから始めてください。機密情報の取り扱いは、後述のトラブルシュートで詳しく触れます。

Android で Gemini Live を有効にする手順

Android 端末は、Gemini をデフォルトのアシスタントに設定すると、電源ボタン長押し・ホームジェスチャーから Gemini Live をすぐ呼び出せるようになります。

1. Google Play で「Gemini」アプリをインストールする
2. アプリを起動して Google アカウントでログインする
3. 設定アイコン → 「Gemini をデフォルトのデジタルアシスタントにする」を有効にする
4. ホーム画面で Gemini アプリを開き、画面右下の「Live」アイコンをタップする

「Live」アイコンが見当たらない場合は、Gemini アプリのバージョンが古い可能性があります。Play ストアで更新してください。

iPhone で Gemini Live を使う手順

iPhone では、iOS のシステムアシスタント（Siri）の置き換えはできません。Gemini アプリを開いて使う形になります。

1. App Store で「Google Gemini」アプリをインストールする
2. アプリを起動して Google アカウントでログインする
3. ホーム画面で Gemini アプリを開き、画面右下の「Live」アイコンをタップする

iPhone では「電源ボタン長押しで Gemini Live」のような起動はできないため、ホーム画面の取り出しやすい位置に Gemini アプリを置いておくと使いやすくなります。

Keep 連携で確認しておきたい設定

Gemini から Google Keep を操作するには、Workspace 拡張（Extensions）で Keep を有効にしておく必要があります。

1. Gemini アプリの設定 → 「拡張機能（Extensions）」を開く
2. 「Google Workspace」と「Google Keep」を有効にする
3. 必要に応じて Google アカウントとの連携を承認する

2025 年時点では、Gemini Live モード中の Keep 連携の安定性は環境やバージョンによって差があります。うまく動かないときは、いったん通常の Gemini テキストチャットに切り替えて Keep 操作を試すと、原因切り分けがしやすくなります。

シーン 1：声で Google Keep にメモを投げ込む

最初のシーンは、最もシンプルで効果の大きい「声でメモを投げ込む」です。

使う場面

• 通勤・移動中、信号待ち、徒歩で歩いているとき
• 両手が荷物でふさがっているとき
• 思いついたアイデアを忘れる前にメモしたいとき

「これ、あとで Keep に書こう」と思って結局忘れるパターンを、ここで撲滅します。

操作手順

1. Gemini Live を起動する（Android：電源ボタン長押し、iPhone：Gemini アプリの Live アイコン）
2. 「Keep に新しいメモを作って」と話しかける
3. メモ本文を続けて話す（例：「来週の営業報告書、最初に売上推移、次に上位 5 社の動向、最後に来月の重点アクションを書く」）
4. 「ラベルは『営業報告』にしてピン留めもお願い」と続ける
5. Gemini が「保存しました」と返したら完了

ビフォーアフター

• ビフォー：頭の中で考えながら歩く → オフィスに着く頃には忘れている
• アフター：歩きながら声で吐き出す → Keep に構造化されたメモが残る

ひと工夫：タグ付け・色分けを声で指示

声でメモを取るときに、ラベル名・色・ピン留めまで一緒に指示すると、後で探す手間がぐっと減ります。たとえば「ラベルは『顧客 A 社』、色は赤、ピン留め」とまとめて頼むと、Gemini が Keep 側の設定まで一気に反映してくれます。

ラベルを声で指示する場合は、事前に Keep 側でラベル名を作っておくと認識精度が上がります。新規ラベルもその場で作れますが、似た名前のラベルが乱立しやすいので注意してください。

シーン 2：カメラで撮った資料を Keep でチェックリスト化する

次は、Gemini Live のカメラ機能を活かしたシーンです。ここから Keep の使い方が一気に変わります。

使う場面

• 会議で出てきたホワイトボードの内容を持ち帰りたい
• 配布資料・付箋・手書きメモを後で見返したい
• 自分以外の人が書いたタスクリストを Keep に取り込みたい

紙とデジタルの境界を、カメラ 1 枚でなめらかにつなげる場面です。

操作手順

1. Gemini Live を起動する
2. 画面下のカメラアイコンをタップしてカメラを開く
3. 撮影したい対象にカメラを向ける（ホワイトボード・付箋・配布資料など）
4. 「この内容を Keep にチェックリストとして保存して」と話しかける
5. Gemini が認識結果を読み上げる → 「タイトルは『9 月度キックオフ ToDo』にして」など追加指示
6. 「保存して」と返事をすると Keep に新しいチェックリストとして保存される

ビフォーアフター

• ビフォー：写真を撮って Keep に貼り付ける → 後で手動で文字起こし → やる気が落ちて放置
• アフター：写真を見せながら一言頼む → そのままチェックリストになり、項目ごとにチェック可能

ひと工夫：手書き文字の認識精度を上げるコツ

ホワイトボード・付箋・手書きメモは、印刷文字に比べると認識精度が落ちます。次のコツで精度が上がりやすくなります。

• ホワイトボードは正面から、文字全体が画面に入る距離で撮る
• 強い光の反射が入らないように角度を調整する
• 字が極端に崩れている場合は、認識結果を音声で読み上げてもらい、その場で修正を口頭で指示する
• 長文・複数項目の場合は、一度に全部見せず、分割して撮ったほうが結果が安定する

うまく拾えなかった項目は、後から Keep アプリで手動修正すれば問題ありません。「7 割を AI、3 割を自分で直す」くらいの感覚で運用すると気が楽です。

シーン 3：Keep メモから ToDo とカレンダーを同時登録する

シーン 3 は、Keep に書いたメモを次のアクションにつなげる流れです。ここが一番、業務効率に直結します。

使う場面

• 打ち合わせ後に「やることリスト」を Keep にメモした
• メモを ToDo に転記してカレンダーに登録するのが面倒
• リマインダー設定を忘れて当日まで放置してしまう

「メモしたけど動かなかった」を防ぐシーンです。

操作手順

1. Gemini Live を起動する
2. 「Keep の『◯◯案件 ToDo』というメモを開いて」と頼む
3. Gemini が内容を読み上げる
4. 「この中の『資料修正』と『再見積もり送付』を Google Tasks にも登録して。期限はそれぞれ明日と明後日」と指示
5. 「『顧客 A 社 打ち合わせ』を来週月曜 14 時で Google カレンダーに入れて」と続ける
6. Gemini が登録結果を読み上げる → 「OK」「ありがとう」で完了

ビフォーアフター

• ビフォー：Keep を見ながら、手動で Tasks に転記、カレンダーに予定追加 → 抜け漏れ発生
• アフター：声 1 つで Keep のメモが ToDo と予定に分散登録される

ひと工夫：リマインダーと Google カレンダーの違い

ここで混乱しやすいのが、リマインダーとカレンダーの違いです。

• Google Tasks（リマインダー）：時間が来ると通知が来る ToDo。完了するまで残り続ける
• Google カレンダー：時間枠を確保する予定。完了の概念はない

「日時を決めてやる作業」は Tasks、「人と会う・会議など時間枠を押さえる」はカレンダー、というふうに使い分けると整理しやすくなります。Gemini に頼むときも、「Tasks に」「カレンダーに」を明示すると意図したほうに登録されます。

シーン 4：名刺・領収書を声で分類しながら保存する

出張・営業先で発生しがちな「物理的な紙の山」を、その場で Keep に整理しながら片付けるシーンです。

使う場面

• 営業先で受け取った名刺を Keep に取り込みたい
• 出張中の領収書をその日のうちに分類しておきたい
• 紙を持ち帰ってからまとめて作業すると忘れがち

「あとでやろう」を「いまやろう」に置き換える運用です。

操作手順

1. Gemini Live を起動してカメラを開く
2. 名刺（または領収書）にカメラを向ける
3. 「この名刺を Keep に保存して。ラベルは『2025 年 9 月名刺』、会社名と氏名と肩書きをタイトルにして」と頼む
4. Gemini が認識結果を読み上げる → 修正したい箇所を口頭で訂正
5. 「保存して」で完了
6. 次の名刺に切り替えて、同じ流れを繰り返す

領収書の場合は「ラベルは『2025 年 9 月出張 経費』、金額と店名と日付をタイトルにして」と頼みます。

ビフォーアフター

• ビフォー：名刺・領収書をクリアファイルに溜める → 月末にまとめて入力 → 紛失も発生
• アフター：その場で Keep に保存され、ラベル別に検索できる状態に

ひと工夫：検索性を上げるラベル設計

Keep のラベルは「年月 × カテゴリ」の組み合わせがおすすめです。

• 名刺：2025年9月名刺、2025年10月名刺
• 領収書：2025年9月出張 経費、2025年10月会食 経費
• 案件メモ：A社案件、B社案件

時系列とカテゴリを 2 軸で持っておくと、「先月の出張で会った人」「8 月の会食領収書」のような検索が一発で済みます。

シーン 5：会議メモを Gemini Live で要約・タグ付けする

最後のシーンは、会議メモの取り方そのものを変える使い方です。

使う場面

• 会議中、議論しながらメモも取らないといけない
• 議事録を後で清書する時間がない
• 会議内容を関係者に共有しないといけない

「会議に集中しながら、終わった瞬間に議事録が完成している」状態を目指します。

操作手順

1. 会議が始まる前に、Gemini Live を起動してメモ用のメモを Keep に作っておく（タイトルだけでも可）
2. 会議中、要点が出てきたら一時的に Gemini Live を起動して「いまの内容を Keep の『定例会議メモ』に追記して」と頼む
3. 会議終了後、Gemini Live で「Keep の『定例会議メモ』を要約して、決定事項・宿題・次回アジェンダの 3 つに分けて整理して」と頼む
4. 結果を確認して、必要なら「決定事項のうち○○は△△部宛に共有する」と追記する
5. Tasks やカレンダーへの登録もシーン 3 の手順で同時に処理する

会議全体を Gemini Live で録音するのは、参加者の同意・社内規程の確認が必要です。会議全体の自動議事録化はGoogle MeetでGeminiを使って議事録を自動作成する方法のほうが向いています。本シーンは「自分の手元メモを Gemini Live で整える」用途に絞るのが安全です。

ビフォーアフター

• ビフォー：会議中に必死でメモを取り、後で清書 → 内容と結論が混ざる
• アフター：要点だけ Keep に追記 → 会議後 1 分で要約と分類が完成

ひと工夫：議事録テンプレを Keep に常備

定例会議用に、Keep に議事録テンプレを 1 件作っておくと毎回スムーズです。

# 定例会議メモ（テンプレ）
- 日時：
- 参加者：
- 議題：
- 議論メモ：
- 決定事項：
- 宿題：
- 次回アジェンダ：

会議のたびに複製して使えば、Gemini に「決定事項・宿題・次回アジェンダの 3 つに分けて」と頼まなくても、自動的に同じ形に整理されます。

うまく動かないときのトラブルシュート

実演を進めるうちに「あれ、動かない」と詰まる場面が必ず出てきます。よくあるパターンを先回りで紹介します。

Gemini Live が Keep に書き込んでくれない

最も多いのが「Gemini が Keep に書き込まない」パターンです。チェックポイントは次の通りです。

• Gemini アプリの「拡張機能」で Google Keep が有効になっているか
• Gemini にログインしている Google アカウントと、Keep を使いたいアカウントが同じか
• Gemini Live モード中の Keep 連携が不安定な場合、いったん通常の Gemini テキスト対話に切り替えて試す
• アプリのバージョンが古くないか（最新版に更新）

それでも書き込まない場合は、「Keep に新しいメモを作って『〜〜』という内容で」と、新規作成パターンから試すと挙動が安定しやすい印象です。

カメラが反応しない・テキスト化が崩れる

カメラ系のシーン 2・4 でよくあるトラブルです。

• スマホのカメラ権限が Gemini アプリに許可されているか確認
• 明るすぎる・暗すぎる場所では認識精度が落ちる
• 手書き文字・崩し字は誤認識が増えるため、印刷文字なら印刷面を選ぶ
• 長文は一度に撮らず、見やすい単位で分割して撮影する

「7 割を AI、3 割を自分で直す」運用を最初から前提にしておくと、ストレスが減ります。

音声認識の精度が低い

• 周囲のノイズが大きい場所では精度が落ちる
• 業務固有の用語・固有名詞は誤認識しやすい
• マスクをしたままだと聞き取りが弱くなることがある
• 「。」「、」のような句読点も声で「まる」「てん」と言うと反映されやすい

重要なメモは、必ず後から Keep アプリで内容を確認する前提で運用してください。Gemini Live は「下書きを高速に作る道具」と割り切ると気持ちが楽になります。

Android / iPhone 別の制約

• Android：電源ボタン長押しでアシスタント起動できる。Gemini Live への到達が最速
• iPhone：Gemini アプリ経由のみ。Siri と置き換える形では使えない
• 機能差：カメラ機能・画面共有・拡張の対応範囲は OS とアプリバージョンで段階展開中。「自分の環境ではできない」場合は、まず Gemini アプリの更新を試す

Keep × Gemini Live を業務フローに組み込むコツ

最後に、単発の実演ではなく「日常業務に定着させる」コツをまとめます。

「投げ込み → 整理 → 再利用」の流れを固定する

Keep × Gemini Live は、3 ステップのループとして運用すると安定します。

• 投げ込み：声・カメラで Keep に放り込む（その場で完璧を目指さない）
• 整理：1 日 1 回、Gemini に「今日追加した Keep メモをラベル別に整理して」と頼む
• 再利用：週次で「今週の Keep メモから来週の ToDo を抽出して」と頼む

このループが回り始めると、Keep が「メモの墓場」ではなく「日々のタスクと知識の引き出し」に変わります。

ラベル・色分けの運用ルールを決めておく

ラベルと色は、自分の中でルール化しておくと検索が爆速になります。

• 色：青＝案件、赤＝緊急、黄＝アイデア、緑＝完了
• ラベル：年月 × カテゴリ（例：2025年9月名刺）
• ピン留め：いま動かしている案件のメモだけに付ける

ルールが決まっていないと、Gemini に頼んでもラベル乱立になりがちです。最初に 5 分でルールを書き出すだけで、後の運用が劇的に楽になります。

機密情報を扱うときの注意点

業務利用で特に気を付けたいのが、機密情報・個人情報の取り扱いです。

• 勤務先の情報セキュリティポリシーで「外部 AI サービスへの業務データ入力可否」を確認する
• Workspace 版 Gemini（業務契約版）と無料版ではデータ取り扱いが異なる
• 顧客個人情報・取引先の機密情報は声に出さない・写真に撮らない運用を徹底する
• 共有メモ（コラボレーター付きの Keep メモ）は、共有相手の権限管理を定期的に確認する

整理したメモをチームで共有する方法はGoogle Keepをチームで共有する方法で解説しています。

「便利だから」と業務ルールを越えて使ってしまうと、後から大きな問題になります。最初にラインを引いておくのが結果的に一番の近道です。

まとめ：Google Keep を AI ハブに育てる第一歩

Google Keep × Gemini Live のポイントを最後にもう一度まとめます。

• Keep は「メモの倉庫」から「AI と一緒に育てる作業台」に変わる
• 入力は「声・カメラ」、整理は「Gemini に頼む」、出力は「Tasks・カレンダー」
• 5 シーン（声メモ・写真チェックリスト化・ToDo ＆カレンダー登録・名刺領収書整理・会議メモ要約）から、自分の困りごとに近いものを 1 つ試す
• うまく動かないときは「拡張有効化」「アカウント一致」「アプリ更新」をまず確認
• 業務に組み込むときは「投げ込み → 整理 → 再利用」のループとラベルルールを決めておく
• 機密情報の取り扱いは勤務先のポリシーを最優先に

完璧を目指さず、まずはシーン 1（声でメモを投げ込む）を 1 回試してみてください。「これ、もっと早く知りたかった」と感じたら、その瞬間から Keep の使い方が変わります。Google Keep を AI ハブに育てる第一歩は、今日の 5 分から始められます。

関連記事もあわせてどうぞ。

• Google MeetでGeminiを使って議事録を自動作成する方法
• Googleドライブの使い方｜フォルダ整理・共有権限・検索術で仕事が変わる完全ガイド

「月末の売上集計に半日かかる」「ピボットテーブルを組むだけで時間がなくなる」。そんな悩みを抱えたまま、AI活用の波に乗り遅れていませんか。

Geminiアプリ（gemini.google.com）にExcelやスプレッドシートのファイルをそのまま渡せば、グラフ生成や数式提案、要約レポートまで会話形式で頼めるようになりました。「本当に業務データを分析できるのか」「無料版でどこまでできるのか」と疑問を持つ方も多いはずです。

この記事では、実際にGeminiにxlsxファイルを渡して試した手順を、売上トレンド分析・クロス集計・グラフ生成・数式提案・要約レポートの5シーンで実演します。コピペで使えるプロンプトテンプレートと、シート内蔵の「Gemini in スプレッドシート（=AI関数）」との使い分けも整理しました。読み終えるころには、Geminiを「分析の壁打ち相手」として今日から使えるようになります。

GeminiでExcel・スプレッドシートのデータ分析はできる？

結論から言うと、GeminiアプリにExcelファイルやCSV、Googleスプレッドシートをアップロードして、内容の要約・集計・グラフ生成・数式提案を依頼することは可能です。「売上が伸びている商品はどれか」「商品×月のクロス集計を作って」といった依頼に、数秒〜数十秒で答えが返ってきます。

ただし、何でもできるわけではありません。できること・できないことを最初に押さえておくと、過剰な期待も「使えない」という早合点も防げます。

Geminiでできること・できないこと

実際に試した結果を整理すると、以下のように分けられます。

「Gemini自身がExcelを書き換える」のではなく、「データを読んで分析方針・数式・グラフ案を返してくれるアシスタント」と理解するのが正確です。

無料版とGoogle One AI Premium・Gemini Businessの違い

ファイル添付機能自体は無料版（gemini.google.com）でも利用できます。有料プランでは使えるモデルや一度に扱えるデータ量が拡張されます。Google One AI Premium（個人向け）やGemini Business（法人向け）では、より高性能なモデルを優先的に使えるため、大きめのデータセットや複雑な依頼で精度が安定しやすくなります。

会社の業務データを扱う場合は、コンシューマー版ではなくGemini Business相当の法人プランの利用が前提になります。アップロードデータの取り扱いについては、後半の注意点セクションで詳しく整理します。

GeminiにExcel・CSV・スプレッドシートをアップロードする手順

ファイル添付はマウス操作だけで完結します。難しい設定は不要で、いつものチャットUIにファイルを放り込むだけです。

PCからファイルを添付する方法

PC版（ブラウザ）でgemini.google.comを開くと、入力欄の左側にクリップマーク（添付アイコン）が表示されています。クリックして「ファイルをアップロード」を選択し、ローカルのxlsx・csvファイルを選びます。ドラッグ&ドロップでも添付できます。

!_images/gemini-excel-spreadsheet-data-analysis/01_file-attach-ui.png
（Geminiチャット画面の添付アイコンからファイルをアップロード）

添付できたら、そのまま入力欄にプロンプトを書きます。「このExcelの中身を300字で要約してください。気になるトレンドがあれば指摘してください」と書いて送信するだけです。Geminiは数秒で列構成・行数・気づいた傾向をまとめて返してくれます。

スマホアプリでも同様に、入力欄の「+」ボタンからカメラロールやファイルアプリのxlsx・csvを選択してアップロードできます。外出先で軽く中身を確認したいときに便利です。

Googleドライブから直接読み込む方法

Excelファイルがすでにマイドライブに保存されている場合は、添付アイコンから「Googleドライブからインポート」を選ぶと、ファイル選択画面が開きます。スプレッドシート（gsheet形式）もここから直接渡せるため、ローカルにダウンロードしなおす必要はありません。

社内でGoogleドライブを共有フォルダ運用している場合も、共有ドライブ上のスプレッドシートを同じ手順で添付できます。「営業部の月次売上シートをその場で分析する」というフローが現実的に成立します。

なお、スプレッドシートをそのまま分析したい場合は、サイドパネルやAI関数を使う方法もあります。シート内で完結させたい方はGemini in スプレッドシートの使い方｜AI関数でデータ整理を自動化も合わせて確認してください。

Geminiが対応するファイル形式・サイズ上限・行数の目安

「どこまで大きなファイルを渡せるか」は実務で必ず気になるポイントです。仕様は更新されることがあるため、目安として整理します。

主要ファイル形式の対応状況

複数シートを持つxlsxを渡しても、Geminiはシート名を認識して「どのシートを分析しますか」と聞き返してくることがあります。プロンプトで「Sheet2の売上データだけ集計してください」と指定すると一発で済みます。

大きなファイルを渡すときの注意点

数十万行ある巨大ファイルを渡すと、Geminiは全行を均等に読むのではなく、サンプリングして回答することがあります。集計結果の傾向はつかめても、厳密な合計値や件数が必要な業務には向きません。

実務的なコツは次の3つです。

• 必要な列だけに絞ってから添付する（不要列を削除）
• 直近12か月や対象セグメントに絞った抜粋シートを渡す
• 合計値や件数の検証は、最後にExcel側のSUM・COUNTIFで照合する

「Geminiに方針を出してもらい、最終集計はシート側で正確に計算する」という二段構えが安全です。

実演5シーン｜事務職が今日から使えるGeminiデータ分析

ここからは、架空の売上データ（商品×店舗×日付×金額の100行ほど）を実際にGeminiに渡して、よくある事務作業を依頼していきます。プロンプトと、返ってきた回答のポイントをセットで紹介します。

シーン1: 売上トレンド分析を依頼する

まずは「中身を見てトレンドを教えて」という、ざっくりした依頼から始めます。

このExcelファイルは過去6か月の店舗別売上データです。
1. 全体の売上推移を月別にまとめてください
2. 売上が伸びている商品ワースト3とベスト3を教えてください
3. 気になる異常値や傾向があれば指摘してください

!_images/gemini-excel-spreadsheet-data-analysis/02_trend-analysis-result.png
（売上トレンド分析の出力イメージ）

Geminiは月別の合計を箇条書きで返したうえで、「3月に商品Bの売上が前月比180%に急増しています。キャンペーン施策がありましたか」といった追加の問いを返してくることもあります。ここで対話的に背景を伝えると、二段目の回答が一気に深まります。

シーン2: クロス集計を自動提案してもらう

ピボットテーブルを自分で組むのが面倒なときは、集計表そのものを依頼できます。

商品名（行）× 月（列）で売上金額のクロス集計表をMarkdown表で出してください。
合計行と合計列も追加してください。

返ってくるのは、そのままWordやスライドに貼れるMarkdownの表です。Excelに戻したい場合は「同じ集計をピボットテーブルで再現する手順を教えて」と聞き直せば、フィールド配置の手順を箇条書きで返してくれます。

シーン3: グラフ種類の選定とグラフ生成

「このデータ、どんなグラフが見やすい？」という相談もGeminiの得意分野です。

このデータでマネージャーに月次推移を共有したいです。
1. 最も伝わりやすいグラフ種類を理由付きで提案してください
2. そのグラフをこのチャット内で画像生成してください
3. Excelで同じグラフを作る手順も教えてください

!_images/gemini-excel-spreadsheet-data-analysis/03_chart-suggestion.png
（グラフ種類の提案と画像生成）

折れ線グラフ・積み上げ棒グラフ・複合グラフのどれが適切か、データ特性に応じた提案が返ってきます。生成された画像はそのままチャットからダウンロードでき、報告書のたたき台に使えます。

シーン4: Excel数式・スプレッドシート関数を提案してもらう

「この集計をやる関数、なんだっけ」を毎回検索するのは時間の無駄です。Geminiに直接聞きましょう。

B列の商品名、D列の売上金額があります。
「商品Aの売上合計」を1つのセルで出すExcel関数を、コピペで使える形式で教えてください。
スプレッドシート版の関数も併記してください。

返ってくる例（イメージ）。

=SUMIF(B:B,"商品A",D:D)

スプレッドシートでも同じSUMIF関数で動作します
（ARRAYFORMULAと組み合わせる場合の例も追記）

数式の意味と引数の役割を1行ずつ解説してくれるので、丸暗記ではなく理解しながら使えます。スプレッドシート初心者の方はスプレッドシートの使い方で基本操作を確認してから使うと、回答の意味がすっと入ってきます。

シーン5: 分析結果の要約レポートを生成する

最後は、分析結果を上司や役員に共有する「報告書のたたき台」を作ってもらうシーンです。

これまでの分析結果をもとに、以下の構成で報告書ドラフトを作ってください。
- タイトル
- サマリー（200字以内）
- 数値ハイライト（3つ）
- 来月のアクション提案（2つ）
- 文体は丁寧語、グラフは図1・図2と参照

ドラフトが返ってきたら、そのままGoogleドキュメントに貼って体裁を整えれば30分で報告書が仕上がります。分析結果から報告書・プレゼンへの展開は、Gemini Canvasの使い方で資料化まで一気通貫にできます。

精度を上げる5つのプロンプトテンプレート（コピペ可）

「うまく答えが返らない」と感じる場面の多くは、プロンプトのあいまいさが原因です。次のテンプレートをベースに、ファイル名と列名を埋めるだけで精度が安定します。

1. 売上集計プロンプト

添付ファイルは [対象期間] の [対象データ] です。
以下の条件で集計してください。
- グループ化キー: [列名]
- 集計値: [列名] の合計
- 並び順: 合計の降順 上位5件
- 出力形式: Markdown表

2. グラフ生成プロンプト

[列名A] を横軸、[列名B] を縦軸にしたグラフを提案してください。
1. 適切なグラフ種類を理由付きで
2. その画像をこのチャットで生成
3. Excelで再現する手順を箇条書きで

3. 数式提案プロンプト

このシートで [やりたい集計] を実現したい。
- Excel用の関数式（コピペ可）
- スプレッドシート用の関数式（コピペ可）
- それぞれの引数の意味を1行で

4. クロス集計プロンプト

[行: 列名A] × [列: 列名B] で [集計列: 列名C] を集計してください。
- 集計方法: 合計 / 平均 / 件数 のいずれか
- 合計行・合計列を追加
- 出力形式: Markdown表

5. 要約レポートプロンプト

これまでの分析結果を、[宛先: 上司/役員/顧客] 向けの報告書ドラフトにしてください。
- タイトル
- サマリー（200字）
- 数値ハイライト3点
- アクション提案2点
- 文体: [丁寧語/カジュアル]

このテンプレートをGemini Gemsに登録しておくと、毎回コピペせずワンクリックで呼び出せます。使い方はGemini Gemsの使い方でまとめています。

Geminiアプリ vs Gemini in スプレッドシート（AI関数）の使い分け

「結局どちらを使えばいいの」と迷う方が多いポイントです。両者は競合ではなく、得意分野が違うだけです。

外部ファイル分析はGeminiアプリが得意

Geminiアプリ（gemini.google.com）は、xlsxやcsv、PDFなど複数形式のファイルをまとめて読ませて、対話的に分析方針を詰めるのが得意です。「複数のファイルを横断して比較する」「グラフ画像を生成する」「報告書ドラフトまで一気に作る」といった、シートの外側で完結させたいワークフローに向いています。

シート内の反復処理はAI関数（=AI）が得意

一方、スプレッドシート内で「商品名から自動でカテゴリを判定する」「顧客レビューを一括で感情分析する」といった反復処理は、シート内蔵のAI関数（=AI）が圧倒的に効率的です。1万行に同じ判定を回しても、関数1つで終わります。詳しくはGemini in スプレッドシートの使い方｜AI関数でデータ整理を自動化で具体例とともに解説しています。

判断マトリクス一覧

実務での判断軸を表にまとめました。

「外に出るならアプリ、シート内ならAI関数」と覚えておけば迷いません。サイドパネルから対話的にシートを編集したい場合はスプレッドシート×Gemini応用｜サイドパネル活用も組み合わせて使えます。

分析結果をExcel・スプレッドシートに戻すコツ

Geminiの出力を「読んで終わり」にしないために、シートへの戻し方を押さえておきましょう。

数式をコピーしてセルに貼り付ける手順

Geminiが返した数式は、コードブロックの右上にコピーアイコンが表示されます。クリックしてコピーしたら、Excelの目的のセルに貼り付け（Ctrl + V）するだけです。

注意したいのが参照範囲です。Geminiは添付ファイルの構造を推測して「B:B」「D:D」のような列全体参照で返します。実際のシートで列の位置が違うと結果が0になるため、貼り付け後に引数の列名が自分のシートと一致しているか必ず確認してください。

グラフを再現するときのポイント

チャット内で生成された画像は、あくまで「たたき台のビジュアル」です。報告書に正式に載せるなら、提案された手順に従ってExcelやスプレッドシートで再現するのが安全です。

Geminiに「Excelで再現する手順をリボン操作で教えて」と聞くと、「データ範囲を選択 → 挿入タブ → グラフ → 折れ線」のように1ステップずつ返してくれます。手順をそのままなぞるだけなので、グラフ作成の経験が浅い方でも10分で同じグラフを作れます。

注意点｜情報漏洩リスクと会社利用のルール確認

ここはスキップ厳禁のセクションです。便利だからといって、社外秘データをいきなりアップロードするのはトラブルの元になります。

業務データをGeminiに渡す前に確認すること

最低限、次の4点は会社のルールと照らし合わせてください。

• 個人情報（氏名・住所・電話番号）が含まれていないか
• 顧客名や取引先名など、社外秘の固有名詞が含まれていないか
• 社内ポリシーで生成AIへのアップロードが許可されているか
• 利用しているプランがコンシューマー版か、Workspace連携の法人プランか

特に重要なのが最後の点です。コンシューマー版のGeminiは、アップロードされたデータが品質改善などに利用される可能性があります。一方、Gemini Businessなど法人向けプランでは、企業データが学習に利用されない契約になっているのが一般的です。

Gemini Businessとコンシューマー版の違い

ざっくり整理すると次のような違いがあります。

「私用アカウントで仕事のデータを試す」のは、たとえ便利でも避けるのが原則です。会社で導入されていない場合は、まず情シスや管理部門に相談しましょう。Workspace全体での導入を検討する際は、Google Workspace Geminiの使い方で全体像を確認しておくとスムーズです。

まとめ｜GeminiをExcel分析の壁打ち相手にする

ここまで、GeminiアプリにExcel・スプレッドシートを渡してデータ分析する手順を、5シーンの実演とプロンプトテンプレートで見てきました。要点を振り返ります。

• Geminiアプリはxlsx・csv・スプレッドシート・PDFを直接読める
• 売上トレンド・クロス集計・グラフ生成・数式提案・要約レポートの5シーンで実用レベル
• 巨大ファイルはサンプリングされるため、最終集計はシート側で照合
• シート内の反復処理は=AI関数、外部ファイル分析はGeminiアプリと使い分ける
• 業務データを扱うならコンシューマー版ではなくGemini Businessが原則

Geminiは「あなたの代わりに集計してくれる魔法の杖」ではありません。「方針を一緒に考えてくれる、24時間付き合ってくれる壁打ち相手」と捉えると、過剰な期待もせず、確実に作業時間を圧縮できます。

次の月次集計のとき、まずは1ファイルだけGeminiに渡して「気になる傾向はある？」と聞いてみてください。「ピボットなら？」「グラフなら？」と質問を重ねるだけで、これまで半日かかっていた集計の流れが大きく変わるはずです。分析の次は、その結果を報告書やプレゼンに展開する工程です。Gemini Canvasの使い方やGeminiでGoogleドキュメント・Gmail・スライドを使いこなすも合わせて押さえておくと、分析から共有までを最短ルートで通せるようになります。

「ChatGPTにマクロを作ってと頼んだのに、思っていたのと違うコードが出てきた」。そんな経験はありませんか。

VBAは書けないけれど、ChatGPTやCopilotにお願いして業務を自動化したい。その気持ちはとても自然です。ただ、AIに「VBAでマクロを作って」とだけ頼むと、思った通りには動きません。列の位置がずれていたり、エラーで止まったり、自分の表に合わないコードが返ってきがちです。

問題はAIの性能ではなく、ほとんどが「頼み方」にあります。AIはあなたのExcelの中身を見ていません。だから、何を・どこに・どうしたいのかを言葉で正確に伝える必要があります。

この記事では、ChatGPTやCopilotにVBAを書かせる「正しい頼み方」を5つのパターンに整理しました。NG例とOK例を並べて、なぜ伝わらないのか・どう直せば伝わるのかを具体的に示します。最後にコピペして使えるプロンプトテンプレートも用意しました。VBAが読めなくても、狙ったコードを引き出せるようになります。

ChatGPTにVBAを書かせるときの頼み方の基本

結論から言うと、ChatGPTにVBAを書かせるコツは「AIはあなたの画面を見ていない」という前提に立つことです。人間の同僚なら、隣の席で「この表のここを合計して」と言えば伝わります。しかしAIには、表の形も、列の位置も、データの種類も、言葉にしないと一切伝わりません。

うまくいかない頼み方には、共通する原因があります。まずはそこを押さえましょう。

うまくいかない頼み方の3つの原因

AIから的外れなコードが返ってくるとき、たいていは次のどれかが抜けています。

逆に言えば、この3点を埋めるだけで、返ってくるコードの精度は大きく変わります。難しいプログラミング用語を覚える必要はありません。「自分の表をまだ見ていない相手に、電話で説明する」つもりで書けば十分です。

頼み方のテンプレート（共通の型）

どのパターンにも使える、依頼の基本の型があります。次の4つを順番に書くだけです。

1. 役割と前提（「Excel VBAのコードを書いてください。Excel 2021を使っています」）
2. データ構造（「A列に日付、B列に商品名、C列に金額が入っています」）
3. やりたいこと（「C列の金額が1万円以上の行だけを別シートにコピーしたい」）
4. 出力の希望（「コードに日本語のコメントを付けて、貼り付け先も教えてください」）

この型を守るだけで、最初の1回で実用的なコードが返る確率がぐっと上がります。次の章から、5つの具体的なパターンを見ていきましょう。

パターン1｜データ構造を正確に伝える

最も大切で、最も忘れられがちなのがデータ構造の説明です。AIはあなたのシートを見ていないので、表の形を伝えないと「一般的なよくある表」を勝手に想像してコードを書きます。その想像が、あなたの表と一致することはまずありません。

NG例とOK例

まずは、よくある頼み方を比べてみます。

NG例（伝わらない）

売上データを集計するマクロを作って

これでは、データがどの列に入っているのか、シート名は何か、見出し行はあるのかが一切わかりません。AIは「A列に日付、B列に売上…」と勝手に決めてコードを書くため、あなたの表では列がずれて動きません。

OK例（伝わる）

Excel VBAのコードを書いてください。

【データ構造】
・シート名: 売上一覧
・1行目: 見出し行（日付 / 店舗名 / 商品名 / 金額）
・2行目以降: データ（行数は毎月変わります）
・A列=日付、B列=店舗名、C列=商品名、D列=金額

【やりたいこと】
店舗ごとの金額合計を、別シート「集計」のA列に店舗名、B列に合計金額として書き出したい。

【希望】
・コードに日本語のコメントを付けてください
・データの最終行は自動で判定してください

列の対応、シート名、見出しの有無、行数が固定でないことまで伝わっています。これだけ書けば、AIはあなたの表に合ったコードを返せます。

伝えるべきデータ構造の項目

データ構造を説明するときは、次の項目を埋めると過不足がありません。

「自分の表のスクリーンショットを言葉に翻訳する」イメージで書くと、抜け漏れが減ります。

TIP: 表を言葉で説明するのが難しいときは、見出し行と最初の2〜3行をそのままコピーしてプロンプトに貼り付けるのも有効です。AIは実際のデータ例から構造を読み取ってくれます。ただし、その際は顧客名や個人情報を含めないよう注意してください。

パターン2｜エラー処理ありで依頼する

AIに普通に頼むと、正常に動く前提のコードしか返ってこないことがあります。実務では、空白セルがあったり、数値のはずの欄に文字が入っていたりと、想定外のデータが必ず混ざります。その瞬間にマクロがエラーで止まると、初心者には原因がわからず固まってしまいます。

だからこそ、最初から「エラーで止まらないように作って」と伝えるのが賢い頼み方です。

NG例とOK例

NG例（止まりやすいコードが返る）

A列の数値を全部足すマクロを作って

OK例（エラーに強いコードが返る）

Excel VBAのコードを書いてください。

【やりたいこと】
シート「データ」のA列2行目以降の数値を合計し、結果をメッセージボックスで表示したい。

【エラー処理の希望】
・A列に空白セルや文字列が混ざっていても止まらないようにしてください
・数値として扱えないセルはスキップしてください
・もし合計対象が1件もなかったら「対象データがありません」と表示してください
・処理の途中でエラーが起きたら、エラー内容をメッセージで知らせてください

「どんな例外が起こりうるか」を素人なりに想像して伝えるだけで、AIはそれに備えたコードを書いてくれます。エラー処理そのものの書き方を知らなくても問題ありません。

エラー処理を頼むときに添える一言

次のような一言を依頼に足すと、堅牢なコードが返りやすくなります。

• 「想定外のデータが入っていても止まらないようにしてください」
• 「エラーが起きたら、原因がわかるメッセージを表示してください」
• 「対象データが0件のときの動きも決めてください」

返ってきたコードに On Error GoTo や On Error Resume Next という記述があれば、エラー処理が組み込まれているサインです。仕組みを詳しく知りたい場合は、VBAのエラーハンドリング完全ガイドを参考にしてください。On Error GoTo と Resume Next の使い分けがわかると、AIのコードを読み解きやすくなります。

NOTE: エラー処理を頼みすぎると、すべてのエラーを握りつぶす On Error Resume Next だけが多用され、不具合に気づけなくなることがあります。「エラーは無視せず、内容を表示して」と添えると、原因究明しやすいコードになります。

パターン3｜部分修正の頼み方

AIが返したコードが「8割は合っているが、ここだけ直したい」というケースは非常に多いです。このとき全部を作り直させると、せっかく合っていた部分まで変わってしまい、かえって遠回りになります。修正は「どこを・どう変えたいか」をピンポイントで伝えるのがコツです。

NG例とOK例

NG例（また作り直しになる）

さっきのコード、もう一回作って。今度はちゃんと動くようにして

これでは、何が不満なのかが伝わりません。AIは前回と似た、しかし微妙に違う別のコードを返してくるだけです。

OK例（必要な箇所だけ直る）

さっきのコードはほぼ完成しています。次の点だけ修正してください。
他の部分は変えないでください。

【修正したい点】
・出力先を「集計」シートではなく「月報」シートに変えたい
・合計金額は小数点以下を四捨五入して整数で表示したい

修正後のコード全体を、変更した行にコメントを付けて出してください。

「他の部分は変えないで」「変更した行にコメントを付けて」という指示が、修正範囲を最小限に抑えてくれます。

部分修正でよく使う言い回し

修正依頼では、次の言い回しが便利です。

修正のたびにコード全体が長くなり、読みにくいと感じることもあります。そんなときは「変更した部分だけ抜き出して、何行目を差し替えればいいか教えて」と頼むのも有効です。

パターン4｜動かないときの再質問法

AIのコードを実行したら、赤い画面でエラーが出て止まった。初心者が最もつまずく場面です。ここで「動きませんでした」とだけ返すと、AIは何が起きたか推測するしかなく、的外れな修正を繰り返します。

エラーが出たときは、AIに「証拠」を渡すのが鉄則です。

NG例とOK例

NG例（原因が特定できない）

動きませんでした。直して

OK例（一発で原因にたどり着く）

実行したら、次のエラーが出て止まりました。

【エラーメッセージ】
実行時エラー '1004':
アプリケーション定義またはオブジェクト定義のエラーです。

【止まった行】
黄色くハイライトされたのは次の行です:
Worksheets("集計").Range("A1").Value = total

【状況】
・「集計」という名前のシートはまだ作っていません
・元のコードは前回もらったものをそのまま貼り付けました

原因と修正後のコードを教えてください。

エラー番号・止まった行・自分がやったことの3点が揃うと、AIは原因をほぼ正確に言い当てられます。

動かないときに伝える3点セット

再質問のときは、次の3つを必ず添えましょう。

1. エラーメッセージの全文（エラー番号も含めて、見えている文章をそのまま）
2. デバッグ画面で黄色くハイライトされた行
3. 自分がやった操作（シートを作っていない、データを変えた、など）

エラーメッセージはスクリーンショットを撮るか、表示された文章を書き写して伝えます。実行時エラー13や1004など、頻出エラーの意味をあらかじめ知っておくと、AIの説明も理解しやすくなります。エラー番号別の対処はVBAマクロのエラー解決ガイドが参考になります。

TIP: エラーで止まったとき、VBAの編集画面（VBE）では問題の行が黄色く表示されます。画面の見方がわからない場合はVBEの画面の見方を図解で解説を先に押さえておくと、どこをAIに伝えればいいか迷わなくなります。

パターン5｜完成コードを自分でテストする手順

AIが「完璧です」と言っても、そのコードがあなたの環境で正しく動く保証はありません。AIは実際に実行して確かめているわけではないからです。完成したと思ったコードは、必ず自分の手で安全にテストしましょう。

テストの基本手順

いきなり本番のファイルで動かすのは危険です。次の手順で慎重に確かめます。

1. 本番ファイルをコピーして、テスト用ファイルを作る（元データのバックアップ）
2. 少量のサンプルデータ（5〜10行程度）で試す
3. 1回実行して、結果が期待どおりか目視で確認する
4. わざと変なデータ（空白・文字・極端な数値）を入れて、止まらないか確認する
5. 問題なければ、本番データで実行する

特に重要なのが1番目です。マクロは「元に戻す（Ctrl+Z）」が効かないことが多く、一度実行すると取り消せません。必ずコピーで試してください。

AIにテスト方法も聞いてしまう

テスト手順そのものをAIに頼むこともできます。

さっきのコードを安全にテストしたいです。
VBAやExcelに詳しくない人でもできるテスト手順を、ステップごとに教えてください。
特に、データが壊れないようにする注意点も書いてください。

さらに、コードが何をしているのかを日本語で説明してもらうと、安心して使えます。

このコードが、上から順に何をしているのかを、
プログラミングを知らない人にもわかるように1行ずつ説明してください。

自分でコードを読めなくても、AIに解説させて「自分のやりたいことと一致しているか」を確認すれば、思わぬ誤動作を防げます。

NOTE: AIの説明やコードを鵜呑みにせず、結果が正しいか最後は自分で確認する姿勢が大切です。AIが事実と異なる説明をすることもあります。確認の習慣についてはAIの回答を信じる前に確認することも参考にしてください。

コピペ用｜VBA依頼プロンプトテンプレート

ここまでの5パターンを1つにまとめた、コピペして使えるテンプレートです。【】の中を自分の状況に書き換えるだけで、精度の高い依頼ができます。

新規でマクロを作ってもらうとき

Excel VBAのコードを書いてください。VBAは読めない初心者です。

【環境】
・Excelのバージョン: 【例: Excel 2021 / Microsoft 365】

【データ構造】
・シート名: 【例: 売上一覧】
・1行目: 見出し行（【日付 / 店舗 / 金額】）
・2行目以降: データ（行数は変わります）
・列の対応: 【A列=日付、B列=店舗、C列=金額】

【やりたいこと】
【例: 店舗ごとの金額合計を「集計」シートに書き出したい】

【希望】
・コードに日本語のコメントを付けてください
・空白や想定外のデータがあっても止まらないようにしてください
・データの最終行は自動で判定してください
・コードの貼り付け先と実行手順も教えてください

動かないときに再質問するとき

もらったコードを実行したら、エラーで止まりました。

【エラーメッセージ】
【表示された文章をそのまま貼り付け（エラー番号も含めて）】

【止まった行】
【黄色くハイライトされた行を貼り付け】

【状況】
【例: 「集計」シートはまだ作っていません / データを増やしました】

原因と修正後のコード全体を、変更点にコメントを付けて教えてください。

一部だけ修正してもらうとき

今のコードはほぼ完成しています。次の点だけ修正してください。
他の部分は変えないでください。

【修正したい点】
・【例: 出力先を「月報」シートに変えたい】
・【例: 金額を整数で表示したい】

修正後のコード全体を、変更した行にコメントを付けて出してください。

テンプレートは「丸ごとコピーして、不要な行を削る」使い方でも構いません。最初は項目が多く感じるかもしれませんが、慣れると30秒で書けるようになります。

VBAをAIに頼むときの注意点

便利なAIですが、業務で使う以上は気をつけたい点があります。安全に使い続けるために、3つだけ押さえておきましょう。

個人情報・社外秘データを貼り付けない

データ構造を説明するとき、実際のデータをそのまま貼り付けたくなります。ですが、顧客名・氏名・取引先名などの機密情報は入力しないでください。AIに送ったデータが学習や品質改善に使われる可能性があるためです。構造を伝えたいときは、ダミーのデータに置き換えるか、列の説明だけにとどめます。何を入力してはいけないかはAIに入力してはいけない情報で具体的に整理しています。

コードは必ずコピーで試す

繰り返しになりますが、マクロは取り消しが効きません。AIのコードを本番ファイルでいきなり実行せず、必ずコピーしたファイルで動作を確認してください。これだけでデータ消失の事故をほぼ防げます。

AIの説明を鵜呑みにしない

AIは自信たっぷりに間違ったコードや説明を出すことがあります。返ってきたコードが意図どおりか、結果が正しいかは、最後は自分の目で確認しましょう。少しずつでもVBAの基本を理解しておくと、AIの間違いに気づけるようになります。基礎から学びたい方はExcel VBAマクロ入門が出発点として最適です。

まとめ｜頼み方を変えればAIはVBAの相棒になる

ここまで、ChatGPTやCopilotにVBAを書かせるときの「正しい頼み方」を5つのパターンで見てきました。要点を振り返ります。

• AIはあなたの画面を見ていない。データ構造を言葉で正確に伝える
• 「エラーで止まらないように」と最初に頼んで、堅牢なコードを引き出す
• 修正は「他は変えず、ここだけ」とピンポイントで依頼する
• 動かないときはエラーメッセージ・止まった行・状況の3点セットを渡す
• 完成コードは必ずコピーで、サンプルデータからテストする

VBAが書けなくても、頼み方さえ身につければ、AIはあなたの代わりにコードを書いてくれる頼もしい相棒になります。大切なのは「丸投げ」ではなく「正確な指示」です。今日紹介したコピペ用テンプレートを使えば、最初の一歩はもう踏み出せます。

まずは、自分が毎月繰り返している単純作業を1つ思い浮かべて、テンプレートに当てはめてChatGPTに頼んでみてください。返ってきたコードを安全にテストしながら、少しずつ自動化の範囲を広げていきましょう。AIとの付き合い方に慣れたら、ExcelのVBAで仕事を自動化する方法も合わせて読んでみてください。どんな業務がマクロ化に向いているかがわかると、依頼のアイデアが一気に広がります。

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オンライン会議のあとに議事録をまとめる作業、正直しんどいですよね。Google Meet を使っているなら、Gemini が会議中にノートを取って、終了と同時に議事録を Google ドキュメントへ保存してくれます。日本語にも対応しているので、明日からでも導入できます。

この記事では、Google Meet で Gemini を使って議事録を自動作成する方法を、必要なプラン・設定手順・プロンプト例・連携フローまでまとめて解説します。「いま自分の環境で使えるのか」「どこまで自動化できるのか」を1記事でつかめる内容にしました。

会議が終わった瞬間に議事録ができている状態を、今日から作っていきましょう。

Google MeetでGeminiができる議事録機能の全体像

Google Meet で議事録を自動化するときに混乱しやすいのが、「文字起こし」「議事録」「録画」がそれぞれ別の機能だという点です。まずは全体像を整理します。

3つの機能を整理：文字起こし／Take notes for me／会議後の要約

Google Meet で議事録に使える機能は、おおまかに3つあります。Gemini が直接かかわるのは2番目と3番目です。

• Captions（字幕）: 会議中に発言をリアルタイム表示する。保存はされない
• Transcripts（文字起こし）: 会議の発言を文字データとして Google ドキュメントに保存する
• Take notes for me（自動ノート）: Gemini が会議内容を要約し、議事録形式で Google ドキュメントに保存する

「議事録を自動化したい」という目的に対して、もっとも近いのは Gemini の Take notes for me です。発言を全部書き起こすのではなく、決定事項やアクションアイテムを要約してくれます。一方で、発言の正確な記録が必要なときは Transcripts も併用します。

それぞれの違いと使い分け早見表

3つの機能と、加えて録画・会議後の Gemini チャットも含めた使い分けを表にまとめました。

会議目的に応じて、組み合わせ方を変えるのがおすすめです。たとえば社内定例なら「Take notes for me だけ」、商談や法務関連の重要会議なら「Transcripts + 録画 + Take notes for me」というように、必要十分な機能を選んでいきましょう。

GeminiでGoogle Meetの議事録を作るための利用条件

便利な機能ですが、誰でもすぐに使えるわけではありません。利用するための条件を整理します。

対応プラン（Business Standard以上 / Gemini for Workspaceアドオン）

Google Meet の Gemini 議事録機能（Take notes for me）を使うには、以下のいずれかが必要です。

• Google Workspace Business Standard 以上で、かつ Gemini for Workspace アドオンを契約している
• Google Workspace Enterprise / Enterprise Plus（Gemini 機能が含まれるプラン）
• Gemini Enterprise / Gemini Business などの Gemini 専用アドオン

無料の Google アカウントや Business Starter プランでは、Take notes for me は利用できません。文字起こしや録画も Business Standard 以上が必要です。

会社で Workspace を使っているなら、まずは管理者に「Gemini for Workspace を契約しているか」を確認するところから始めましょう。プラン構成は変動するため、最新の対応状況は公式ヘルプで確認しておくと安心です。

日本語対応の現状と注意点

リリース当初は英語のみでしたが、2024年後半から2025年にかけて日本語を含む主要言語に対応が拡大されました。2026年時点では、日本語の会議でも問題なく議事録が作成できます。

ただし、英語と比べると認識精度はやや低めです。専門用語や固有名詞、業界スラングの聞き間違いはどうしても発生します。生成された議事録はそのまま使うのではなく、会議直後に5〜10分のチェックを必ず入れる前提で運用するのが現実的ですよ。

管理者が事前に有効化すべき設定

Workspace の管理者画面で、以下の設定がオンになっている必要があります。

• Gemini for Workspace の利用許可（ユーザーまたは組織単位）
• Google Meet での「Take notes for me」機能の許可
• Google ドキュメント・ドライブへのアクセス許可（議事録の保存先のため）

個人ユーザーが「Geminiが画面に出てこない」と困っているときは、たいてい管理者設定が無効になっています。情シスや管理者に問い合わせて、利用許可を出してもらいましょう。

【会議中】「Take notes for me」で議事録を自動取得する手順

ここからは、実際の使い方を順番に見ていきます。会議中に Gemini にノートを取らせる手順は、慣れれば10秒で完了します。

ステップ1：会議開始時にノート機能をオンにする

Google Meet で会議を開始または参加したあと、画面下部のアイコンから「Take notes for me」を選びます。

具体的には、画面下部の操作バーにある「アクティビティ（または鉛筆アイコン）」を開き、「Take notes for me（ノートを取る）」のスイッチをオンにします。Gemini が会議の音声を聞き取り、ノート作成を開始します。

主催者でなくても、Gemini 機能が利用できるアカウントなら誰でもオンにできます。複数人がオンにしても、議事録はそれぞれのアカウントに別々に保存される形式です。

ステップ2：会議中の表示と参加者への通知

ノート機能がオンになると、画面上部に「ノートを取っています」というインジケーターが表示されます。参加者全員から見えるため、こっそりノートを取られている不安を与えません。

会議中も Gemini はバックグラウンドで議事録を更新し続けます。会議中に「ここまでの議論を要約して」とリクエストすることもできるので、長時間会議の途中確認にも便利ですよ。

ステップ3：会議終了後にDocsで自動保存される議事録を確認

会議が終了すると、Gemini が要約した議事録が Google ドキュメントとして自動作成されます。保存先は、ノート機能をオンにした人の マイドライブ です。

議事録のメール通知も届くので、すぐに開いて内容を確認できます。生成される議事録には、おおよそ以下の項目が含まれます。

• 会議全体のサマリー（数行〜1段落）
• 議論された主要トピック（箇条書き）
• 決定事項
• アクションアイテム（誰が・何を・いつまでに）
• フォローアップ事項

会議直後に内容をざっと読んで、固有名詞の誤認識や決定事項の漏れがないかをチェックしましょう。修正したら、関係者に共有して完了です。

【会議後】文字起こしと録画から議事録を作る方法

Take notes for me を使い忘れた、または録画ファイルだけが残っている、という場面もあります。その場合は、文字起こしや録画から Gemini に議事録を作らせる方法が使えます。

Transcript（文字起こし）を取得する

会議録画と一緒に Transcripts（文字起こし）をオンにしておくと、発言内容が Google ドキュメントに保存されます。会議終了後、主催者のドライブの「Meet Recordings」フォルダに格納されます。

Transcript は発言を一字一句書き起こしたものなので、そのままでは長すぎて使いにくいです。これを Gemini に渡して、議事録の形に整えてもらいます。

GeminiチャットでTranscriptを要約させる

gemini.google.com または Google ドキュメント内の Gemini サイドパネルを開き、Transcript の内容を貼り付けて要約を依頼します。プロンプト例は次のとおりです。

以下はGoogle Meetの会議文字起こしです。
営業会議の議事録として、以下の形式でまとめてください。

【決定事項】
【アクションアイテム（担当者・期限つき）】
【次回までの宿題】
【検討事項・要相談】

---
（ここにTranscriptを貼り付け）

Gemini が数十秒で議事録の形に整えてくれます。Take notes for me より自由度が高く、出力形式を自分の業務に合わせやすいのがメリットですよ。

録画ファイルから議事録を作るときのコツ

録画しかない場合は、まず Google ドライブ内で録画ファイルを開き、自動生成された字幕や文字起こしを取得します。または、外部の文字起こしツール（Otter.ai など）にいったん通して、テキスト化してから Gemini に渡す方法もあります。

録画から直接 Gemini に「要約して」と頼むよりも、いったんテキスト化してから渡すほうが、結果の精度が安定します。動画ファイルを直接 Gemini にアップロードする方法もありますが、ファイルサイズや対応形式の制約があるため、テキスト経由のほうが確実です。

Geminiに効く議事録プロンプト集（コピペで使える3パターン）

Gemini は曖昧な依頼でもそれなりに議事録を作りますが、出力形式を細かく指定すると、そのまま社内で使えるレベルになります。業務シーン別の実用プロンプトを3つ紹介します。

決定事項・宿題・次回予定でまとめるプロンプト

社内の定例会議やプロジェクトミーティングで使えるオーソドックスな形式です。

以下の会議内容を、議事録としてまとめてください。

# 議事録
## 会議概要
- 日時：
- 参加者：
- 目的：

## 決定事項
- （箇条書き）

## 宿題・タスク
- 担当者：内容（期限）

## 次回予定
- 日時：
- 議題：

## 補足メモ
- （重要な発言や論点）

---
（会議内容をここに貼り付け）

営業商談メモ形式で出力するプロンプト

商談後の SFA 入力や上司への報告に使える形式です。

以下の商談内容を、営業報告書としてまとめてください。

# 商談メモ
## 顧客情報
- 会社名：
- 担当者：
- 役職：

## 顧客課題（ヒアリングできた内容）

## 当方からの提案ポイント

## 顧客の反応・温度感

## 次のアクション
- 当方タスク：
- 顧客タスク：
- 次回アポ希望：

## リスク・懸念点

---
（商談内容をここに貼り付け）

社内会議の要点を箇条書きにするプロンプト

短時間のスタンドアップやチーム内共有用の、ライトな形式です。

以下の会議内容を、3分で読める要点メモにまとめてください。
- 重要度の高い項目だけを抽出
- 箇条書きで5〜10項目
- 各項目は1行
- 「決定」「タスク」「共有」のタグを冒頭に付ける

---
（会議内容をここに貼り付け）

タグ付け形式にしておくと、後日 Slack や Chat に転記するときも整理しやすくなりますよ。

Gemini議事録の精度を上げる4つのコツ

Gemini の議事録機能はとても便利ですが、何も準備せずに使うと「で、結局なにが決まったの？」となる議事録が出てきがちです。精度を上げるコツを4つ紹介します。

1. 会議冒頭にアジェンダを共有する

会議の最初に「今日のアジェンダは3つです。1つ目は〜」と口頭で宣言しておくと、Gemini が議事録の構造を正しく理解しやすくなります。アジェンダを画面共有しておくのもよいのですが、口頭での明示が効きますよ。

2. 専門用語は事前に話者紹介で言及する

自社製品名や略語、業界用語は、Gemini が初見だと誤変換することがあります。会議の冒頭で「今日は新製品の○○について話します」と一度言及しておくと、それ以降の議事録での誤認識が減ります。

3. 発言は一人ずつ・かぶせない

複数人が同時に話すと、Gemini はどの発言を採用すべきか判断に迷います。ファシリテーターが「では○○さんから」と順番を整理することで、議事録の精度が大きく変わります。これは Gemini に限らずすべての音声認識 AI 共通の原則です。

4. 議事録の冒頭文をプロンプトで指定する

Take notes for me ではなく、会議後に Gemini チャットで議事録を作るときは、「議事録の最初の3行に必ず『決定事項』『次のアクション』『次回会議日』を入れて」と指示します。一目で要点がつかめる議事録になり、上司への報告も楽になります。

議事録をDocs・Drive・NotebookLMにつなげる連携フロー

議事録は作って終わりではなく、関係者に共有して、あとから検索できる状態にしてこそ価値が出ます。Google Workspace 内で完結できる連携フローを紹介します。

自動保存されたDocsを共有・編集する

Take notes for me が生成した議事録は Google ドキュメントです。そのまま共有設定を変更して、関係者に編集権限・閲覧権限を付与しましょう。Gemini で議事録を作るときの定常的な活用法はGemini in Docs・Gmail・Slidesを日常業務で使うで別途まとめています。

会議関係者を Workspace のグループにまとめておくと、共有時のメンバー選択がワンクリックで終わります。

Driveで議事録フォルダを自動振り分けする

議事録は「マイドライブ」に保存されるため、放っておくと散らかります。プロジェクトごとや月ごとのフォルダを作って、定期的に振り分けるか、あるいは Apps Script で自動振り分けする仕組みを作っておくと、あとから探しやすくなります。

NotebookLMに議事録を読み込ませて検索可能にする

過去の議事録が増えてきたら、NotebookLM に読み込ませると、自然言語で「先月の○○プロジェクト会議で決まったことは？」と聞けるようになります。

NotebookLM は Google ドライブ上のファイルを直接ソースに指定できるため、議事録 Docs をフォルダごと放り込んでおけば、ナレッジベースとして機能します。詳しい手順はNotebookLMでGoogleドライブのファイルを使う完全ガイドを参照してください。

Google MeetでGeminiを使うときの注意点

便利な機能ほど、運用ルールを決めておかないとトラブルにつながります。事前に押さえておきたい注意点を整理します。

参加者への通知と同意の取り方

Gemini がノートを取っている間は、画面上にインジケーターが表示されます。とはいえ、初対面の相手や社外参加者がいる会議では、会議冒頭に口頭で「議事録の自動作成を Gemini に任せています」と一言ふれておくのが丁寧です。

特に商談や顧客との打ち合わせでは、相手企業のポリシーで AI ツールでの録音・解析を禁止しているケースもあります。事前確認を習慣化しておきましょう。

機密情報・個人情報の扱い

議事録には個人情報・財務情報・未発表情報など、機密性の高い内容が含まれることがあります。生成された議事録 Docs の共有設定は「リンクを知っている全員」ではなく「特定のメンバー」に絞るのが原則です。

そもそも生成 AI に入力すべきでない情報については、生成AIに入力してはいけない情報まとめを会議前に一度確認しておくと安心ですよ。社内に AI 利用ガイドラインがある場合は、それに従って運用してください。

誤訳・誤認識のリスクと対処

Gemini の議事録は完璧ではありません。固有名詞の誤変換、決定事項の取りこぼし、発言者の取り違えなどが起きます。「自動議事録は下書き、最終チェックは人間」というルールを徹底しましょう。

特に重要な会議（契約交渉・人事評価・経営会議）では、議事録担当者を別途立てて、Gemini の出力と突き合わせる二重チェック体制をおすすめします。

Geminiが使えない場合の代替フロー

Gemini for Workspace を契約していない、または管理者から許可が降りていない場合でも、議事録の自動化はあきらめなくて大丈夫です。代替フローを2つ紹介します。

Meet録画 → Googleドキュメント貼り付け → Geminiで要約

Workspace の Business Standard 以上があれば、Meet の録画と文字起こし（Transcripts）は使えます。文字起こしの Docs をコピーして、無料の gemini.google.com に貼り付けて要約を依頼すれば、議事録の形に整えてもらえます。

会議1本ごとに手作業が発生しますが、議事録ゼロから書くよりは圧倒的に早く済みます。

NotebookLMに録画文字起こしを読み込ませる

文字起こし Docs を NotebookLM のソースに追加して、「この会議の議事録を作成して」と頼むのも有効です。NotebookLM は無料プランでも一定範囲で利用可能なので、Gemini for Workspace を契約していない企業でも試せます。

無料版の制限についてはNotebookLM無料版でどこまでできる？で詳しく解説しています。

まとめ：会議終わりの議事録は10分でゼロに

Google Meet で Gemini を使った議事録自動化のポイントを、最後にもう一度整理します。

• 使う機能: Take notes for me（要約議事録）+ 必要に応じて Transcripts（発言記録）
• 必要なもの: Gemini for Workspace アドオン または Enterprise プラン
• 日本語対応: 2026年時点で対応済み（精度は英語より少し低めの想定で運用）
• 使い方: 会議開始時に「Take notes for me」をオン、終了後に自動生成された Docs を確認・共有
• 精度UPのコツ: アジェンダ口頭宣言・専門用語の事前言及・順番に発言・プロンプトで形式指定
• 連携先: Google ドキュメント編集・Drive 整理・NotebookLM でナレッジ化
• 注意: 参加者通知・機密情報の共有範囲・必ず人間の最終チェック

会議が終わったあとに30分かけていた議事録作業が、5〜10分のチェックだけになります。浮いた時間を、会議で決まったタスクの実行に回せるのが、議事録自動化のいちばんの価値です。

Workspace 全体での Gemini 活用はGoogle Workspace Geminiの使い方で全体像をつかめます。あわせて生成AIで仕事を効率化するチェックリストもチェックして、議事録以外の業務も自動化していきましょう。

会議の文字起こしを自動化する（PR）

Google Meet以外のWeb会議や対面の打ち合わせでも文字起こしを自動化したい場合は、会議ツールを選ばず使える専用のAI文字起こしサービスを使う方法もあります。

議事録作成の手間を大幅に軽減【Notta】

どちらも「数十分かかる調べ物を数分に縮める」夢のような機能ですが、いざ選ぶとなると料金も回数制限も違いすぎて、比較しているうちに時間が溶けてしまいます。

結論から先にお伝えします。コストと速度を重視するならGemini、複雑な調査を深く掘りたいならChatGPTです。

価格差はなんと約10倍。この差をどう考えるかで答えが変わります。

この記事では、料金・回数制限・速度・出力形式・日本語精度の5軸で両者を比較し、あなたの業務シーンに合うほうを「同僚に教える感覚」で解説します。最後には今週から試せる最初の1回の手順も用意しました。読み終わるころには、迷いなく選べるようになっているはずです。

まず「ChatGPT・Gemini・Copilotそのものの違い」から把握したい方は、ChatGPT・Gemini・Copilotの違いと使い分け｜事務職はどれを使う？を先に読むと、本記事の比較がより立体的に理解できます。

Deep Researchとは何か（ChatGPT・Gemini共通の機能概要）

Deep Researchは、AIが自律的に数百ものWebサイトを横断して情報を集め、引用付きのレポートを自動生成してくれる機能です。

通常のAIチャットが「1回の質問に1回答える」のに対し、Deep Researchは「テーマを渡すと、調べ方を計画し、複数の情報源を巡り、整理して報告する」までを一気にこなします。

事務職の業務に置き換えると、わかりやすいでしょう。これまで競合の動向調査に何時間もかけていた作業が、実践事例では4時間から10〜30分に短縮されたという報告もあります。「調べる」という工程そのものをAIに任せられるのが、最大の価値です。

ChatGPT・Geminiどちらも基本構造は共通ですが、調査にかかる時間・料金・出力の形が異なります。まずは共通点を押さえてから、それぞれの個性を見ていきましょう。

Deep Researchが通常のAIチャットと違う点

最大の違いは「自律性」と「情報源の数」です。通常のチャットは学習済みの知識から即答しますが、Deep ResearchはリアルタイムでWebを検索し、数百のソースを根拠として引用します。だから情報が新しく、出典をたどって裏取りもできます。

もうひとつの違いは「時間がかかること」です。ChatGPTは1回5〜30分、Geminiは5〜10分ほどかけてじっくり調べます。

即レスではないぶん、深さと網羅性は段違い。両者とも、調査を始める前に「どう調べるか」の計画をユーザーが確認・編集できる点も共通しています。

どんな調査業務に向いているか

向いているのは「複数の情報源を比較・統合する必要がある調査」です。具体的には、次のような業務が代表例です。

• 競合他社の製品・価格・戦略の比較
• 業界トレンドや市場規模のリサーチ
• 法律・規制・ガイドラインの確認
• 会議前の取引先や業界背景の下調べ

逆に、社内データだけで完結する集計や、答えが一意に決まる単純な質問には不向きです。「Webに散らばった情報を集めて、レポートにまとめてほしい」——そう感じる業務こそ、Deep Researchの出番だと覚えておきましょう。

両サービスの特徴・料金・回数制限

ChatGPT Deep Researchの特徴・料金・回数制限

ChatGPT Deep Researchの強みは、ひとことで言えば「深い推論力」です。複雑な文脈を読み解き、論理的に積み上げて結論を導く力に定評があり、法務・規制まわりの込み入った調査で頼りになります。

一方で回数制限がプランごとに細かく分かれており、ここを理解しておかないと「気づいたら使い切っていた」という事態になりがちです。

2026年2月以降はGPT-5.2ベースの新世代モデルに移行しました。調査プランをユーザーが事前に確認・編集でき、進捗をリアルタイムで追跡して途中で介入することも可能です。マルチモーダル対応で、テキストだけでなく画像やPDFを読み込ませて調査の材料にできるのも特徴です。

プラン別の回数制限（無料・Plus・Pro）

2026年6月時点の月間利用回数は、おおよそ次のとおりです。なお回数や料金は変動が早いため、実際に使う前に最新のプラン画面で確認することをおすすめします。

• 無料プラン: 月5回
• Plus / Team（月額$20）: 月25回（フル版10回＋軽量版15回）
• Pro（月額$200、約30,000円）: 月250回

注目したいのはPlusの仕組み。最初の10回はフル版（高精度）で実行され、11回目以降は自動的に軽量版に切り替わります。つまり「深く調べたい本命のテーマ」は月の前半に回しておくのが賢い使い方。

なおリセットはカレンダー月初ではなく、初回利用日から30日ごとのローリング方式とされています。この点は第三者情報のため、公式画面での確認を推奨します。

出力形式と深い推論（GPT-5.2モデルの強み）

ChatGPT Deep Researchは、Markdown・PDF・Wordへのエクスポートに対応しています。Plus/Team/Pro向けに2025年5月から提供されており、引用リンクが本文に埋め込まれるため、レポートの根拠をたどって確認できます。

報告書をWordで仕上げて社内提出、という流れにそのまま乗せやすいのが利点。

出力スタイルは、表よりも文章（散文）で論理を展開する傾向があります。背景・論点・結論を文脈でつないで説明してくれるので、「なぜそう言えるのか」という推論プロセスまで含めて読みたい調査に向いています。複雑な法的文書や規制の解釈など、行間を読む必要がある調査でこの深さが効いてきます。

初心者が使いやすい質問ガイド機能

ChatGPT Deep Researchは、調査を始める前にAI側から「この点も含めますか？」「範囲はどこまで？」と質問を返してくる、対話的な絞り込みが特徴です。最初のテーマがざっくりしていても、やりとりの中で調査の的を一緒に定めてくれます。

さらに、AIが立てた調査プランを実行前に確認・編集できるため、「方向性が違う」と感じたら走り出す前に軌道修正できます。Deep Researchを初めて触る事務職にとって、いきなり丸投げせずに済むこの設計は心強い味方です。プロンプトに自信がない段階でも、安心して使い始められるでしょう。

Gemini Deep Researchの特徴・料金・回数制限

Gemini Deep Researchの強みは「速さ」「コストの安さ」「Google連携」の3点に集約されます。とくに料金面のインパクトは大きく、ChatGPT Proの約10分の1の価格で本格的なDeep Researchが使えるのは、コストを意識する事務職にとって見逃せないポイントです。

調査スピードも速く、ソース検索が約5秒、1回の調査全体でも5〜10分ほどで完了します。出力は比較表を多用した構造化レポートが得意で、そのままGoogleドキュメントに書き出してチーム共有できます。「とりあえず素早く、見やすい形で調べたい」というニーズにぴったり。

それでは、プラン・出力・日本語対応の3点を順に確認していきましょう。Geminiの具体的な使い方はGemini Deep Researchの使い方｜競合調査を10分で完了する手順で詳しく解説しています。

プラン別の回数制限（無料・AI Pro・AI Ultra）

2026年6月時点のプラン別回数は、次のとおりです。こちらも変動が早い項目なので、契約前に公式ページで確認してください。

• 無料プラン: 月5回
• Google AI Pro（月額2,900円・税込）: 1日20回
• Google AI Ultra（月額14,500円〜32,000円・使用量上限により2段階）: 1日200回（コンピュート使用量モデルのため目安）

ChatGPTが「月単位」なのに対し、Geminiは「1日単位」で回数がリセットされる点が大きな違いです。AI Proなら毎日20回、月にならせば数百回相当を使える計算で、回数を気にせずどんどん使えます。

AI Proは月額2,900円にGoogle One 2TBストレージも含まれるため、ストレージ目当ての人には実質的なコスパがさらに上がります。

なお2026年5月以降、Geminiは「1日固定回数」から「コンピュート使用量」ベースへ段階的に移行しています。おおむね5時間ごとに使用枠がリフレッシュされ、週次の上限に達するまで使い続けられる仕組みです。

具体的な換算値はGoogle非公開のため、ここは今後の公式情報を追う前提で捉えておきましょう。

構造化レポートとGoogleドキュメント連携

Gemini Deep Researchの出力は、10〜20ページ相当の構造化レポートです。比較表や見出しで整理されているので、ざっと眺めるだけで全体像をつかめます。

引用リンクも付くため、あとから根拠をたどるのも簡単。完成したレポートはワンクリックでGoogleドキュメントにエクスポートでき、そのままチームに共有できます。

最大の差別化ポイントが、Google Workspace連携です。2025年11月以降、Gmail・Googleドライブ・Docs・SheetsなどをDeep Researchの調査ソースに組み込めるようになりました。

「Web上の公開情報」と「社内に蓄積された情報」を横断して調べられるわけです。日常的にGoogleツールで仕事をしている事務職には、これ以上ない相性の良さといえます。

競合比較表生成と日本語対応

Geminiは比較表の生成がとくに得意です。「A社・B社・C社を価格・機能・サポートで比較して」と頼めば、整った表で返してくれます。競合調査や製品比較のように「並べて見たい」調査では、この構造化出力がそのまま資料の下書きになります。

日本語の出力も自然で、調査品質についてはGoogleの社内テストで「他社のDeep Researchツールより2:1以上で優れている」と評価された結果も発表されています（自社発表のため割り引いて見る必要はあります）。

実務の体感としても、日本語の読みやすさで困る場面は少ないでしょう。スピードと見やすさを両立したい調査で、Geminiは安定して力を発揮します。

5軸で徹底比較｜料金・回数・速度・出力形式・日本語精度

ここまでの内容を、5軸の比較表にまとめます。どちらが「優れている」ではなく、「どの軸を重視するか」で選ぶのがポイントです。あなたの業務で何が一番大事かを思い浮かべながら眺めてみてください。

比較テーブル（2026年6月時点の最新プラン数値）

以下は2026年6月時点の情報です。料金・回数は改定が頻繁なので、契約前に必ず公式ページで最新値を確認してください。

表を見ると、Geminiは「速くて安く、構造化が得意」、ChatGPTは「じっくり深く、論理で攻める」という性格がはっきり出ています。標準有料プランの回数も、月25回のChatGPTに対しGeminiは1日20回と、使える量に大きな差があります。

10倍の価格差をどう考えるか（ROI判断）

最大の論点が、ChatGPT Pro（約30,000円/月）とGemini AI Pro（2,900円/月）の約10倍の価格差です。

ただし注意したいのは、ChatGPTでもDeep Researchを使うだけならPlus（$20/月）で月25回利用できる点。「Deep ResearchのためにProが必須」というわけではありません。

ROIで考えるなら、まず問うべきは「月にどれだけ調査するか」です。たとえば月20件程度の調査なら、Gemini AI Pro（1日20回）で十分すぎる枠があり、月2,900円は数時間分の人件費であっさり元が取れます。

複雑な法務調査を頻度高く深くやりたい場合は、ChatGPTの推論力が効きます。Plusで足りなければProを検討する価値があるでしょう。

事務職のスタートとしては、コスパに優れるGemini AI Proか、まずは両者の無料枠（各月5回）で試すのが現実的です。10倍の価格差は「上位プランどうしの比較」であり、入口で身構える必要はないと覚えておきましょう。

シーン別使い分けガイド｜あなたの業務にはどちらが合う？

比較表だけでは「で、自分はどっち？」が決めきれないものです。そこで、事務職に多い4つの業務シーンごとに、おすすめと理由をはっきりお伝えします。意思決定の地図として使ってください。

ざっくりした判断軸はこうです。速さ・コスト・見やすさを取るならGemini、複雑さ・深さを取るならChatGPT。 迷ったらGeminiから試す、で大きく外しません。

競合調査・市場リサーチ → Geminiが有利な理由

競合調査や市場リサーチでは、Geminiをおすすめします。理由は3つあります。

• 比較表の自動生成が得意で「各社を並べて見る」資料がそのまま作れる
• 調査が5〜10分と速い
• Googleドキュメント連携でチーム共有がスムーズ

実践事例では、従来4時間かかっていた競合調査が10〜30分に短縮されたという報告もあります。「競合A社・B社・C社を価格・機能・評判で比較して」と投げれば、表形式で返してきます。

具体的な手順はGemini Deep Researchの使い方｜競合調査を10分で完了する手順で実演しているので、競合調査が多い方はあわせて読んでみてください。

法律・規制・複雑な調査 → ChatGPTが有利な理由

契約書のチェックや規制・ガイドラインの確認など、行間を読む必要がある複雑な調査では、ChatGPTが有利です。GPT-5.2ベースの深い推論力が、込み入った法的文書の解釈や複数条件が絡む論点の整理で力を発揮するとされています。

Geminiが「表で並べる」のが得意なのに対し、ChatGPTは「文章で論理を積み上げる」のが得意。「なぜこの条文がこう解釈されるのか」「この規制が自社にどう影響するか」といった、結論だけでなく推論プロセスまで欲しい調査では、散文ベースの出力がそのまま思考の補助線になります。

正確性が問われる領域だけに、最終的な内容は必ず人の目で確認してください。

会議前の背景調査・コスト重視 → Geminiで十分

「明日の会議までに取引先や業界の背景をざっと押さえたい」——こうしたスピード勝負の下調べは、Geminiで十分です。5〜10分で構造化レポートが上がってくるので、会議直前でも間に合います。

コスト重視の判断でもGeminiに軍配が上がります。月2,900円のAI Proなら、使えるのは1日20回。会議が立て込む週でも、回数を気にせず回せるのは大きな利点です。

「深さより速さと量」が求められる日常的な下調べは、Geminiを既定の選択にしておくのが効率的です。深掘りが必要な案件だけ、ChatGPTに切り替える二刀流が理想形といえます。

月の回数制限の壁を乗り越える運用ノウハウ

ChatGPT Plusの「月25回・うちフル版10回」という制限は、何も考えずに使うとすぐ枯渇します。

コツは、月初に本命の深い調査をフル版10回分に集中させ、軽い確認は11回目以降の軽量版に回すこと。リセットは初回利用日から30日ごととされるので、自分のリセット日をメモしておくと配分しやすくなります。

Geminiは1日20回（AI Pro）と日次リセットなので、そもそも枯渇しにくいのが利点です。運用ノウハウとしては、「日々の軽い調査はGemini、月に数回の重い深掘りはChatGPT」と役割分担するのが現実的。

両方の無料枠（各月5回）も合わせれば、無課金でも月10回は試せます。回数の壁は、ツールを使い分けることで自然と乗り越えられます。

今週から始める！Deep Researchの実装ガイド

理屈はここまで。あとは1回触ってみるのが、理解への一番の近道です。

どちらも数分で初回調査を体験できるので、今週中に試してみましょう。最初のテーマは「自社が属する業界の最新トレンドを調べて」くらいの、身近で答え合わせしやすいものがおすすめです。

迷ったら、無料枠のあるGeminiから始めるのが手軽です。それぞれの始め方を簡単にまとめます。

ChatGPT Deep Researchの始め方（5分で初回完了）

手順はシンプルです。

1. ChatGPT（無料プランでも月5回利用可）にログインする
2. メッセージ入力欄のツールから「Deep Research」を選ぶ
3. 調べたいテーマを入力する（例:「2026年の○○業界の市場動向を、主要プレイヤーと最新トレンドを含めて調べて」）
4. AIが返してくる確認質問に答え、調査範囲を絞り込む
5. 提示された調査プランを確認して実行 → 5〜30分待つとレポートが完成

ポイントは、最初の確認質問に丁寧に答えること。ここで範囲を絞っておくと、的を射たレポートが返ってきます。完成後はWordやPDFに書き出して、そのまま社内資料に活用できます。

Gemini Deep Researchの始め方（無料枠で試す手順）

Geminiも同じく数ステップで完了します。

1. Geminiアプリ（無料プランでも月5回利用可）を開く
2. モデル選択またはツールから「Deep Research」を有効にする
3. 調べたいテーマを入力する（例:「競合のA社・B社・C社を、価格・主要機能・評判の3点で比較して」）
4. AIが立てた調査プランを確認・編集して実行 → 5〜10分待つ
5. 完成したレポートを「Googleドキュメントにエクスポート」でチーム共有

比較系のテーマを投げると、Geminiの得意な表形式で返ってくるので、最初の体験には競合比較がおすすめです。慣れてきたら、GeminiでExcel・スプレッドシートを分析する方法｜5シーン実演で紹介しているデータ分析活用にも広げてみてください。

まとめ｜迷ったらGemini、深掘りしたいならChatGPT

最後に要点を整理します。2026年6月時点の比較では、両者の性格はこうはっきり分かれます。

• Gemini Deep Research: 速い・安い（月2,900円〜）・Google連携が強い。競合調査、市場リサーチ、会議前の下調べなど、日常的な調査の既定の選択
• ChatGPT Deep Research: 深い推論力・論理的な文章出力。法律・規制・複雑な調査など、行間を読む深掘りで頼れる

価格差は約10倍ですが、これは上位プランどうしの話。ChatGPTもPlus（$20/月）でDeep Researchは月25回使え、入口で身構える必要はありません。

事務職のスタートとしては、コスパと速度に優れるGeminiを軸にしつつ、深掘り案件だけChatGPTに切り替える二刀流が、もっとも費用対効果の高い使い方です。収集した情報をレポートにまとめる実践例は上半期振り返りをAIで時短する手順で紹介しています。

迷ったら、まずは両者の無料枠（各月5回）を今週中に1回ずつ試してみてください。実際に動かしてみれば、自分の業務にどちらがしっくりくるか、5分で体感できます。調査に費やしていた時間を、本来の仕事に取り戻す第一歩を、ぜひ今日から踏み出しましょう。

上半期報告書、今年こそ直前の記憶だけで書かない

毎年この時期、上半期の報告書や自己評価シートを前に「あれ、4月って何やってたっけ」と固まってしまう人は多いはずです。半年分の議事録やメモは溜まっているのに、見返すのが面倒で、結局ここ2〜3週間の記憶だけで書いてしまう。

提出後に「あの案件を書き忘れた」と気づくのも、毎年のことかもしれません。

問題は記憶力ではなく、「6ヶ月分のドキュメントを人力で読み返す」という作業量そのものです。議事録が30本、報告書が10本あったら、見返すだけで半日が消えます。

そこで使えるのが、GeminiとNotebookLMという2つの無料AIツールです。半年分のファイルを投入して「成果・課題・改善点」を一気に抽出し、半期報告書のたたき台まで作れます。

この記事では、ファイルを集めるところからNotebookLMで分析し、Geminiで文章化し、Excelの報告書フォーマットに落とし込むまでを、コピペできるプロンプト3本付きで順番に解説します。

6月上旬〜中旬の上半期締めは、まさに今が使いどき。今年は直前の記憶だけに頼らず、半年分の事実から報告書を組み立てましょう。

GeminiとNotebookLMの役割分担を理解する

最初に押さえたいのは「なぜ2つのツールを使い分けるのか」。どちらも無料で使える生成AIですが、得意分野が違います。役割を分けると、作業が一気に速くなります。

ざっくり言うと、NotebookLMが「読む担当」、Geminiが「書く担当」です。半年分のファイルを横断して事実を拾い出すのがNotebookLM、その事実を報告書らしい文章に整えるのがGeminiです。この分担を頭に入れておくと、後のステップで迷いません。

両方とも名前を聞いたことがある程度でも問題ありません。これから操作手順をひとつずつ説明します。NotebookLMの基本操作に不安がある場合は、Google NotebookLM使い方入門で先に全体像をつかんでおくと、この記事の手順がスムーズに進みます。

NotebookLMは「複数ファイルの横断分析」が得意

NotebookLMは、投入したファイル群だけを根拠にして回答するAIです。半年分の議事録や報告書をまとめて入れておけば、「この6ヶ月で達成した成果を挙げて」と聞くだけで、ファイル全体から該当箇所を拾って答えてくれます。

回答に「どのファイルの何ページから引用したか」という出典がつく点も見逃せません。報告書に書く以上、事実の裏取りは欠かせません。出典をたどれば、AIが話を盛っていないか確認できます。

容量も実用上は十分です。2026年6月時点の公式ヘルプによると、無料版でも1ノートブックあたりソースを最大50個まで追加でき、1ファイルは最大200MB、1ソースあたり最大50万語まで扱えます。半年分の議事録なら、この枠でほぼ収まるでしょう。

Geminiは「文章生成・要約・整形」が得意

一方のGeminiは、文章を書く・要約する・体裁を整えるのが得意です。NotebookLMで抽出した素材を渡して「報告書の文体で3段落にまとめて」「Excelに貼れる表形式にして」と頼むと、提出できる形に仕上げてくれます。

Geminiもファイルを直接読めます。2026年6月時点の公式ヘルプでは、Geminiアプリで1プロンプトあたり最大10ファイルまでアップロードでき、文書・画像は100MBまでが上限です。ファイル数が少なければ、Geminiひとつで完結させることもできるでしょう。

整理すると、ファイルが多くて横断検索したいならNotebookLM、文章化や整形をしたいならGeminiという使い分けです。次の章から、実際にこの2つを動かしていきます。

事前準備：手元に集めるファイルの種類と投入形式

ツールを開く前に、半年分の材料を1か所に集めます。ここを丁寧にやると、後の分析精度がぐっと上がります。材料が薄いと、AIも薄い答えしか返せません。

集めるのは、上半期（1月〜6月、または4月〜9月など自社の区切り）に動いた次のような資料です。

• 会議の議事録
• 週報・月報
• プロジェクトの報告書
• メールやチャットで送った進捗連絡

Googleドライブのフォルダにまとめておくと、後で投入しやすくなります。

ドライブ上の議事録が散らばっている場合は、NotebookLM × Google Drive連携ガイドを見ながら整理すると、ファイルを1件ずつ探す手間が省けます。

対応ファイル形式3パターン（議事録テキスト・PDF報告書・Googleドキュメント）

実務で出てくるファイルは、だいたい次の3パターンに分かれます。NotebookLMはいずれも投入できます（2026年6月時点の公式ヘルプより）。

この3つ以外にも、PowerPoint（.pptx）、CSV、音声ファイル、ウェブページURLなどに対応しています。手元の資料がどんな形式でも、まず投入できると考えて大丈夫。Googleドキュメント系はドライブから直接つなげるので、ダウンロードし直す必要すらありません。

なお、Googleスプレッドシートは10万トークンに制限される点だけ覚えておきましょう。巨大な集計表は一部しか読まれないことがあります。

ファイルが見当たらないときの代替手段

「議事録なんてまともに残していない」という場合でも、材料はゼロではありません。

半年の動きが分かるものなら、次のようなものでも十分に材料になります。

• メールの送信済みフォルダ
• チャットの自分の発言
• カレンダーの予定タイトル
• Excelのタスク管理表

これらをコピーしてテキストファイルに貼り付け、月ごとに見出しを付けておくだけでも、立派なソースになります。

将来のためにも、議事録を自動で残す仕組みを作っておくのがおすすめです。会議が多い場合は、Google MeetでGeminiを使って議事録を自動作成する方法を参考に蓄積を始めておくと、来期の振り返りが一気に楽になるでしょう。

3つのStepで半期報告書をAIで組み立てる

材料が揃ったら、NotebookLMで分析します。ここからはStep 1・2・3で、ファイルから報告書まで一気に進めます。

Step 1：NotebookLMでファイルを投入し成果・課題・改善点を抽出する

ここでやるのは「半年分のファイルから事実を拾い出す」作業です。文章のきれいさは後でGeminiに任せるので、この段階では素材集めに徹しましょう。

ノートブックへのファイル追加手順

操作はシンプルです。1ステップ=1アクションで進めましょう。

1. ブラウザで notebooklm.google.com を開く
2. 「新規作成」をクリックして空のノートブックを作る
3. 「ソースを追加」の画面で、ドライブのファイルは「Googleドライブ」を、ローカルのPDFやテキストは「アップロード」を選ぶ
4. 半年分のファイルをまとめて選び、追加する
5. 画面下に「ソースの準備ができました」と出たら、分析の準備は完了

ここまで来たら、あとは質問するだけ。チャット欄に次のプロンプトを貼り付けてください。

コピペ可：成果・課題・改善点の抽出プロンプト

このプロンプトは、KPT法（Keep=継続すること・Problem=問題点・Try=次に挑戦すること）の考え方をベースにしています。半期振り返りの定番フレームワークで、課題の整理に向いています。

あなたは私の上半期業務をレビューするアシスタントです。
追加したすべてのソース（議事録・報告書・進捗連絡）を横断して読み、
以下の3つの観点で箇条書きに整理してください。

【成果（Keep）】
- この半年で達成したこと、うまくいったことを5〜8個
- 各項目に、根拠となったファイル名と該当時期を添える

【課題（Problem）】
- うまくいかなかったこと、停滞した案件を3〜5個
- なぜそうなったかの背景も一言で添える

【次に挑戦すること（Try）】
- 課題を踏まえて下半期に取り組むべきことを3〜5個

数値（件数・金額・達成率など）がソースにあれば必ず拾ってください。
推測で書かず、ソースに書かれている事実のみを使ってください。

回答が出たら、出典マークをいくつかクリックして、元のファイルと内容が合っているか確認しましょう。ここで事実を固めておくと、報告書全体の信頼性が上がります。この結果は次のステップで使うので、テキストをコピーしておくかノートブックに保存しておいてください。

Step 2：Geminiで半期サマリーを生成する

NotebookLMで素材が揃ったら、次はGeminiで報告書らしい文章に仕上げます。箇条書きのままでは報告書に貼れないので、文体を整える工程です。

NotebookLMの抽出結果をGeminiに渡す方法

渡し方は2通りあります。難しく考えず、やりやすい方で大丈夫。

1つ目は、NotebookLMの回答をそのままコピーして、Geminiのチャット欄に貼り付ける方法です。いちばん手軽で、これで十分。

2つ目は、Geminiにファイルごと渡す方法です。2026年6月時点では、Geminiアプリで1プロンプトあたり最大10ファイルまでアップロードできます。

NotebookLMの結果をテキストファイルとして保存しGeminiに添付すれば、より多くの情報を一度に渡せます。ファイルが少ないうちは、コピペで問題ありません。

コピペ可：半期サマリー生成プロンプト

Step 1の抽出結果を貼り付けたうえで、続けて次のプロンプトを入力します。STAR法（状況→課題→行動→結果の流れで実績を整理するフレームワーク）を使い、評価者に伝わりやすい文章にしてもらいます。

上に貼った「成果・課題・次に挑戦すること」をもとに、
上半期報告書のたたき台を作ってください。

# 出力の条件
- 文体は社内報告書向けのです・ます調
- 各成果はSTAR法（状況→課題→行動→結果）の流れで2〜3文にまとめる
- 数値は省略せずそのまま残す
- 全体を「総括（3文）」「主な成果」「課題と下半期の方針」の3パートに分ける
- 誇張表現は避け、事実ベースで簡潔に書く

まず総括から書き始めてください。

出てきた文章は、そのまま提出するのではなく、必ず自分の言葉で見直してください。AIは事実関係を取り違えることがあります。特に数値と固有名詞は、元のファイルと突き合わせて確認しましょう。

Geminiの調査機能をさらに活用したい場合は、Gemini Deep Researchの使い方も合わせて読むと、業界動向の補足調査などに応用できます。

Excelの半期報告書フォーマットに転記する

最後に、Geminiが作った文章をExcelの報告書フォーマットに落とし込みます。多くの会社では所定の様式に記入して提出するはずです。表形式に整えておけば、コピペ一発で様式に貼れるはず。

コピペ可：Excel転記用プロンプト（列見出し・記入例付き）

Step 2のサマリーに続けて、次のプロンプトを入力します。列見出しと記入例を具体的に指定するのがコツです。曖昧に頼むと列がずれるので、ここは細かく指定しましょう。

上で作成した報告書の内容を、Excelに貼れる表形式（タブ区切り）に変換してください。

# 列の構成（この順番・見出しで固定）
項目区分 / 取り組み内容 / 状況（S）/ 課題（T）/ 行動（A）/ 結果（R）/ 自己評価

# 記入例（この粒度に揃えてください）
成果	新規取引先の開拓	既存顧客が減少している状況	新規顧客獲得が急務の課題	月10件の新規訪問を継続	下期に3社と契約締結	A

# 条件
- 1行=1つの取り組み
- 「自己評価」はS/A/B/Cの4段階で、根拠が弱いものはBにする
- 数値は省略しない
- ヘッダー行を1行目に入れる

出力されたタブ区切りのテキストをコピーし、Excelのセルに貼り付けると、自動的に列が分かれて表になります。あとは自社の様式に合わせて列を並べ替えれば完成です。

転記後の表をExcelでさらに集計・分析したい場合は、GeminiでExcel・スプレッドシートを分析する方法が役立ちます。件数の集計やグラフ化までつなげられます。

日次・週次の定型レポートを自動化したい場合はGASとGeminiでスプレッドシートのデータを自動要約する仕組みも参考にしてください。

転記後の確認・修正ポイントと機密情報の扱い

貼り付けて終わり、にしないことが大事です。提出前に、次の3点だけは必ず目視で確認してください。

1. 数値・日付・取引先名などの固有情報が、元ファイルと一致しているか
2. AIが「達成」と書いたものが、本当に達成済みか（進行中を完了と誤認していないか）
3. 自己評価の段階が、自分の実感と大きくずれていないか

AIが作るのはあくまで「たたき台」です。事実確認と評価の最終判断は、必ず自分で行いましょう。

機密情報の扱いについて

このワークフローでは社内ドキュメントをAIに投入するので、機密情報の取り扱いには注意が必要です。まず、アカウントの種類でデータの扱いが変わります。2026年6月時点の公式ヘルプによると、個人アカウント（無料）では、フィードバックを送らない限り入力内容が学習に使われません。会社のGoogle Workspace / Workspace for Educationアカウントでは、アップロード・質問・回答が「人間のレビュアーに確認されることも、AIモデルの学習に使われることもない」と公式に明示されています。可能であれば、会社のWorkspaceアカウントで使うのが安全です。

また、NotebookLMの認証取得状況（ISO・SOCなどのコンプライアンス認証）はプランや時期によって変わります。高度なコンプライアンス要件が求められるデータを扱う場合は、投入する前に自社の情報システム部門とGoogleの最新のコンプライアンス情報を確認してください。

実務上は、次の3点を守って運用しましょう。

1. 顧客の個人情報・契約金額・未公表の機密案件は、投入前にマスキングするか除外する
2. 会社にAI利用ルールがある場合は、必ずそれに従う
3. 判断に迷う情報は、上長や情報システム部門に確認してから投入する

まとめ：3ステップでたたき台が完成する

上半期の振り返りは、6ヶ月分のドキュメントという「材料」さえ集めれば、AIで一気にたたき台まで進められます。最後に流れをおさらいしましょう。

1. 事前準備：半年分の議事録・報告書をドライブやフォルダに集める
2. Step 1：NotebookLMに投入し、成果・課題・改善点を抽出する
3. Step 2：抽出結果をGeminiに渡し、報告書の文章に整える
4. Step 3：Excel転記用プロンプトで表形式にし、自社の様式に貼る

ポイントは、NotebookLMで「事実を拾い」、Geminiで「文章に整える」という役割分担です。そして最後は必ず自分の目で事実確認をすること。これだけで、直前の記憶頼みだった報告書が、半年分の事実に基づいたものに変わります。

上半期振り返りのこのAIワークフローは、来期以降も使い回せます。今期に議事録の蓄積も整えておけば、次の振り返りはもっと短時間で終わるはず。まずは手元のファイルを1か所に集めるところから始めてみましょう。

半期報告書の作成でほかにも困りごとがあれば、GeminiでExcel・スプレッドシートを分析する方法やGoogle NotebookLM使い方入門も合わせてご覧ください。