Excelで関数を使えるようになりたいけど、そもそも関数って何だろう。
こんな疑問を持っている方、意外と多いのではないでしょうか。
関数の意味がわからないまま進めてしまうと、計算ミスに気づけなかったり、作業効率がなかなか上がらなかったりします。
この記事では、Excel関数とは何かという基本から、入力方法、よく使う関数5選までまとめて解説しています。
ここで基本を押さえておけば、関数への苦手意識がぐっと減りますよ。
この記事は次のような人におすすめ
– Excelの関数が何なのかよくわかっていない人
– 関数の入力方法を知りたい人
– まず覚えるべき関数が何か知りたい人
対象環境: Microsoft Excel 2016以降 / Microsoft 365（Windows・Mac共通）
Excel関数とは
Excel関数とは、あらかじめ用意されている計算式のことです。
「この範囲の数値を合計して」「条件に合うデータを数えて」といった処理を、関数を使えば短い数式で実行できます。
たとえば、セルA1からA10までの数値を合計したいとき、手作業で「=A1+A2+A3+…」と書くのは大変ですよね。
SUM関数を使えば、次のように書くだけで済みます。
=SUM(A1:A10)Excelには約500種類の関数が用意されています。
ただし、すべてを覚える必要はありません。
実務でよく使うのは20〜30種類ほどなので、まずは基本的なものから覚えていけば大丈夫です。
関数の基本的な形式
どの関数も、次の形で入力します。
=関数名(引数1, 引数2, ...)この形式を覚えておけば、どんな関数でも同じ感覚で使えますよ。
| 要素 | 役割 | 例 |
|---|---|---|
| =（イコール） | 「これは数式です」とExcelに伝える記号 | = |
| 関数名 | 使いたい計算の種類を指定する | SUM, IF, VLOOKUP |
| ()（カッコ） | 引数を囲む | (A1:A10) |
| 引数（ひきすう） | 計算に使うデータを指定する | A1:A10 |
| ,（カンマ） | 引数どうしを区切る記号 | A1, B1 |
引数（ひきすう）とは
引数は、関数に「何を計算するか」を教えるための情報です。
読み方は「ひきすう」で、プログラミングでも使われる用語です。
引数の数や種類は、関数によって異なります。
たとえば、SUM関数とIF関数では引数の使い方が違います。
=SUM(A1:A10)SUM関数の引数は「合計する範囲」です。
ここでは A1 から A10 までのセルを合計します。
=IF(A1>=80, "合格", "不合格")IF関数の引数は3つあります。
| 引数の順番 | 意味 | 上の例での値 |
|---|---|---|
| 第1引数 | 条件 | A1>=80（A1が80以上か） |
| 第2引数 | 条件に合うときの値 | “合格” |
| 第3引数 | 条件に合わないときの値 | “不合格” |
引数の内容を暗記する必要はありません。
関数を入力するとき、Excelが引数のヒントを表示してくれるので、それを見ながら入力すれば大丈夫です。
初心者がまず覚えておきたい関数5選
約500種類もある関数ですが、まずは次の5つを覚えれば実務の多くの場面に対応できます。
| 関数名 | 機能 | 入力例 | 結果の例 |
|---|---|---|---|
| SUM | 合計を求める | =SUM(A1:A10) | 数値の合計値 |
| AVERAGE | 平均を求める | =AVERAGE(B1:B10) | 数値の平均値 |
| COUNT | 数値の個数を数える | =COUNT(C1:C10) | 数値が入ったセルの数 |
| IF | 条件で結果を変える | =IF(D1>=80,”合格”,”不合格”) | 合格 または 不合格 |
| VLOOKUP | 表からデータを検索する | =VLOOKUP(E1,A:B,2,FALSE) | 検索結果の値 |
この5つは、どんな業種・職種でも使う場面が多い関数です。
まずはSUMとAVERAGEから使ってみて、慣れてきたらIFやVLOOKUPにも挑戦してみてください。
各関数の詳しい使い方は、機能別 Excel関数一覧のページから確認できます。
関数の入力方法
関数をセルに入力する方法は2つあります。
それぞれの特徴を知っておくと、場面に合わせて使い分けられますよ。
方法1: セルに直接入力する
もっとも効率が良いのは、セルに直接関数を入力する方法です。
手順:
- 関数を入力したいセルをクリックする
- 半角で
=を入力する - 関数名を入力し始める（例:
suと入力） - 候補リストが表示されるので、使いたい関数をダブルクリックする
- 引数を入力する（セル範囲はマウスでドラッグしても指定できる）
- Enterキーを押して確定する
関数名は最初の2〜3文字を入力するだけで候補が表示されます。
正確なスペルを覚えていなくても問題ありません。
この方法は慣れると速いので、最終的にはこちらをメインで使うのがおすすめです。
方法2: 関数の挿入ダイアログを使う
関数名がわからないときに便利なのが「関数の挿入」ダイアログです。
手順:
- 関数を入力したいセルをクリックする
- 数式バーの左にある「fx」ボタンをクリックする（または「数式」タブ →「関数の挿入」）
- 「関数の検索」にやりたいことを入力する（例: 「合計」）
- 表示された関数一覧から使いたい関数を選んでOKをクリックする
- 引数の入力画面が表示されるので、説明を見ながら引数を入力する
- OKをクリックして確定する
この方法は入力に少し手間がかかりますが、引数の説明が画面に表示されるので初心者でも安心して使えます。
関数名がわからないときは、こちらの方法で検索してみてください。
関数入力でよくあるミスと対処法
関数を入力したのにエラーが表示された、という経験はないでしょうか。
初心者がよくやるミスとその対処法をまとめました。
| ミス | 症状 | 対処法 |
|---|---|---|
| 「=」を忘れる | 関数がそのまま文字として表示される | セルの先頭に半角の「=」を入力する |
| 全角で入力する | エラーが出るか文字として表示される | 半角英数モードで入力する |
| カッコの閉じ忘れ | エラーメッセージが表示される | 修正候補が表示されたら「はい」をクリックする |
| カンマとコロンの間違い | 意図しない計算結果になる | 範囲指定は「:（コロン）」、引数の区切りは「,（カンマ）」 |
| セル範囲の指定ミス | 計算結果が正しくない | 数式バーで範囲を確認し、正しいセルを選び直す |
特に多いのが「全角で入力してしまう」ミスです。
関数は半角英数字で入力する必要があるので、入力前に日本語入力がオフになっているか確認してみてください。
エラーが表示されたときは、セルに表示されるエラー値から原因を特定できます。
エラーの種類と対処法については、セルに表示されるエラーの種類と原因、対処方法を解説の記事をご覧ください。
関数を効率よく覚えるコツ
関数は約500種類もありますが、全部覚える必要はありません。
効率よく身につけるためのコツを3つ紹介します。
よく使う関数から覚える
まずは先ほど紹介した5つの関数から始めましょう。
この5つが使いこなせれば、日常業務の大半はカバーできます。
慣れてきたら、次のステップとしてCOUNTIFやSUMIFSなどの条件付き関数に進むのがおすすめです。
実際に手を動かす
関数は見て覚えるよりも、実際にExcelを開いて入力してみるほうが早く身につきます。
練習用のデータを作って、いろいろな関数を試してみてください。
最初は正しく動かなくても気にしなくて大丈夫です。
エラーが出ても壊れることはないので、何度でもやり直せますよ。
どんな関数があるか、ざっくり把握しておく
関数名やスペルを暗記する必要はありません。
でも「こういうことができる関数がある」ということを知っておくだけで、作業中に「あの関数が使えそう」と気づけるようになります。
以下の一覧ページに目を通しておくと、いざというときに役立ちます。
まとめ
Excel関数とは、あらかじめ用意されている計算式のことです。
SUMやIFなど約500種類の関数があり、=関数名(引数) の形で入力します。
この記事で紹介した内容をおさらいしておきましょう。
- 関数は「=関数名(引数)」の形で入力する
- 引数は関数に「何を計算するか」を教える情報
- 入力方法は「直接入力」と「関数の挿入ダイアログ」の2つ
- まずはSUM・AVERAGE・COUNT・IF・VLOOKUPの5つから始める
- 全部覚える必要はなく、使いながら少しずつ慣れていけばOK
関数は最初こそ難しく感じますが、焦らず1つずつ使っていけば自然と身につきます。
まずはSUM関数で合計を出すところから、ぜひ試してみてください。
