「会社のPCにOneNoteは入っているけど、私用のスマホではGoogle Keepの方が便利そう」——事務職の方なら一度はそんな迷いを経験しているのではないでしょうか。
メモアプリは毎日触れるツールなので、最初に選ぶアプリ次第で1日の業務効率がずいぶん変わるんですよね。この記事では、Google Keep と Microsoft OneNote のどちらが自分の仕事に向くかを、事務職の業務シーンに落とし込んで判定できるようにまとめました。
読み終わるころには「自分はこっち」と10秒で決められる状態になっているはずですよ。
Google KeepとOneNoteの違い【30秒で判定できる早見表】
まず結論から先に、4つの観点で比較した早見表を見てください。「ざっくりどっちが何に強いか」がこれだけでつかめますよ。
| 比較項目 | Google Keep | OneNote |
|---|---|---|
| 料金 | 無料 | 無料版あり / Microsoft 365に含まれる |
| ノート構造 | フラット（メモ単位、ラベル整理） | 階層（ノートブック>セクション>ページ） |
| メモの長さ | 短文向き（実用上は約2万字まで） | 長文OK（議事録・ナレッジに最適） |
| 添付ファイル | 画像・音声のみ | 画像・PDF・Excel・Wordなど可 |
| 手書き対応 | スマホアプリのみ | PC・タブレット両方で本格対応 |
| 同期速度 | 速い（数秒） | やや遅い（数十秒〜数分） |
| 共同編集 | メモ単位 | ノートブック単位 |
| 連携先 | Google Workspace全般 | Microsoft 365全般（Teams/Outlook含む） |
ここから先は、それぞれの特徴と業務シーン別の向き不向きを、もう少し具体的に見ていきます。
Google Keepの特徴｜こんな事務職に向いている
Google Keep は Google が提供する無料のメモアプリです。Googleアカウントさえあれば誰でもすぐ使えて、Web版（keep.google.com）・Android・iOS で動きます。
「思いついた瞬間にメモして、すぐ見返せる」という軽さが最大の強みなんですよね。
Google Keepのメリット
- 起動が速くて軽い: ブラウザでブックマークから keep.google.com を開くだけ。アプリのインストールも不要です
- スマホ↔PC同期がほぼリアルタイム: 電車内でスマホからメモを追加すると、オフィス着席時にはPCにも反映済みです
- チェックリストへの変換が1クリック: テキストメモを「＋」アイコンからチェックリストに切り替えできます
- ラベル＋色分けで整理が直感的: 案件名や業務種別でラベルを作って、色を変えるだけで一覧性が上がります
- Google Workspace との連携が自然: Gmail やカレンダー、ドキュメント、スプレッドシートのサイドパネルから直接呼び出せます
- 完全無料: GWS の有料プランを契約していても追加課金なしで使えます
Keepの基本操作と活用術は、別記事の Google Keepの使い方完全ガイド｜事務職が仕事で使える7つの活用術 で詳しく解説しています。Keepを選んだ方はあわせてチェックしてみてください。
Google Keepの弱点
- 長文・大量情報には不向き: 1メモあたり実用上は2万字程度が上限。30分以上の会議の議事録には厳しいです
- 添付ファイルは画像と音声のみ: ExcelやPDFの添付ができないので、ファイル付きのナレッジ管理には使えません
- 構造化された整理ができない: ノートブックやフォルダの階層はなく、ラベルでの平面整理だけです
- オフライン編集はほぼ不可: 電波がない場所では基本使えません
「短くて即座に書いて消す」用途には強いけれど、「ためこんで整理する」用途には向かないのが Keep の特徴ですね。
OneNoteの特徴｜こんな事務職に向いている
OneNote は Microsoft が提供するノートアプリです。Microsoft 365 に標準で入っており、無料版も配布されています。会社の標準環境が Microsoft 365 なら、追加導入なしで使い始められるのが強みなんですよね。
「あらゆる情報をひとつのノートブックに集約して整理する」という思想が根本にあります。
OneNoteのメリット
- 3階層で情報を整理できる: ノートブック>セクション>ページの階層で、紙のバインダーに近い感覚で切り分けられます
- 長文・大容量に強い: 1ページに大量のテキスト・画像・添付を詰め込んでも動作します
- ファイル添付・印刷イメージ埋め込みが可能: Excel・PDF・Wordをページ内に貼り付けて見せられます
- 手書きメモが本格的: タッチペン対応のPCやタブレットでフリーフォーム描画ができ、図形認識・数式認識まで対応します
- 画像内のテキストも検索対象: 撮影したホワイトボード画像の中の文字までヒットします
- オフライン完全対応: デスクトップアプリは電波がなくても編集でき、後で自動同期されます
- Microsoft 365 連携が充実: Outlookからのメール送付、Teamsへのタブ埋め込み、Excelとの貼り付けなど業務での使い回しが効きます
OneNoteの弱点
- 起動・ページ作成がやや重い: Keepのような「思いついて30秒で書く」用途にはオーバースペックです
- 同期速度がKeepほど速くない: 複数端末で編集すると同期エラーが発生することがあります
- 「個人用」と「組織アカウント」の使い分けに注意: 業務利用なら必ず組織アカウントの OneNote を使ってください
- アプリの系統が分かりづらい: 「OneNote for Windows 10」と Microsoft 365 版の OneNote が混在していた時期があり、戸惑うことがあります（現在は Microsoft 365 版に統合される方向）
「腰を据えて情報を蓄積する」用途には強いけれど、「軽くサッと書く」用途には少しもたつくのが OneNote の特徴です。
業務シーン別 ベスト選択表｜事務職の6シーンで比較
ここからは事務職の実務シーンに落として、6つの場面でどちらが向くかを判定します。○△×で見てくださいね。
| 業務シーン | Google Keep | OneNote | おすすめ理由 |
|---|---|---|---|
| 朝の当日TODOチェックリスト | ◎ | △ | Keepはチェックリスト化が一瞬。日々の習慣にしやすい |
| 短い電話メモ（30秒で書いて保存） | ◎ | △ | 起動・同期速度ともにKeepが圧勝 |
| 議事録（30分〜1時間の会議） | △ | ◎ | OneNoteの階層と長文対応が有利 |
| 経費精算のレシートメモ（写真付き） | ◎ | ○ | スマホで写真→即PCで参照する流れがKeepはスムーズ |
| 案件引き継ぎナレッジ（添付ファイルあり） | × | ◎ | ファイル添付不可のKeepでは厳しい |
| プロジェクト全体の情報集約 | × | ◎ | ノートブック階層で大規模整理が可能 |
ざっくりまとめると、「軽いメモはKeep、ためこむナレッジはOneNote」 という棲み分けが事務職の現実的な使い分けですね。
失敗しない選び方フローチャート｜3つの質問で決まる
「どっちを使うか」を3つの質問で決めるフローチャートを用意しました。順番に答えてみてください。
質問1: 職場の標準ツールはどちら？
- Microsoft 365が中心 → OneNote候補 に進む
- Google Workspaceが中心 → Google Keep候補 に進む
- 両方使う環境 → 質問2へ
質問2: 主に書きたいのはどんなメモ？
- 短い気づき・チェックリスト・電話メモ中心 → Google Keep
- 議事録・添付資料込みの長い記録中心 → OneNote
質問3: スマホで書いてすぐPCで見ることが多い？
- とても多い（外出が多い職種） → Google Keep（同期速度が速い）
- それほど多くない（席メイン） → どちらでも可
この3問だけで、自分に合うアプリが決まりますよ。「迷ったらKeep、情報を貯め込みたいならOneNote」という大原則も覚えておいてください。
両方併用するという選択肢｜実は事務職の現実解
実は、事務職の現場では 「両方を併用する」 のがベストアンサーになるケースがけっこうあります。1つに絞らず役割で使い分けると、それぞれの強みだけを取り出せるんですよね。
おすすめの併用パターンはこんな感じです。
- Google Keep: 当日のTODOリスト、電話メモ、思いつきメモ、買い物リストなど「短くて軽いもの」専用
- OneNote: 議事録、案件ナレッジ、引き継ぎ資料、プロジェクト管理ノートなど「長くて整理が必要なもの」専用
Keepに書いた重要メモのうち「これは保存版」となったものを、OneNoteの該当ページに転記する流れにします。こうすると「メモが散らばらない」「すぐ書ける」が両立しますよ。
費用面も、Google Keepは完全無料、OneNoteはMicrosoft 365や無料版でカバーできるので、追加コストなしで両方使える点も併用しやすいポイントです。
移行・乗り換え時の注意点
「今は片方を使っているけど、もう片方に移行したい」という方向けの注意点をまとめます。
- Google Keep → OneNote: Keep単体のエクスポートは Google Takeout から .html 形式で取り出せます。ただしOneNoteへの自動インポートツールは存在しないので、重要メモのみ手動でコピペが現実解です
- OneNote → Google Keep: ページごとの一括移行は非推奨。Keepの容量・添付制約に引っかかります。「短くまとめ直して残したいメモだけ」転記する形が安全です
- 共有設定の引き継ぎ: Keepの共同編集者とOneNoteのリンク共有は仕組みが違います。乗り換え後は権限を必ず再設定してください
- ラベル・タグの構造: KeepのラベルとOneNoteのセクション/ページ構造は1対1で対応しないので、移行のタイミングで整理し直すのがおすすめです
「全部移行する」より「両方併用しながら少しずつ移し替える」のがストレスが少ないですよ。
まとめ｜あなたに合うメモアプリはこれ
Google KeepとOneNoteの違いを、事務職の業務シーンに落として比較してきました。最後にもう一度ポイントを整理します。
- Google Keep は「軽くて速い、短いメモ」に強い。起動・同期が速く、Google Workspaceと相性抜群
- OneNote は「長くて整理が必要な情報」に強い。ノートブック階層・添付ファイル・手書き対応で Microsoft 365と一体化
- 6つの業務シーン別では「TODO・電話メモ・経費レシート」はKeep、「議事録・引き継ぎ・案件集約」はOneNote
- 3つの質問（職場の標準・メモの種類・モバイル度）で自分の選択肢が決まる
- 迷うなら 両方併用 が事務職の現実解。短いメモはKeep、長いナレッジはOneNoteと役割分担
まずは今日の業務で、自分の典型的なメモシーンを思い出してみてください。短い箇条書きが多いなら Google Keep、添付資料込みの長文が多いなら OneNote から試すと失敗しませんよ。
Google Keepの活用術をもっと知りたい方は Google Keepの使い方完全ガイド｜事務職が仕事で使える7つの活用術 を、Microsoft 365とGoogle Workspaceの使い分けが気になる方は ExcelとGoogleスプレッドシートの違い｜どっちを選ぶべきか徹底比較 もあわせてどうぞ。
