事務職であれば一度はExcel(エクセル)を使った事があるのではないでしょうか？
大半の事務職ではExcelを使う機会が多いですが、初めて使ってみた時は右も左も分からずに混乱しがちです。
Excelを使いこなす為の第一歩として「関数」の知識は必須になります。
この記事ではExcelの関数とはそもそも何か、セルに関数を入力するにはどうすれば良いかを解説しています。
- 最近Excelの勉強を始めた人
- 関数の入力方法が分からない人
- 関数の入力方法は一つしかないと思っている人
Excel関数とは？
そもそもExcel関数って何？という所から説明したいと思います。
完結に言えば、「予め決められている通りに計算をしてくれる機能の総称」です。
Excel関数とは、ある計算をする為にExcelで予め用意されている数式の事を言います。
何を出力したいかで計算式も変わる為、目的に合わせて関数を使い分ける必要があります。
例えば、指定した範囲のセルの数値を合計する際に使用する関数は「SUM」ですが、
指定した範囲のセルで空白のセルを数えるには「COUNTBLANK」を使用します。
様々な目的別に関数があり、その種類は500近くあります。
関数を覚える必要はない
関数が既にたくさんあるお話をしましたが実は今も徐々に増えている為、頑張って全て覚える必要はありません。
その代わりにどんな事が出来る関数があるかを確認しておくだけで大丈夫です。
こんな機能あったよなーくらいの感覚を身につけておく事で、作業中に「ここで使えそうな関数あったような？」という閃きに繋げる事が出来ます。
使い方や関数名についてはExcel内の機能で探す事も出来ますし、ネットでやりたい事を検索すると大体の答えは見つける事が出来ます。
よく使うものは自然と覚えますから、無理して覚える必要はありません。
覚えるまで何回も調べましょう。
「いや、テストで関数名を答えないとダメなんです！！」という方はがんばりましょうね！
関数の基本
どの関数も基本的な形式は全て同じです。
= 関数名 ( 引数1,引数2,引数3,・・・)
関数名
関数名には使いたい関数の名前を入力します。
基本的に「SUM」や「COUNTIF」など予め用意されているものしか使用出来ません。
どのような関数があるか下記の記事でまとめていますので一度確認しておきましょう。
引数（ひきすう）
関数名だけでは、計算式だけがある状態で何と何を計算するかが分かりません。
そのため引数を使って何を計算するのか教えてあげる必要があります。
例えば指定した範囲内の数値を合計する関数の場合、範囲を指定しないと計算が出来ませんよね。
引数の数や順番、何を入力するかは関数によってそれぞれ指定されていますが、入力する際にはExcelが教えてくれますので覚える必要はありません。
関数を入力する方法
関数はセルに入力しますが、入力の方法は2つあります。
関数の挿入機能を使う
1つ目は関数の挿入を使用する方法です。
関数の挿入は、関数を入力したいセルを選択した後「数式」のタブから「関数の挿入」をクリックするか、数式バーの左にある「fx」ボタンをクリックする事で利用する事が出来ます。
使いたい関数を選んだ後、OKボタンを押すと引数を入力する画面に切り替わりますので、説明を見ながら引数を入力しましょう。
引数を入力してOKボタンを押せば、選択したセルに関数が入力されます。
選択画面で関数を検索する事も出来ますので、関数名が分からない場合は検索してみましょう。
ただし、あまり具体的にやりたい事を入力しても関数は見つかりませんのでヒットしそうな単語を入力してみてください。
すぐに見つからないようでしたら、Google等で検索した方が早かったりします。
セルや数式バーに直接入力する
2つ目はセルに直接入力する方法です。
先ほどご紹介した関数を入力する方法では少し入力に手間がかかりますよね？
セルや数式バーに直接関数を入力する事で作業を効率的に出来ます。
「セルに直接関数を入力する」というのは難しそうに聞こえますが、しっかりExcelが入力をサポートしてくれますので問題ありません。
直接入力するには半角の「=（イコール）」を入力した後、関数名と引数を入力するだけです。
関数名は半角の「=」を入力した後、1文字を入力する度に一致する関数名の候補を表示してくれる為、関数名の最初の数文字だけ覚えていれば候補から関数を選んで入力する事が出来ます。
まとめ
関数はExcelを使うなら必ず使用する機会があります。
最初は難しく感じますが、焦らずゆっくり慣れていきましょう。
関数を全て覚える必要はありませんが、どんな事が出来る関数があるのか確認しておく事は重要です。
ざっくりで構いませんので時間がある時に見てみてください。
関数一覧
ましゅかぶろぐではExcel関数の一覧を3パターンご用意しています。
用途に合わせてお使いください。
各一覧の文字色が青くなっている関数はクリックすると解説ページを開くことができます。
エラー値についてのまとめ記事
関数でエラーが発生した際に表示される、エラーの種類を以下の記事でまとめています。
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